Εποπτικός έλεγχος: Ο απρόσμενος σύμμαχος της οικονομικής διεύθυνσης

Στο διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό τοπίο ο εποπτικός έλεγχος, που αξιοποιεί την ψηφιακή τεχνολογία, συνιστά την προϋπόθεση μιας ισχυρής εταιρικής διακυβέρνησης και το κλειδί σημαντικών επενδυτικών και επιχειρηματικών αποφάσεων

Καθώς οι προκλήσεις του σύγχρονου επιχειρηματικού περιβάλλοντος μετασχηματίζουν τον ρόλο του οικονομικού διευθυντή, οι CFOs που ανταποκρίνονται στις πολυδιάστατες απαιτήσεις της εποχής διαθέτουν άριστη γνώση του αντικειμένου τους αλλά και την ικανότητα να εξελίσσονται διαρκώς, θεμελιώνοντας την επιτυχία ενός οργανισμού. Στους κομβικούς παράγοντες εταιρικής ανάπτυξης συγκαταλέγεται και ο εποπτικός έλεγχος, αποτελώντας σύμφωνα με τον Βασίλη Χατζηχριστόφα, Finance Director στη South East & South Central Europe Unilever, έναν καίριο σύμμαχο της Οικονομικής Διεύθυνσης και «οδηγό» ως προς το ποιοι είναι οι βασικοί κίνδυνοι -χρηματοοικονομικοί, επιχειρησιακοί, εσωτερικοί η εξωτερικοί- που επηρεάζουν την επίτευξη των στρατηγικών στόχων της εταιρίας και οι οποίοι πρέπει να λαμβάνονται υπόψιν κατά τη σύνθεση των μεσοπρόθεσμων επιχειρηματικών πλάνων. Άλλωστε, όπως τονίζει ο Abdul Goffar, Head of ACCA Western Europe, ενώ κάθε εισηγμένη εταιρεία είναι πιθανό να έχει μια επιτροπή κινδύνου ώστε να επιβλέπει ορισμένο επίπεδο διαχείρισης αυτού, πολλές επιτροπές ελέγχου αναμένουν από τον Οικονομικό Διευθυντή να ηγηθεί πέρα από τους παραδοσιακούς χρηματοοικονομικούς, λογιστικούς και κανονιστικούς κινδύνους συμμόρφωσης και τη διαχείριση του οργανωτικού και λειτουργικού κινδύνου.

Ο οικονομικός διευθυντής προσπαθεί να εντοπίσει μηχανισμούς μείωσης των εξόδων και αύξησης των εσόδων, εξασφαλίζοντας την ορθή λειτουργία της επιχείρησης μέσα από τους κατάλληλους μηχανισμούς ελέγχου και αναζήτησης ευκαιριών, δηλώνει ο Kωνσταντίνος Μάγκουρας, CFO στη Westnet Distribution S.A (Olympia Group). Ο εποπτικός έλεγχος αποτελεί ένα πολύτιμο εργαλείο για την επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών της επιχείρησης, συνεισφέροντας στον εντοπισμό λαθών, ανεπαρκειών, δυσλειτουργιών, παραλείψεων και άλλων απειλών. Επιπλέον, η συγκεκριμένη διαδικασία συμβάλλει στην πρόληψη και στον εντοπισμό περιπτώσεων κακοδιαχείρισης, διαφθοράς και απάτης ενώ εξασφαλίζει την οικονομική και αποδοτική χρήση των πόρων της εταιρείας. Μέσω του εποπτικού ελέγχου επιβεβαιώνεται ότι όλα τα υποσυστήματα της εταιρείας λειτουργούν σύμφωνα με τους νόμους και τους εσωτερικούς κανονισμούς.

Προκειμένου οι οικονομικοί διευθυντές να προετοιμαστούν αποτελεσματικά για τον εποπτικό έλεγχο, χρειάζεται να μην τον αντιμετωπίζουν εκ των υστέρων αλλά να προγραμματίζουν για το μέλλον. Η καλή προετοιμασία θα ελαχιστοποιήσει τους κινδύνους απώλειας προθεσμιών αναφοράς, που επιβαρύνουν με επιπλέον κόστος και πίεση τη διοίκηση της εταιρείας ενώ θα επιτευχθεί εξοικονόμηση χρόνου όλων των μερών που εμπλέκονται στον έλεγχο. Για τις τελικές προετοιμασίες που αφορούν τον προγραμματισμό και τον καθορισμό των προσδοκιών από τον έλεγχο απαιτείται να διατεθούν πρόσθετοι πόροι. Καθ’ όλη τη διάρκεια του οικονομικού έτους, τα αρχεία πρέπει να τηρούνται ενημερωμένα και απολύτως συμμορφωμένα με τα τρέχοντα λογιστικά πρότυπα και τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις, κάτι που προϋποθέτει την εξοικείωση με τις νέες λογιστικές εξελίξεις που θεσπίστηκαν από τους αρμόδιους ρυθμιστικούς φορείς.

Ο συνδυασμός ποιοτικών και ποσοτικών στοιχείων κατά τη διεξαγωγή του ελέγχου εξασφαλίζει σε μεγάλο βαθμό τη συνέπεια και συμμόρφωση της εταιρείας με τους εσωτερικούς, εγχώριους και διεθνείς κανονισμούς του χώρου δραστηριότητας, αναφέρει χαρακτηριστικά ο Διονύσης Παπαδόπουλος, CFO της Siemens Healthineers Ελλάδος. Στην περίπτωση που μια επιχείρηση έχει ελεγχθεί στο παρελθόν θα πρέπει να ληφθούν υπόψη οι μεταβολές που υφίστανται στην οικονομική της κατάσταση από τον τελευταίο έλεγχο, όπως επενδύσεις σε νέα έργα ή κρατική υποστήριξη και επιχορηγήσεις, που ενδέχεται να επηρεάσουν τη διαδικασία. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθούν τυχόν μη οικονομικές αλλαγές που έχουν συμβεί στην εταιρεία. Η προσεκτική εξέταση των σημειώσεων και των συστάσεων ελέγχου των προηγούμενων ετών διασφαλίζει ότι τα λάθη του παρελθόντος δεν θα επαναληφθούν. Επιπλέον, όπως εύστοχα υπογραμμίζει ο Ιωάννης Φίλος, Καθηγητής Ελεγκτικής- Διεθνών Προτύπων στο Πάντειο Πανεπιστήμιο, για τη διευκόλυνση του ελεγκτή (και ταυτόχρονα για εν πολλοίς εσωτερική πληροφόρηση, πχ της εκτελεστικής διοίκησης, της Επιτροπής Ελέγχου, του ΔΣ) οι Οικονομικές Διευθύνσεις πρέπει να έχουν σε τεκμηριωμένη και αξιόπιστη μορφή πολλά στοιχεία και αρχεία υπολογισμών.

Ο εσωτερικός έλεγχος διασφαλίζει τις συναλλαγές με εξωτερικούς φορείς
Η προετοιμασία της Οικονομικής Διεύθυνσης για έναν εποπτικό έλεγχο δεν αποτελεί μία μεμονωμένη ενέργεια αλλά μια διαρκής διαδικασία, τονίζει από την πλευρά του ο Βασίλης Χατζηχριστόφας, αποκαλύπτοντάς μας πως η προετοιμασία στην οικονομική διεύθυνση της Ελαΐς-Unilever Hellas κινείται σε τρεις βασικούς άξονες: αυτοαξιολόγηση των εσωτερικών διαδικασιών και τεκμηρίωση αυτών με κατάλληλο υποστηρικτικό υλικό, ώστε να επιβεβαιώνεται η εναρμόνισή τους με το πλαίσιο που θέτει το εκάστοτε τμήμα εσωτερικού ελέγχου επιτυγχάνοντας ταυτόχρονα την ελαχιστοποίηση των κινδύνων, έγκαιρη επικαιροποίηση ή εισαγωγή νέων εσωτερικών διαδικασιών όποτε αυτό κρίνεται αναγκαίο και περιοδική επανεκτίμηση των κινδύνων σε επίπεδο Ομίλου σε συνδυασμό με τον συντονισμό των επιμέρους «risk owners» ως προς την δημιουργία πλάνων αντιμετώπισης και παρακολούθησης αυτών.

«Η εταιρεία μας θεωρώντας τον εποπτικό έλεγχο αναπόσπαστο κομμάτι της εύρυθμης και καθημερινής λειτουργίας έχει οργανώσει και αναπτύξει διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, που διασφαλίζουν περαιτέρω τις διαδικασίες και τις συναλλαγές με εξωτερικούς φορείς, μας λέει ο Διονύσης Παπαδόπουλος, προσθέτοντας ότι οι εσωτερικοί μηχανισμοί οργάνωσης, αρχειοθέτησης και παρακολούθησης των βιβλίων και στοιχείων της εταιρείας και η εκπαίδευση των συνεργατών στη τήρηση αυτών διευκολύνει την διενέργεια ελέγχου, επιτρέποντας την ομαλή και γρήγορη διεξαγωγή του και την εξαγωγή χρήσιμων δεικτών και συμπερασμάτων για την Οικονομική Διοίκηση. Ο CFO, επικαλούμενος και τις ανάγκες των ελεγκτών για πληροφόρηση, μπορεί να βελτιώσει – ακόμη και ‘πιέζοντας’ άλλες διευθύνσεις – την εσωτερικά δημιουργούμενη αναγκαία πληροφορία και τεκμηρίωση, επισημαίνει ο Ιωάννης Φίλος.

Τα χαρακτηριστικά ενός αποτελεσματικού auditor
Η απρόσκοπτη πρόσβαση των ορκωτών ελεγκτών στα στοιχεία -οικονομικά και μη- της ελεγχόμενης οντότητας συνιστά ουσιώδη προϋπόθεση για τη διενέργεια ελέγχου σύμφωνου με τα σχετικά ελεγκτικά πρότυπα, μας εξηγεί Ιωάννης Φίλος ενώ ο Abdul Goffar δηλώνει στο Finance Pro πως ο ελεγκτής θα πρέπει να είναι ανεξάρτητος από τον οργανισμό που υποστηρίζει, ώστε η επαγγελματική γνώμη και η καθοδήγηση που θα παρέχει να νοούνται ως απολύτως αμερόληπτες.

Ένας αποτελεσματικός auditor χαρακτηρίζεται από τον υψηλό βαθμό επαγρύπνησης κατά την εξέταση των χρηματοοικονομικών εγγράφων, που τον βοηθά να ελέγχει την εγκυρότητα όλων των παραμέτρων προτού καταλήξει σε ένα ασφαλές συμπέρασμα.

Σύμφωνα με τον Abdul Goffar οι ελεγκτές πρέπει να διαθέτουν δεξιότητες σχέσεων, ώστε να οικοδομήσουν μια αποτελεσματική σχέση με τον πελάτη, επαγγελματικό σκεπτικισμό, ώστε να αναζητούν τα σωστά πράγματα και να αμφισβητούν οτιδήποτε υποψιάζονται ότι δεν φαίνεται ακριβές χωρίς να αισθάνονται πιεσμένοι ή αδικαιολόγητα επηρεασμένοι καθώς και ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες, για να επικοινωνούν αποτελεσματικά και με αντίκτυπο με τον πελάτη, τις επιτροπές ελέγχου ή με τον ελεγκτικό τους εταίρο. Στην έρευνα του 2018 North American Pulse of the Internal Audit Profession που διεξήχθη από το Audit Executive Center της IIA, η επιχειρηματική οξυδέρκεια κατατάχθηκε ως μία από τις πιο επιθυμητές δεξιότητες των ελεγκτών.

Μελέτη που δημοσιεύτηκε από το International Journal of Auditing τον Μάρτιο του 2018 αποδεικνύει ότι η συναισθηματική νοημοσύνη, που σχετίζεται στενά με την ενσυναίσθηση, βελτιώνει σημαντικά την ποιότητα του ελέγχου αφού, όπως υπογραμμίζει και ο Βασίλης Καμινάρης, Partner και Head of Audit στην KPMG, η αλληλεπίδραση των οικονομικών διευθυντών με τους εξωτερικούς τους ελεγκτές επεκτείνεται πλέον πέρα από τη στενή σχέση ελεγκτή και ελεγχόμενου, όπως ορίζεται από τα πρότυπα και τη νομοθεσία, σε αυτή του επιχειρηματικού συνεργάτη και «συνεταίρου». Η ανάγκη για εμπιστοσύνη τόσο στη χρηματοοικονομική αλλά και στη μη-χρηματοοικονομική πληροφόρηση είναι μεγαλύτερη από ποτέ, τονίζει ο Ανδρέας Χατζηδαμιανού, Partner και Επικεφαλής Ελεγκτικών Υπηρεσιών της EY Ελλάδος, επισημαίνοντας τη σημασία της έγκαιρης επικοινωνίας των θεμάτων που μπορεί να απασχολούν και τα δύο μέρη ώστε να διασφαλιστεί η κατάλληλη αξιολόγηση και αντιμετώπισή τους.

Η αύξηση της ποιότητας του εξωτερικού ελέγχου και η αναβάθμιση της σχέσης των εξωτερικών ελεγκτών με τους ελεγχόμενους απαιτεί μεταξύ άλλων σημαντική επένδυση από πλευράς ελεγκτών σε τεχνική κατάρτιση (λογιστική, ελεγκτική κλπ), πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης του ελεγκτικού έργου, εκπαίδευση σε θέματα διαχείρισης έργου (project management) αλλά και υψηλού επιπέδου δεξιότητες στη διαχείριση προσωπικού, συμπληρώνει ο Βασίλης Καμινάρης τονίζοντας πως και οι εταιρείες με τη σειρά τους καλούνται να επενδύσουν σημαντικούς πόρους στην αναβάθμιση των συστημάτων και διαδικασιών τους, την εκπαίδευση του προσωπικού τους κλπ.

Το Διοικητικό Συμβούλιο που έχει κατά Νόμον την τελική ευθύνη για την κατάρτιση αξιόπιστων οικονομικών καταστάσεων και αναφορών απαιτείται να εξασφαλίζει τις αναγκαίες επενδύσεις σε στελέχη, εκπαίδευση και εργαλεία», συφωνεί ο Δημήτρης Κουτσόπουλος της, CEO της Deloitte Greece, συμπληρώνοντας ότι η σωστά στελεχωμένη Οικονομική Διεύθυνση, αφού αναγνωρίσει τη δική της υποχρέωση να παράγει αυτόνομα -και πάντως ανεξάρτητα από τον εξωτερικό ελεγκτή της- σωστές οικονομικές καταστάσεις χρειάζεται έγκαιρα να διαβουλευτεί με τους ελεγκτές για τον σχεδιασμό του ελέγχου τους και την αναγνώριση των ελεγκτικών κινδύνων, συμφωνώντας εκ των προτέρων μαζί τους χρονολογικά τη ροή δεδομένων, στοιχείων, τεκμηρίωσης και υποστηρικτικού υλικού, πληροφοριών, εξηγήσεων, αναλύσεων, αιτιολόγησης λογιστικών εκτιμήσεων και κρίσεων της διοίκησης που αφορούν σημαντικά κονδύλια κ.λπ. και προγραμματίζοντας τακτικές συναντήσεις που διασφαλίζουν την παρακολούθηση της προόδου του ελεγκτικού έργου αλλά και την έγκαιρη επίλυση προβλημάτων και παρερμηνειών.

Στροφή της εποπτικής ελεγκτικής στην ψηφιακή τεχνολογία
Οι ελεγκτές χρειάζεται να κατανοούν και να επιστρατεύουν τις αναδυόμενες τεχνολογίες, καθώς όπως μας λέει χαρακτηριστικά ο Καθηγ. Δημήτριος Καινούργιος, Διευθυντής ΚΕΜΕΧ και ΠΜΣ “Εφαρμοσμένη Διαχείριση Κινδύνων” στο ΕΚΠΑ, με τις γνώσεις τους στη ψηφιακή τεχνολογία και την εμπειρία τους για το πώς άλλοι οργανισμοί επιλύουν παρόμοια προβλήματα βοηθούν τους οικονομικούς διευθυντές να αξιοποιήσουν στρατηγικά την τεχνολογία για να αναπτύξουν μια ψηφιακή στρατηγική για την επιχείρηση, καθώς και να βλέπουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες από την οπτική γωνία του ESG. Έχοντας δει και αναλύσει το πως αντέδρασαν σε συγκριμένα εξωτερικά ερεθίσματα άλλες εταιρείες, οι ελεγκτές καθοδηγούν τον οικονομικό διευθυντή να αντιληφθεί αν θα μπορούσε να είχε χειριστεί κάποιες καταστάσεις καλύτερα, επιβεβαιώνει ο Μιχάλης Σαμωνάς, Chief Financial Officer στη ΣΙΔΜΑ Μεταλλουργική. «H συζήτηση με τους εξωτερικούς συνεργάτες για τα ευρήματα τους με ωθούσε να καταλάβω πώς έχουμε χειριστεί συγκεκριμένες καταστάσεις σε σχέση με άλλους οργανισμούς» αποκαλύπτει την προσωπική του εμπειρία, προσθέτοντας ότι η διαδικασία αυτή στη διεθνή βιβλιογραφία αναφέρεται σαν outside view.

Οι ελεγκτές γίνονται πλέον proactive, δίνοντας έμφαση και στις μελλοντικές εξελίξεις ενώ με τη χρήση τεχνολογίας cloud-based μπορούν να έχουν πρόσβαση στα στοιχεία της επιχείρησης χωρίς να δεσμεύουν χρόνο από το προσωπικό των επιχειρήσεων, μειώνοντας παράλληλα και τη χρονική διάρκεια των ελέγχων (Audit cycle time), μας λέει ο Δημήτρης Καινούριος. Με σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία και τεχνικές «data analytics» είναι σε θέση να βελτιώνουν τη διαδικασία εκτίμησης του ελεγκτικού κινδύνου μέσα από την αξιοποίηση των οικονομικών δεδομένων, διευκολύνοντας τόσο τους ίδιους, όσο και τις επιχειρήσεις, στην αποτελεσματική αξιολόγηση της εταιρικής διακυβέρνησης, συμπληρώνει ο Ανδρέας Χατζηδαμιανού.

Η ισχυρή εταιρική διακυβέρνηση προϋπόθεση του εξωτερικού ελέγχου
Αναμφισβήτητα, οι ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις ενδυναμώνουν την αξιοπιστία και την εμπιστευτικότητα των οικονομικών πληροφοριών, στηρίζοντας την επιχειρηματική συνέχεια του οργανισμού καθώς έρχονται σε άμεση συνάρτηση με την προθυμία των ενδιαφερομένων μερών να συνεργαστούν με μια εταιρεία.

Η συνεπής προετοιμασία των στοιχείων που χρειάζονται οι ελεγκτές και ο αμοιβαίος σεβασμός των συμφωνηθέντων χρονοδιαγραμμάτων διασφαλίζουν τη διαφάνεια και τη βιωσιμότητά μιας επιχείρησης, παράγοντες πολύ σημαντικούς για την προσέλκυση μακροχρόνιων επενδύσεων υψηλής προστιθέμενης αξίας, μας επιβεβαιώνει ο Ανδρέας Χατζηδαμιανού. Σύμφωνα με τον Δημήτρη Κουτσόπουλο, ο ποιοτικός εξωτερικός έλεγχος προϋποθέτει μία γενικότερη ισχυρή ποιοτική εταιρική διακυβέρνηση, με σωστά διαρθρωμένη και ισορροπημένη σύνθεση διοικητικού συμβουλίου, που κατανοεί και αναγνωρίζει τη συλλογική της ευθύνη στην εγκαθίδρυση ενός αξιόπιστου συστήματος διαχείρισης κινδύνων, δημιουργώντας ένα περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου ικανό να εξασφαλίσει την έγκαιρη και έγκυρη παραγωγή και δημοσιοποίηση πλήρους και σωστής οικονομικής πληροφόρησης.

Ο οικονομικός διευθυντής αξιολογεί και μετρά τους κινδύνους που αντιμετωπίζει η εταιρεία, συνοψίζοντας με τη βοήθεια της ομάδας όλα τα αποτελέσματα από τις ελεγκτικές διαδικασίες ώστε να παρθούν οι ανάλογες αποφάσεις, μας λέει ο Κωνσταντίνος Μαγκούρας τονίζοντας πως τα αποτελέσματα του ελέγχου καθιστούν πιο αποτελεσματική τη διοίκηση, βελτιώνουν τις επιδόσεις του προσωπικού, εξασφαλίζουν τη βέλτιστη χρήση των πόρων της εταιρείας και τον καλύτερο προγραμματισμό και προϋπολογισμό, εντοπίζουν κακόβουλες ενέργειες και ενισχύουν την αξιοπιστία της επιχείρησης. Ένας εξωτερικός έλεγχος που βασίζεται στην ακεραιότητα του ελεγκτή, την τεχνική του κατάρτιση, τον έγκαιρο προγραμματισμό του ελέγχου και τη συνεχή και αποτελεσματική επικοινωνία με τον ελεγχόμενο μπορεί πράγματι να αποτελέσει σημαντικό στοιχείο διαφοροποίησης μίας επιχείρησης όταν απευθύνεται στις αγορές, μας λέει ο Βασίλης Καμινάρης τονίζοντας ότι ο ποιοτικός έλεγχος των οικονομικών καταστάσεων και η διασφάλιση διαδικασιών, συστημάτων πληροφόρησης και άλλων μη χρηματοοικονομικών στοιχείων συνιστούν τη βάση των σημαντικών επενδυτικών και επιχειρηματικών αποφάσεων για επενδυτές και διοικήσεις.

Οι ελεγκτικές και λοιπές υπηρεσίες διασφάλισης παίζουν ζωτικό ρόλο στην αποτελεσματική λειτουργία των κεφαλαιαγορών προωθώντας τη διαφάνεια και ενδυναμώνοντας την εμπιστοσύνη των επενδυτών, δηλώνει στο Finance Pro ο Ανδρέας Χατζηδαμιανού, επισημαίνοντας πως οι ελεγκτές εξυπηρετούν το δημόσιο συμφέρον, παρέχοντας υπηρεσίες υψηλής ποιότητας, βασισμένες σε αναλύσεις δεδομένων, με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα και επαγγελματικό σκεπτικισμό που συμβάλλουν στην υποστήριξη των οικονομικών διευθύνσεων και στη λήψη αποτελεσματικών επιχειρηματικών αποφάσεων.