Εξαιτίας της πανδημίας,  μέσα σε ένα εξαιρετικά σύντομο χρονικό διάστημα, κοινωνία και επιχειρήσεις αναγκάστηκαν να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα. Ειδικότερα για τις επιχειρήσεις, η προσαρμογή αφορά στα πάντα: από το επιχειρηματικό μοντέλο και τον τρόπο λειτουργίας, ως και τα εργαλεία, όπως τα συστήματα ERP.

 

Οι ειδικοί του επιχειρηματικού λογισμικού σε Ελλάδα και εξωτερικό αναμένουν πως ακόμη και όταν η πανδημία θα αποτελέσει παρελθόν, οι επιχειρήσεις δεν θα επιστρέψουν στην προηγούμενη κατάσταση, αλλά θα συνεχίσουν έχοντας ενσωματώσει σημαντικά νέα στοιχεία.

 

Για παράδειγμα, θεωρούν ότι σε μεγάλο βαθμό η τηλεργασία θα διατηρηθεί σε υψηλά επίπεδα, έστω για μερικές ημέρες την εβδομάδα ή τον μήνα. Αυτό σημαίνει πως πλέον η μεταφορά ενός ERP συστήματος στο Cloud θεωρείται επιβεβλημένη.

 

Ακόμη και επιχειρήσεις που διστάζουν να παραχωρήσουν μέσω λογισμικού απομακρυσμένη πρόσβαση σε ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα, πλέον εξετάζουν ασφαλείς τρόπους για να προσφέρουν τα προϊόντα τους στο Cloud, και σχεδιάζουν την επόμενη γενιά με τη λογική «cloud first». «Στο επιχειρηματικό λογισμικό η νέα κανονικότητα είναι το Cloud, ενώ οι νέες συνθήκες επιτάσσουν την αξιοποίησή του από όλες τις συσκευές, υπολογιστές, κινητά και tablet», αναφέρει χαρακτηριστικά ο Μιχάλης Λυμπεριάδης, Group Integrator Director της Epsilon Net.

 

Οι νέες συνθήκες επιτάσσουν την αξιοποίηση του επιχειρηματικού λογισμικού από όλες τις συσκευές, υπολογιστές, κινητά και tablet. Το cloud δεν αφορά μόνο στις περιπτώσεις όπου η πρόσβαση γίνεται από μια απομακρυσμένη θέση εργασίας, αλλά δημιουργεί δυνατότητες για περαιτέρω αξιοποίηση του ERP, μέσω ειδικών εφαρμογών για κινητά. Οι επιχειρήσεις πλέον μπορούν να μοιράζονται δεδομένα μέσω λύσεων mobile ERP στους εργαζομένους τους, όπου κι αν βρίσκονται.

 

ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΩΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑ

Όπως εξηγούν παράγοντες της αγοράς, όλα αυτά δημιουργούν δύο βασικές προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν όλες οι επιχειρήσεις που σχεδιάζουν την μετάβασή τους στο Cloud. Η πρώτη είναι ότι το κόστος, τόσο σε επίπεδο κεφαλαίων όσο και σε ανθρωποώρες, δεν είναι καθόλου αμελητέο. Η δεύτερη είναι η αντιμετώπιση των αδυναμιών ασφαλείας που δημιουργούνται, αφενός με τη θωράκιση των υπολογιστών και των υπόλοιπων συσκευών που συνδέονται στο ERP και αφετέρου με την εκπαίδευση των χρηστών.

 

Λύσεις και για τα δύο παραπάνω προβλήματα προσφέρουν σχεδόν όλες οι εταιρείες ERP, διαθέτοντας το λογισμικό τους ως υπηρεσία (Software As A Service-SaaS). «Πλέον ακόμη και οι πιο σκεπτικοί έχουν πειστεί για τη χρησιμότητα του Software as a Service, το οποίο είναι πιο οικονομικό σε όλα τα επίπεδα και δίνει τη δυνατότητα σε πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν συστήματα ERP», σημειώνει ο κ. Λυμπεριάδης.

 

Με αυτή την πρακτική οι επιχειρήσεις-πελάτες δεν απαιτείται να εγκαταστήσουν κάποιο λογισμικό σε δικό τους server, αλλά αγοράζουν συνδρομές-άδειες χρήσης με ανανέωση. Έτσι, από τη μια εταιρείες που προμηθεύουν ERP συστήματα κερδίζουν μακροχρόνιους πελάτες και επαναλαμβανόμενη πηγή εσόδων, ενώ οι επιχειρήσεις-χρήστες μειώνουν τα κόστη τους, έχοντας παράλληλα κάποια σχετική ευελιξία.

 

ΟΙ ΝΕΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ

Η μεταφορά των ERP συστημάτων στο Cloud ανοίγει και νέες προοπτικές παραμετροποίησης, ανάλογα με τις ανάγκες και το μέγεθος κάθε επιχείρησης. Πλέον οι μεγαλύτερες εταιρείες πώλησης ERP συστημάτων διαθέτουν ηλεκτρονικά καταστήματα εφαρμογών (app stores), όχι πολύ διαφορετικά απ’ αυτά που χρησιμοποιούμε στα κινητά μας τηλέφωνα. Από τα app stores ο πελάτης του ERP, μπορεί να «κατεβάσει» εύκολα και γρήγορα συγκεκριμένες εφαρμογές, που ενσωματώνονται χωρίς προβλήματα και χωρίς να χρειάζονται ειδικές γνώσεις.

 

«Οι επιχειρήσεις φεύγουν από το παραδοσιακό μοντέλο των υποσυστημάτων διαφορετικών κατασκευαστών και προτιμούν τα ολοκληρωμένα ενιαία περιβάλλοντα λειτουργίας χωρίς διασυνδέσεις», αναφέρει χαρακτηριστικά ο Νίκος Σαχίνης Γενικός Διευθυντής Niche Markets Division της Entersoft.

 

Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τα όρια μεταξύ των διαφόρων επιχειρηματικών λογισμικών να γίνονται ολοένα και πιο δυσδιάκριτα. Πολλές εφαρμογές ERP διαθέτουν πλέον εφαρμογές που παλαιότερα εντόπιζε κανείς σε CRM συστήματα, π.χ. για προώθηση και μάρκετινγκ. Αντίστοιχα πολλά CRM ρίχνουν παραδοσιακά «κάστρα» των ERP, όπως η τιμολόγηση.

 

«Τα σύγχρονα ERP είναι πλέον all in one. Δεν διαθέτουν μόνο τις λογιστικές εφαρμογές ή μια απλή διαχείριση. Πρέπει να διαθέτουν όλες τις σύγχρονες δυνατότητες, από τη διαχείριση πελατών έως το service και την εφοδιαστική αλυσίδα», τονίζει από τη μεριά του ο κ. Λυμπεριάδης.

 

Η ΕΠΟΧΗ ΤΗΣ ΑΙ

Σε επίπεδο υπηρεσιών, οι ειδικοί της αγοράς εκτιμούν πως πλέον μπαίνουμε στην εποχή της Τεχνητής Νοημοσύνης (ΑΙ). Πρακτικές μηχανικής μάθησης (Machine Learning) αξιοποιούνται συνεχώς στο επιχειρηματικό λογισμικό και ειδικά σε εφαρμογές που έχουν να κάνουν με την προστασία στις απάτες, στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες.

 

Πρακτικές ΑΙ αξιοποιούνται και για την βελτιστοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών, ειδικά στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Αξιοποιώντας την Τεχνητή Νοημοσύνη οι επιχειρήσεις μπορούν να μελετήσουν διάφορα σενάρια μέσω προσομοιώσεων, ειδικά για πιθανές σημαντικές μεταβολές τόσο επίπεδο προμηθειών, όσο και ζήτησης. «H σημασία του Business Intelligence και της Τεχνητής Νοημοσύνης αυξάνεται συνεχώς. Μια επιχείρηση που δεν έχει πρόσβαση στα στοιχεία της μέσω ενός BI εργαλείου δεν μπορεί να τα διαχειρίζεται επαρκώς, είναι ουσιαστικά “τυφλή”», τονίζει ακόμη ο κ. Λυμπεριάδης.

 

Τέλος, ειδική αναφορά πρέπει να γίνει στις αυτοματοποιημένες διαδικασίες (Robotic Process Automation -RPA) που εντοπίζονται ολοένα και πιο συχνά στα σύγχρονα συστήματα ERP. Πρόκειται ουσιαστικά για «ψηφιακά ρομπότ» που εκτελούν αυτόματες εργασίες που κανονικά θα έκανε σε τακτά χρονικά διαστήματα ένας άνθρωπος-χρήστης του συστήματος, όπως για παράδειγμα η δημιουργία εβδομαδιαίων εκθέσεων για τις προμήθειες ή τις πωλήσεις.

 

Πλέον, αυτά τα τα «ψηφιακά ρομπότ» μπορούν να δημιουργηθούν χωρίς να απαιτείται η γνώση προγραμματισμού και η δημιουργία κώδικα. Όλα γίνονται μέσω ενός φιλικού για τον μέσο χρήστη περιβάλλοντος εργασίας των συγκεκριμένων εφαρμογών.

 

«Η αξιοποίηση AI και μηχανικής μάθησης Machine learning, τα adaptive επιχειρηματικά μοντέλα αλλά και η ενσωμάτωση τεχνολογιών όπως το Internet of Things στο ERP καθώς και η επικοινωνία των διαφόρων τμημάτων της επιχείρησης μέσω ενός συστήματος», αποτελούν πλέον βασικά χαρακτηριστικά για τα σύγχρονα συστήματα», υπογραμμίζει ο κ. Σαχίνης.

 

 

ΔΗΜΟΣ ΑΘΗΝΑΙΩΝ: ΕΤΟΙΜΑΖΕΙ ΤΟ ΠΡΩΤΟ ERP ΤΩΝ ΟΤΑ

Πλέον συστήματα ERP δεν αξιοποιούν μόνο οι επιχειρήσεις. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι το σύστημα που προετοιμάζει το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης για το σύνολο του ελληνικού δημοσίου, ενώ ο Δήμος Αθηναίων γίνεται ο πρώτος ΟΤΑ που θα αποκτήσει ολοκληρωμένο ERP.

 

«Στόχος μας είναι να δημιουργήσουμε ένα ισχυρό και σύγχρονο περιβάλλον επεξεργασίας πληροφοριών με έμφαση στα θέματα διαχείρισης ανθρωπίνου δυναμικού, προμηθειών και οικονομικής διαχείρισης εξασφαλίζοντας μεταξύ άλλων την ασφάλεια και τους αποτελεσματικούς ελεγκτικούς μηχανισμούς», εξηγεί στο Finance Pro ο Δημήτρης Σταμάτης, διευθύνων σύμβουλος της δημοτικής εταιρείες μηχανογράφησης και επιχειρησιακών μονάδων του Δήμου Αθηναίων (ΔΑΕΜ ΑΕ).

 

Με την υιοθέτηση του συστήματος ERP ο Δήμος Αθηναίων θα προχωρήσει στην ενοποίηση όλων των δραστηριοτήτων και των διαδικασιών του σε ένα κεντρικό σύστημα ελέγχου παρακολούθησης και συντονισμού στις κεντρικές και στις απομακρυσμένες εγκαταστάσεις του και θα παρέχει μία συνολική εικόνα για τη λειτουργία των υπηρεσιών του. «Με αυτόν τον τρόπο θα μετατραπεί σε ένα σύγχρονο οργανισμό Τοπικής Αυτοδιοίκησης διασφαλίζοντας τα δυνητικά οφέλη από τη χρήση του συστήματος τόσο για τον ίδιο το φορέα όσο και για τον πολίτη», δηλώνει ο κ. Σταμάτης υπογραμμίζοντας ότι όλα αυτά θα οδηγήσουν στην αύξηση της ανταπόκρισης στις ανάγκες του πολίτη-δημότη «προσφέροντας απλές και φιλικές υπηρεσίες σε όλους τους τομείς και κυρίως σε εκείνους έχουν άμεση σχέση με την καθημερινότητά του και τις συναλλαγές του».

 

Στα πλεονεκτήματα του ERP για τον Δήμο Αθηναίων ο επικεφαλής της ΔΑΕΜ αναφέρει την μείωση που θα φέρει στο λειτουργικό κόστος των υπηρεσιών, μέσω της αύξησης της αποδοτικότητας του χρόνου και της διαθεσιμότητας της πληροφορίας. Αναμένεται σημαντική μείωση των εγγράφων εσωτερικής διαχείρισης που στη συνέχεια θα φέρει ταχύτερη απόκριση αιτημάτων προς τους πολίτες-δημότες και στην εξυπηρέτησή τους.

 

Η εφαρμογή ενός νέου συστήματος σε έναν μεγάλο και πολυσχιδή οργανισμό, όπως ένας δήμος, εμφανίζει ξεχωριστές προκλήσεις. Σε αυτές ο κ. Σταμάτης ξεχωρίζει το στοίχημα της αποδοχής και υποστήριξης του συστήματος από τα ανώτατα στελέχη και το προσωπικό που θα είναι και οι χρήστες του ERP. Μια ακόμη πρόκληση είναι η έγκαιρη απόσβεση της επένδυσης σε εύλογο χρονικό διάστημα αλλά και η απόδειξη στην πράξη της χρησιμότητας του ERP.

 

Το ERP βρίσκεται σε διαδικασία υλοποίησης. Σύμφωνα με τον κ. Σταμάτη, έχει ολοκληρωθεί η Φάση Α’ που αφορά στη Μελέτη Εφαρμογής, και αυτή τη στιγμή το έργο βρίσκεται λίγο πριν την ολοκλήρωση της Φάσης Β’ (Λειτουργικός και Εννοιολογικός Σχεδιασμός του Έργου και παράλληλα έχει ξεκινήσει η Φάση Γ’ που αφορά στην πορεία υλοποίησης του έργου και της προόδου ανάπτυξης της λύσης.

Δημήτρης Σταμάτης, Διευθύνων Σύμβουλος, ΔΑΕΜ Α.Ε. Ανώνυμη Αναπτυξιακή Εταιρεία Μηχανογράφησης και Επιχειρησιακών Μονάδων ΟΤΑ του Δήμου Αθηναίων