Πολλές παγκόσμιες αλυσίδες εφοδιασμού, λόγω των παρατεταμένων επιπτώσεων του COVID-19, της ενεργειακής κρίσης, του πολέμου στην Ουκρανία και άλλων αναταραχών, βρίσκονται στα πρόθυρα της διάλυσης (αν δεν έχουν ήδη διαλυθεί). Αυτές οι προκλήσεις είναι πιθανό να συνεχιστούν στο άμεσο μέλλον.

Στο δυσοίωνο περιβάλλον που έχει διαμορφωθεί, ποιος είναι λοιπόν ο ρόλος των επαγγελματιών της διοικητικής λογιστικής, των οικονομικών και του εσωτερικού ελέγχου; Που πρέπει να εστιάσετε για να βοηθήσετε τον οργανισμό σας να ξεπεράσει αποτελεσματικά τις τρέχουσες προκλήσεις και να προετοιμαστεί για ενδεχόμενες μελλοντικές διακοπές της εφοδιαστικής αλυσίδας;

Προετοιμάζοντας το σκηνικό
Κατά τη διάρκεια της ζωής μας, ο κόσμος έχει υποστεί μια σεισμική μετατόπιση, καθώς το επιχειρηματικό και επιχειρησιακό περιβάλλον μεταβλήθηκε δραματικά. Οι αγορές παγκοσμιοποιούνται σταθερά ενώ τα επιχειρηματικά μοντέλα εξελίσσονται γρήγορα, συμπεριλαμβανομένης της μεγαλύτερης χρήσης των από κοινού παρεχόμενων υπηρεσιών, όπως επίσης και των παροχών υπηρεσιών μέσω ανάθεσης σε τρίτους. Οι βιομηχανίες προμηθεύονται όλο και περισσότερο υλικά και συγκεντρώνουν προϊόντα σε πολλές γεωγραφικές περιοχές, ενώ διαχειρίζονται πολύ προσεκτικά τα αποθέματα, προκειμένου να ελαχιστοποιήσουν το κόστος μεταφοράς. Ακόμη και οι μικρότερες εταιρείες μπορούν να έχουν παγκόσμια παρουσία, αξιοποιώντας τις νέες τεχνολογίες καθώς και φθηνότερα και ταχύτερα logistics.

Η τάση προς την παγκοσμιοποίηση υπήρξε ασταμάτητη μέχρι το 2020, όταν και η παγκόσμια αλυσίδα εφοδιασμού δοκιμάστηκε σκληρά. Από τότε αντιμετωπίζουμε μια άνευ προηγουμένου επιχειρηματική διάσπαση και αβεβαιότητα λόγω του COVID-19, της ενεργειακής κρίσης, του πολέμου στην Ουκρανία και άλλων προκλήσεων. Η διαταραχή έχει επηρεάσει κάθε κρίκο της εφοδιαστικής αλυσίδας, καθώς οι διακοπές λειτουργίας εργοστασίων, οι ελλείψεις ανταλλακτικών και εργατικού δυναμικού, η συμφόρηση των λιμανιών, οι περιορισμοί χωρητικότητας και χώρου, τα ακραία καιρικά φαινόμενα, οι εμπορικές συγκρούσεις, οι τιμές, οι αυξανόμενες καθυστερήσεις και το κόστος παράδοσης συνδέονται με πρωτοφανείς προκλήσεις.

Αυτά τα γεγονότα, δυστυχώς, εξακολουθούν να εκτυλίσσονται, με τον αντίκτυπό τους να είναι τόσο σοβαρός που θα χρειαστούν πολλά ακόμη χρόνια για να κοπάσει ο θόρυβος. Αναμένεται, μάλιστα, να δημιουργηθεί ένας πολύ διαφορετικός κόσμος, με μια πολύ διαφορετική παγκόσμια αλυσίδα εφοδιασμού. Η προσέγγιση της παγκοσμιοποίησης θα αλλάξει και πολλοί κατασκευαστές θα προσπαθήσουν να μειώσουν την εξάρτηση από τους προμηθευτές και τον κίνδυνο εφοδιασμού διαφοροποιώντας την πηγή των προμηθειών τους, επαναφέροντας την παραγωγή στην χώρα προέλευσής τους ή/και μετακινώντας την σε άλλες, πιο αξιόπιστες, υπεράκτιες τοποθεσίες. Ταυτόχρονα, πολλές χώρες αυξάνουν τους συντελεστές και τους δασμούς εισαγωγής, επηρεάζοντας το συνολικό κόστος των αγαθών και αναγκάζοντας τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να επανεξετάσουν το δίκτυο της εφοδιαστικής τους αλυσίδας.

Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας
Οι επαγγελματίες της διοικητικής λογιστικής και άλλοι ηγέτες της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι υπεύθυνοι για την οργάνωση και την επίβλεψη της αλυσίδας εφοδιασμού της εταιρείας τους. Για μια παγκόσμια βιομηχανία αυτό περιλαμβάνει μια πλήρη διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος για την απόκτηση πρώτων υλών, την κατασκευή προϊόντων και τη διανομή αυτών των αγαθών στους πελάτες. Από τις προμήθειες, την επίβλεψη των προμηθευτών και τη διαχείριση αποθεμάτων μέχρι τον συντονισμό των εταιρειών μεταφοράς εμπορευμάτων και των διανομέων, οι αλυσίδες εφοδιασμού είναι περίπλοκες. Για την πρόβλεψη και την προληπτική αντιμετώπιση ζητημάτων και τη διαχείριση των προσδοκιών των πελατών, ειδικά όταν αντιμετωπίζουν κενά, οι ηγέτες της εφοδιαστικής αλυσίδας χρειάζονται διαφάνεια σε κάθε βήμα της αλυσίδας εφοδιασμού. Η προληπτική και δημιουργική υπέρβαση των προκλήσεων κρίνεται ως επιτακτική ανάγκη!

Για να ενισχύσετε την εφοδιαστική σας αλυσίδα, αναλύστε την προσεκτικά στο σύνολό της, εντοπίζοντας πιθανές αδυναμίες και αναζητώντας ευκαιρίες:

  • Προμήθεια Υλικών. Κατανοείτε τον αντίκτυπο στην παραγωγή εάν ένας προμηθευτής δεν μπορεί να παραδώσει βασικά υλικά, ειδικά αυτά που χρησιμοποιούνται σε πολύ σημαντικά για την εταιρεία σας προϊόντα; Αξιολογήστε προσεκτικά όλους τους κρίσιμους προμηθευτές για να βεβαιωθείτε ότι διαθέτουν επαρκές εύρος και εντοπίζοντας εναλλακτικές λύσεις όπου χρειάζεται. Στη συνέχεια, οικοδομήστε και ενισχύστε τις σχέσεις με αυτούς τους προμηθευτές, ενισχύοντας την πιθανότητα να σας προτιμήσουν σε πιθανή διακοπή της εφοδιαστικής αλυσίδας.
  • Σχεδιασμός ζήτησης. Μπορείτε να εκτιμήσετε τη μελλοντική ζήτηση των πελατών και, στη συνέχεια, να αξιοποιήσετε την πρόβλεψή σας προκειμένου να δώσετε προτεραιότητα και να προσαρμόσετε την παράδοση των συγκεκριμένων προϊόντων ή υπηρεσιών από την εταιρεία σας; Συμπεριλάβετε βασικούς πελάτες σε κοινές συναντήσεις σχεδιασμού για να αναπτύξετε κατευθυντήριες μακροπρόθεσμες προβλέψεις και πιο ακριβείς βραχυπρόθεσμες ανάγκες παραγωγής.
  • Χρόνος διακοπής της παραγωγής. Έχετε τη δυνατότητα να καλύψετε τη ζήτηση εάν ορισμένες εγκαταστάσεις παραγωγής δεν λειτουργούν ή λειτουργούν χαμηλότερα από την πλήρη παραγωγική δυνατότητά τους; Εφαρμόστε προγράμματα προληπτικής συντήρησης και παρακολουθήστε προληπτικά την κατάσταση λειτουργίας του εξοπλισμού για να ελαχιστοποιήσετε τις απρογραμμάτιστες διακοπές λειτουργίας. Επιπλέον, προσδιορίστε τους πιθανούς συνεργάτες συν-παραγωγής, είτε εσωτερικούς είτε τρίτους, ως εναλλακτική λύση.
  • Διαχείριση αποθεμάτων. Έχετε πλήρη εικόνα των αποθεμάτων σας, συμπεριλαμβανομένων των πρώτων υλών και των τελικών προϊόντων, ώστε να διευκολυνθείτε στη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων; Διασφαλίστε εταιρική πειθαρχία στην αναφορά χρήσης των υλικών και της καθημερινής παραγωγής και εξετάστε το ενδεχόμενο εφαρμογής ενός «κυκλικού» προγράμματος απογραφών για να βελτιώσετε ή να αντικαταστήσετε πλήρως το παραδοσιακό πρόγραμμα απογραφής του συνόλου των αποθεμάτων.

Διαχείριση κινδύνου της εφοδιαστικής αλυσίδας
Κάθε εφοδιαστική αλυσίδα είναι μοναδική. Έτσι, η επένδυση σε ισχυρή διαχείριση κινδύνων εφοδιαστικής αλυσίδας (SCRM), η οποία είναι η διαδικασία εντοπισμού, αξιολόγησης και περιορισμού των κινδύνων που σχετίζονται με την εφοδιαστική αλυσίδα, αποτελεί μια ζωτική απόφαση για κάθε εταιρεία, όχι μόνο για εκείνες με παγκόσμια έκθεση. Όταν αξιοποιείτε αποτελεσματικά μια διαδικασία SCRM, θα πρέπει να ελέγξετε:

  • Όλα τα υποδίκτυα που δημιουργούν τη συνολική εφοδιαστική αλυσίδα, συμπεριλαμβανομένης της προμήθειας, της παραγωγής, της αποθήκευσης και της διανομής
  • Τη ροή των πληροφοριών και τον αντίστοιχο εξοπλισμό, συμπεριλαμβανομένων τεχνολογικών λύσεων και λογισμικού
  • Το περιβάλλον λειτουργίας σας, συμπεριλαμβανομένων των βασικών ενδιαφερομένων (stakeholders) και των προσδοκιών τους
  • Τη γεωπολιτική και περιβαλλοντική κατάσταση, από το λειτουργικό πρίσμα

Αυτή η επένδυση και η ανάλογη προσπάθεια θα έχουν αποτέλεσμα και θα συμβάλλουν στην προστασία του οργανισμού, εάν συμπληρωθούν με πρακτικό και ρεαλιστικό σχεδιασμό της επιχειρησιακής τους συνέχειας (BCP). Επιπλέον, τα BCP θα πρέπει να ελέγχονται περιοδικά.

Μια άσκηση προσομοίωσης
Ορισμένοι υποστηρίζουν ότι μόνο επαγγελματίες διαχείρισης κινδύνου της εφοδιαστικής αλυσίδας με διορατικές ικανότητες θα είχαν συμπεριλάβει το ξέσπασμα του ιού στην αξιολόγησή τους. Παρακάτω, όμως, θα διαβάσετε την ιστορία μιας διορατικής ομάδας: Κάθε χρόνο η ηγετική ομάδα των στελεχών μιας μεγάλης επιχείρησης καταναλωτικών αγαθών διεξήγαγε μια άσκηση προσομοίωσης προκειμένου να διασφαλίσει ότι κάθε διαλειτουργικός εταίρος κατανοούσε τον ρόλο του όσον αφορά τη διαχείριση κρίσεων και την επιχειρησιακή συνέχεια. Κατά τη διάρκεια μιας τυπικής άσκησης προσομοίωσης, η διαλειτουργική ομάδα έλαβε περιορισμένες πληροφορίες σχετικά με ένα θέμα, το συζήτησε και στη συνέχεια ευθυγραμμίστηκε με τις κατάλληλες ενέργειες.

Κατόπιν, σε μια επαναληπτική διαδικασία, εξασφάλισε πρόσθετες πληροφορίες και βελτίωσε το σχέδιό της σύμφωνα με αυτές. Κατόπιν της άσκησης, η ομάδα επέλεξε ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας για το δεδομένο σενάριο. Κάθε χρόνο, η ομάδα αντιμετώπιζε μια διαφορετική πρόκληση, συμπεριλαμβανομένων μιας απεργίας του εργατικού δυναμικού, μιας τεράστιας πυρκαγιάς στο εργοστάσιο και, το 2017, ενός ξεσπάσματος γρίπης των πτηνών που απειλούσε να διακόψει τις εταιρικές λειτουργίες κατά την κορύφωση της πολυάσχολης περιόδου. Αν και καμία από τις ασκήσεις προσομοίωσης δεν θεωρήθηκε παγκόσμια πανδημία, τα διδάγματα από την άσκηση για τη γρίπη των πτηνών το 2017 αποδείχθηκαν ανεκτίμητα όταν ξέσπασε ο COVID-19, το 2020.

Ο ρόλος του εσωτερικού ελεγκτή
Οι εσωτερικοί ελεγκτές είναι ανεξάρτητοι σύμβουλοι της εταιρείας τους, που της προσφέρουν αξία αξιοποιώντας τα βασικά εργαλεία και μεθοδολογίες εσωτερικού ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των εκτιμήσεων κινδύνου, του συνεχούς ελέγχου (continuous auditing), των τάσεων των δεικτών απόδοσης (KPIs), του agile reporting κ.λπ. Μπορείτε να υποστηρίξετε τη διαχείριση του κινδύνου της εφοδιαστικής αλυσίδας (SCRM) του οργανισμού σας, εξετάζοντας εάν υπάρχουν τα ακόλουθα :

  • Ανάθεση της διαχείρισης των κινδύνων SCRM σε μια συγκεκριμένη θέση εργασίας ή επιχειρηματική λειτουργία, ιδανικά στον Chief Supply Chain Officer (CSCO), ο οποίος είναι υπεύθυνος και έχει επαρκή εξουσία για την ανάπτυξη, τη διατήρηση και την ενημέρωση αυτής της ολοκληρωμένης διαδικασίας
  • Διάθεση επαρκών πόρων για την ανάπτυξη, τη συντήρηση και την ενημέρωση της διαδικασίας SCRM
  • Ύπαρξη ενός πλαισίου ερμηνείας της διαδικασίας SCRM του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης της ανάθεσης αρμοδιοτήτων με βάση το μοντέλο RACI (Υπεύθυνος, Υπόλογος, Συμβουλευόμενος και Ενημερωμένος) και της συχνότητας για τις αναθεωρήσεις και τις αναφορές
  • Μια ομάδα SCRM που περιλαμβάνει μέλη από άλλες κρίσιμες λειτουργίες, όπως η οικονομική διεύθυνση και η πληροφορική
  • Μια ισχυρή διαδικασία αξιολόγησης κινδύνων που προσδιορίζει και ορίζει τους κινδύνους της εφοδιαστικής αλυσίδας σε κατηγορίες που αντιπροσωπεύουν τη μεγαλύτερη έκθεση κινδύνου σε επιχειρηματικούς στόχους (Η διαδικασία SCRM θα πρέπει να περιλαμβάνει μια ποσοτική ανάλυση της έκθεσης και της πιθανότητας σημαντικών κινδύνων με έμφαση στις αλληλεπιδράσεις μεταξύ των κινδύνων, τους τρόπους αποτυχίας και των αποτελεσμάτων της ανάλυσης επιπτώσεων)
  • Σύνοψη που επισημαίνει σημαντικούς κινδύνους και τις αντίστοιχες δικλείδες ασφαλείας μετριασμού του κινδύνου, με συχνή αναφορά στον CSCO και τον Οικονομικό Διευθυντή
  • Διασύνδεση των διαδικασιών SCRM και BCP του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης της δοκιμής των BCPs σε λογική συχνότητα, με διορθωτικές ενέργειες που πραγματοποιούνται για την ενημέρωση των εντοπισμένων αστοχιών και αναφέρονται έγκαιρα στην ανώτερη διοίκηση

Ο σημερινός επαγγελματίας εσωτερικού ελέγχου μπορεί να χρειαστεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα και την ταχύτητα παροχής των υπηρεσιών του. Όσον αφορά την αποτελεσματικότητα, η υψηλότερη συνεισφορά σας είναι να διασφαλίσετε ότι τα βασικά στοιχεία μιας σωστής διαδικασίας SCRM, με ουσιαστικές γνώσεις για τον αντίκτυπο (όπως περιγράφεται), είναι σε ισχύ και λειτουργεί αποτελεσματικά. Όσον αφορά την ταχύτητα, θα πρέπει να συνεργαστείτε με εταίρους της εφοδιαστικής αλυσίδας και της Οικονομικής Διεύθυνσης για να αξιολογήσετε εάν η επένδυση σε ένα κοινό ψηφιακό εργαλείο έχει νόημα για τον οργανισμό. Η παραπάνω στρατηγική θα προσφέρει ευθυγράμμιση, ταχύτητα και διαφάνεια μεταξύ αυτών των εταίρων, καθώς και άλλων stakeholders του SCRM.

Ευκαιρία συνεργασίας
Εμείς, οι επαγγελματίες της διοικητικής λογιστικής, των οικονομικών και του εσωτερικού ελέγχου πολλές φορές έχουμε κοινό τρόπο σκέψης, καθώς ο συλλογικός μας στόχος είναι η δημιουργία οικονομικής αξίας για τον οργανισμό μας. Μοιραζόμαστε μια νοοτροπία επιχειρηματικού συνεργάτη, στρατηγική ευελιξίας, γενική επιχειρηματική οξυδέρκεια και ισχυρές τεχνικές και αναλυτικές δεξιότητες. Αξιοποιώντας την ανήσυχη φύση μας, αμφισβητούμε και προκαλούμε το status quo, υιοθετώντας νέες σκέψεις και πρωτοποριακές ιδέες που μπορούν να αλλάξουν την πορεία του ίδιου του οργανισμού. Συνεργαζόμαστε με διαλειτουργικούς εταίρους για την ανάπτυξη επιχειρηματικών στρατηγικών ενώ διαθέτουμε μοναδικά προσόντα που μας επιτρέπουν να εντοπίζουμε κινδύνους για την επίτευξη αυτών των στρατηγικών και στη συνέχεια να υποστηρίζουμε τους επιχειρηματικούς μας εταίρους στον μετριασμό τέτοιων κινδύνων.

Οι επαγγελματίες της διοικητικής λογιστικής και των οικονομικών, και η ομάδα τους, παρέχουν τη μεγαλύτερη αξία όταν συμμετέχουν στις επιχειρησιακές λειτουργίες. Παρακολουθώντας τις γραμμές παραγωγής, αλληλεπιδρώντας με το προσωπικό διανομής και συμμετέχοντας σε αναθεωρήσεις λειτουργιών που εστιάζουν σε βασικές μετρήσεις και τάσεις, θα εντοπίσετε σχετικές ευκαιρίες και κινδύνους και θα μπορείτε να επηρεάσετε τους διαλειτουργικούς συνεργάτες, ώστε να ανταποκριθούν ανάλογα.

Οι επαγγελματίες του εσωτερικού ελέγχου παράγουν σημαντική αξία, βελτιώνοντας τις λειτουργίες του οργανισμού τους μέσω ανεξάρτητης, αντικειμενικής διασφάλισης και συμβουλευτικής δραστηριότητας. Για παράδειγμα, αξιοποιώντας την σε βάθος κατανόηση των διαφόρων λειτουργιών της εφοδιαστικής αλυσίδας σε όλη την επιχείρησή σας και τις γνώσεις σας σχετικά με τις εξελισσόμενες τεχνολογίες, μπορείτε να μοιραστείτε πληροφορίες συγκριτικής αξιολόγησης και βέλτιστες πρακτικές με τους συνεργάτες της εφοδιαστικής αλυσίδας και την Οικονομική Διεύθυνση. Ή, εάν ένα στέλεχος της Οικονομικής Διεύθυνσης εφάρμοσε πρόσφατα μια νέα διαδικασία όπως η περιοδική «κυκλική» καταμέτρηση, θα μπορούσατε να τον ωφελήσετε με την πιεστική δοκιμή της συγκεκριμένης δικλείδας ασφαλείας.

Εν ολίγοις, η αξιοποίηση των αντίστοιχων δεξιοτήτων και θέσεών μας στον οργανισμό, στη διοικητική λογιστική, τα οικονομικά και τον εσωτερικό έλεγχο, μπορεί να βελτιώσει τη διαδικασία της εφοδιαστικής αλυσίδας όσον αφορά την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα. Μπορούμε να βοηθήσουμε τους διαλειτουργικούς εταίρους να έχουν πολύ πιο ξεκάθαρη εικόνα του τι διακυβεύεται και κυρίως, να συμβάλλουμε στην πραγματοποίηση επενδύσεων για τον μετριασμό σημαντικών κινδύνων (ανάλογα βέβαια και με την διάθεση ανάληψης κινδύνου του οργανισμού).

Πρόσκληση σε δράση
Πολλοί κίνδυνοι μπορούν να μετριαστούν εάν υπάρχουν κατάλληλοι μηχανισμοί παρακολούθησης. Σε συνδυασμό με την έξυπνη τεχνολογία, οι εταιρείες έχουν τη δυνατότητα να δράσουν προληπτικά, παρακολουθώντας τους κινδύνους της εφοδιαστικής τους αλυσίδας και αντιδρώντας γρήγορα. Ως επαγγελματίες της διοικητικής λογιστικής, των οικονομικών και του εσωτερικού ελέγχου, είμαστε ιδανικοί για να πρωτοστατήσουμε.

Θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε τις ομάδες που εργάστηκαν για το άρθρο. Από το IIA Greece: Μάκης Σολομών, Γιώργος Τζουμερκιώτης, Μαίρη Πετρίδου, Ζακίνος Κοέν, Ράλλης Ρετέλας, Βέρρα Μαρμαλίδου, Πρόεδρος του ΔΣ, και Institute of Management Accountants: J. Stephen McNally, CMA, CPA, MBA, Global Chair Emeritus, IMA | CFO – Όμιλος Εταιρειών PTI.