Αναμφίβολα, η χρηματοοικονομική διαχείριση αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο για τις βασικές οικονομικές αποφάσεις μιας επιχείρησης και είναι κρίσιμη για την επιτυχία της. Η επιλογή ενός εξωτερικού συνεργάτη προσφέρει πληθώρα οφελών και διευκολύνσεων στη γενικότερη λειτουργία της, καθώς και προσαρμοστικότητα στις ολοένα μεταβαλλόμενες απαιτήσεις της σύγχρονης οικονομίας.
Μετά την πανδημία, η εργασιακή καθημερινότητα οδηγήθηκε σε μία νέα πραγματικότητα, με τις εταιρείες να είναι πλέον περισσότερο ενήμερες για τα διαφορετικά εργασιακά μοντέλα, όπως η ευελιξία στην απομακρυσμένη εργασία.
Επιπλέον, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις εμπιστεύονται σε εξωτερικούς συνεργάτες την εκτέλεση κρίσιμων οργανωτικών λειτουργιών, ζωτικών για την υγεία του πυρήνα τους. Σύμφωνα με έρευνα της Clutch του περασμένου έτους, μέχρι το τέλος του 2023, ποσοστό 83% των μικρών επιχειρήσεων θα έχει οδηγηθεί σε outsourced συνεργασίες για διάφορες υπηρεσίες. Πιο συγκεκριμένα, τα στατιστικά δείχνουν ότι το outsourced accounting (εξωτερικές λογιστικές υπηρεσίες) καταλαμβάνει πλέον τη δεύτερη θέση στη λίστα με τις υπηρεσίες, για τις οποίες οι επιχειρήσεις επιλέγουν εξωτερικούς συνεργάτες.
«Η ανάθεση εσωτερικών λειτουργιών, όπως το λογιστήριο, η φορολογική διεύθυνση αλλά και οι υπηρεσίες reporting, ενός οργανισμού σε εξειδικευμένους συμβούλους είναι στρατηγική απόφαση», λέει ο κ. Χρήστος Καρβούνης, Principal, Business Process Outsourcing της Grant Thornton, τονίζοντας πως «οι εξωτερικοί συνεργάτες έχουν αναπτύξει γνώσεις και δεξιότητες υψηλού επιπέδου, που συνήθως ένας οργανισμός δυσκολεύεται να αναπτύξει εσωτερικά, αλλά τις χρειάζεται προκειμένου να αντιλαμβάνεται τις δυναμικές της αγοράς, να προσαρμόζεται άμεσα στις νέες τάσεις και να είναι ενήμερος διαρκώς για τις αλλαγές που λαμβάνουν χώρα σε κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο. Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα στον οργανισμό να αναπτύξει και να αξιοποιήσει πιο αποδοτικά τα δικά του στελέχη, εκμεταλλευόμενος τη χρήση του προσωπικού του συμβούλου.
Εξίσου σημαντική είναι και η εύκολη πρόσβαση σε κατάλληλο εργατικό δυναμικό, σε μια εποχή που η διαρκής προσπάθεια για πλήρωση θέσεων εργασίας είναι ιδιαίτερα χρονοβόρα και αντιπαραγωγική».
Τα πολλαπλά οφέλη για τις επιχειρήσεις, οι οποίες επιλέγουν εταιρεία για outsourced accounting & supervision αναγνωρίζει και ο κ. Γιώργος Αντύπας, Πρόεδρος και CEO της Revival. «Σε πρώτο επίπεδο κερδίζει την πολυτέλεια της γνώσης και της εμπειρίας που φέρουν τα στελέχη του outsourcer, που έχουν αντιμετωπίσει κάθε λογής πρόκληση, από διαφορετικά industries, και η γνώση τους είναι πραγματικά ευρεία πάνω στο αντικείμενο.
Το δεύτερο μεγάλο πλεονέκτημα είναι η οικονομική πρόσβαση σε λογιστικά software και εργαλεία, συμπεριλαμβανομένου του ετήσιου κόστους συντήρησης αυτών (άδειες χρήσης, αναβαθμίσεις). Ταυτόχρονα, ο outsourcer προσδίδει “επιχειρησιακή συνέχεια”, καθώς, συνήθως, διαθέτει ομάδα στελεχών που αλληλοσυμπληρώνονται σε επίπεδο ημερομισθίων, εορτών και -κυρίως- διαχείρισης κρίσεων. Έτσι, ο επιχειρηματίας κερδίζει χρήματα, χρόνο, αυτοπεποίθηση και ασφάλεια, εξελίσσοντας και υποστηρίζοντας παράλληλα τα στελέχη του».
Σύμφωνα με έρευνα που διεξήγαγε η Accenture, περίπου το 62% των CFOs αναγνωρίζει την ανάγκη εκσυγχρονισμού των εσωτερικών λογιστικών τμημάτων. Όπως αναφέρεται, ένα 85% του χρόνου εργασίας των υπαλλήλων αφιερώνεται αποκλειστικά στη διαχείριση δεδομένων, με αποτέλεσμα να παραγκωνίζονται η ανάλυση των δεδομένων και η αξιολόγησή τους.
Συνεπώς, η σωστή επιλογή ενός outsourced συνεργάτη εξασφαλίζει τη μείωση του φόρτου εργασίας και την αξιοποίηση του εργατικού δυναμικού σε άλλες κατευθύνσεις προς την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης.
Για τον κ. Θέμη Πολύζο, Partner & Head of Outsourcing της Mazars, η ικανότητα μιας επιχείρησης να επικεντρωθεί στον πυρήνα του επιχειρηματικού της μοντέλου αποτελεί στρατηγικό πλεονέκτημα, σε έναν κόσμο όπου ο χρόνος και οι πόροι αποτελούν πολύτιμη περιουσία.
«Οι εξωτερικοί συνεργάτες διακρίνονται για την εξειδίκευσή τους και την εκτεταμένη εμπειρία τους, προσφέροντας υψηλό επίπεδο ποιότητας υπηρεσιών. Η επιχείρηση μπορεί να επωφεληθεί από την τεχνογνωσία των συνεργατών, ενισχύοντας την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα των λογιστικών διαδικασιών. Επιπρόσθετα, η ανάθεση των σχετικών διαδικασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες, συντελεί στη μείωση των εσωτερικών λογιστικών δαπανών (άμεσων και έμμεσων) και ενισχύει τη διαφάνεια, την αντικειμενικότητα και τη συνεπή αξιολόγηση των οικονομικών δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης».
Ο κ. Κωνσταντίνος Σταματόπουλος, Partner, Accounting and Payroll Outsourcing Department, Tax της KPMG στην Ελλάδα, θεωρεί ότι η εξωτερική ανάθεση του λογιστηρίου είναι, ταυτόχρονα, και ευκαιρία.
«Απελευθερώνει τον οργανισμό από την ανάγκη κάλυψης του κόστους συνεχούς ενημέρωσης και προσαρμογής σε ένα διαρκώς μεταβαλλόμενο ρυθμιστικό περιβάλλον, ενώ αποδεσμεύει ανθρώπινους πόρους, οι οποίοι μπορούν να επικεντρωθούν σε άλλες εργασίες προστιθέμενης αξίας. Μέσω του outsourcing, o οργανισμός αποκτά πρόσβαση σε εξειδικευμένους επαγγελματίες, η ενασχόληση των οποίων προσαρμόζεται παράλληλα με τη μεταβολή του όγκου και του εύρους των δραστηριοτήτων του. Παράλληλα, απλοποιεί τις διαδικασίες που ακολουθούνται και παρέχει ευελιξία στη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων».
«Η εξωτερική ανάθεση λειτουργιών του λογιστηρίου εξ ολοκλήρου, τμηματικά ή στο επίπεδο της επίβλεψης, είναι μία απόφαση που τα τελευταία χρόνια λαμβάνεται όλο και πιο συχνά από πολλές εταιρείες, ιδιαίτερα στο πλαίσιο μεγάλων μετασχηματισμών και αναδιοργανώσεων», σχολιάζει ο κ. Νίκος Ευαγγελόπουλος, Εταίρος στο Τμήμα Φορολογικών Υπηρεσιών της EY Ελλάδας, σημειώνοντας πως η απόφαση αυτή συχνά πηγάζει από την ανάγκη να «απαλλαγεί» η εταιρεία από την ευθύνη και το κόστος επαναλαμβανόμενων διαδικασιών και να επικεντρωθεί σε δραστηριότητες που μπορούν να προσδώσουν αξία στον οργανισμό.
«Παράλληλα, η ανάθεση των λογιστικών εργασιών σε έναν εξειδικευμένο σύμβουλο, δίνει τη δυνατότητα στον οργανισμό να έχει άμεση πρόσβαση σε αλλαγές στα λογιστικά πρότυπα, καθώς και στο κανονιστικό και φορολογικό πλαίσιο, εξασφαλίζοντας άμεση συμμόρφωση, όταν αυτό απαιτείται», συμπληρώνει.
Σήμερα, εταιρείες όλων των μεγεθών αναζητούν αξιόπιστους και ριζικούς τρόπους να εξασφαλίσουν μία ομαλότερη λειτουργία στο εσωτερικό τους, μειώνοντας τις επιπτώσεις της οικονομικής πίεσης στα σχέδιά τους και εμβαθύνοντας σε στρατηγικές και πόρους σύμφωνα με το εταιρικό τους μοντέλο. Οι υπηρεσίες outsourced accounting & supervision αποτελούν βοηθητικά εργαλεία, ιδιαίτερα σε μια περίοδο που οι νέες τεχνολογίες καταλαμβάνουν όλο και μεγαλύτερο χώρο στον πυρήνα και τα οικονομικά τμήματα των επιχειρήσεων.
Πώς αξιολογείται, σε αυτή την περίπτωση, ο ενδεχόμενος συνεργάτης στον τομέα του outsourcing;
«Ο παράγοντας των νέων τεχνολογιών αναδεικνύεται ως ζωτική παράμετρος», επιβεβαιώνει ο κ. Θέμης Πολύζος.
«Η υιοθέτηση νέων τεχνολογιών, όπως η αυτοματοποίηση και η τεχνητή νοημοσύνη, επιφέρει σημαντικά οφέλη, ανάμεσα στα οποία συμπεριλαμβάνονται η ταχύτερη επεξεργασία δεδομένων και η αντιληπτική ικανότητα που βοηθάει στον εντοπισμό προβλημάτων πριν εκείνα επηρεάσουν ενδεχομένως την επιχείρηση.
Η ενσωμάτωση προηγμένων τεχνολογιών στις διαδικασίες των επιχειρήσεων οχυρώνει την ανταγωνιστική τους θέση και συμβάλλει στην επίτευξη υψηλών επιπέδων απόδοσης. Με την ταχεία εξέλιξη της τεχνολογίας, η αναβάθμιση των λογιστικών διαδικασιών αναδεικνύεται ως αναγκαία προσέγγιση για τη διατήρηση της ανταγωνιστικότητας μιας επιχείρησης. Στη Mazars, επενδύουμε συνεχώς σε νέες τεχνολογίες, και αναπτύσσουμε νέα εργαλεία για τη διαχείριση των εργασιών μας».
Απαραίτητες κρίνονται οι τεχνολογικές υποδομές, που ένας outsourced συνεργάτης μπορεί να προσφέρει, για την ΕΥ, σύμφωνα με τον κ. Νίκο Ευαγγελόπουλο.
«Σε αυτό το πλαίσιο, η χρήση νέων τεχνολογιών, όπως η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (robotic process automation) και η μηχανική μάθηση (machine learning), μπορούν, μεταξύ άλλων, να προσφέρουν μεγαλύτερη ακρίβεια, αξιοπιστία και ταχύτητα στην καταχώριση, για παράδειγμα, των παραστατικών. Ταυτόχρονα, μπορούν να υποστηρίξουν την ταχύτερη ολοκλήρωση των διαδικασιών εξαγωγής αποτελεσμάτων, τόσο σε μηνιαία, όσο και σε ετήσια βάση, ενώ η κάλυψη των φορολογικών υποχρεώσεων και το εσωτερικό reporting της εταιρείας μπορούν να πραγματοποιηθούν με μεγαλύτερη συνέπεια». Υπό το πρίσμα των σύγχρονων τεχνολογικών εξελίξεων, ο κ. Γιώργος Αντύπας προτρέπει τις επιχειρήσεις να επιλέξουν εξωτερικό συνεργάτη που χρησιμοποιεί τεχνολογίες αιχμής: «Κάντε το τώρα.
Οι outsourcers, που χρησιμοποιούν τεχνολογία αιχμής και μετρούν δεκάδες χρόνια λειτουργίας, γνωρίζουν όλα τα συστήματα, έχουν μετασχηματίσει εκατοντάδες επιχειρήσεις και ξέρουν ποιο εργαλείο θα σας λύσει τα χέρια.
Όσοι έχουν εμπιστευτεί, ήδη, έναν τέτοιο συνεργάτη, γνωρίζουν ότι οι νέες τεχνολογίες υπηρετούν τον επιχειρηματία και του προσφέρουν βελτιστοποίηση εσόδων, ξεκούραστα στελέχη και πραγματική επίγνωση του “τί συμβαίνει στην εταιρεία του”.
Mε την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη, ο οργανισμός αποκτά πρόσβαση σε τεχνολογικές λύσεις απαραίτητες όχι μόνο για λόγους συμμόρφωσης, αλλά, κυρίως, για λόγους έγκαιρης και ποιοτικότερης πληροφόρησης.
Ο κ. Κωνσταντίνος Σταματόπουλος, εξηγεί: «Ο συνεργάτης που χρησιμοποιεί ένα σύγχρονο ERP μειώνει σε μεγάλο βαθμό τα σχετικά λειτουργικά κόστη, καθώς και τα κόστη εγκατάστασης και συντήρησης ενός παρόμοιου συστήματος λογισμικού.
Επίσης, παρέχει τη δυνατότητα στον οργανισμό να έχει απομακρυσμένη πρόσβαση στα οικονομικά του δεδομένα και να χρησιμοποιεί εργαλεία που βελτιστοποιούν τη διαχείριση και παρακολούθηση των δραστηριοτήτων του, με σκοπό την ορθολογικότερη οργάνωση, την αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων και τη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας».
Επιπλέον, οι εξειδικευμένες γνώσεις των ομάδων outsourced accounting και supervision εξασφαλίζουν την αξιοποίηση προηγμένων τεχνολογιών, με αποτέλεσμα την απλοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών, τη μείωση του χρόνου ανάλυσης, την ακρίβεια των δεδομένων και την εμφάνιση λιγότερων σφαλμάτων.
Σύμφωνα με μία μελέτη της McKinsey, ο αυτοματισμός μειώνει τα σφάλματα στις οικονομικές εργασίες έως και 66%.
Συμπερασματικά, θα μπορούσαμε να πούμε ότι η ψηφιακή τεχνολογία αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι των υπηρεσιών που παρέχουν οι σύμβουλοι outsourcing, όπως επισημαίνει χαρακτηριστικά ο κ. Χρήστος Καρβούνης.
«Ένας από τους βασικούς στόχους του outsourcing πρέπει να είναι η βελτιστοποίηση των διαδικασιών με χρήση αυτοματισμών, ώστε να ελαχιστοποιηθούν τα σφάλματα και να εξοικονομηθούν ανθρωποώρες που θα αξιοποιηθούν πιο αποτελεσματικά σε ποιοτική ανάλυση δεδομένων.
Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση με χρήση του cloud, αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων διαδικασιών και καταχωρίσεων μέσω Robotic Process Automation (R.P.A.), συμφωνίες λογαριασμών, αλλά και συλλογή δεδομένων για την παραγωγή custom-made reporting με παρουσίαση μέσω Business Intelligence είναι μερικά από τα βασικά εργαλεία στην προσπάθεια του συμβούλου να υποστηρίξει τον οργανισμό κατά την μετάβασή του στην ψηφιακή πραγματικότητα».