Οι κορυφαίες λύσεις στην αυτοματοποίηση διαδικασιών του λογιστηρίου και της οικονομικής διοίκησης μετασχηματίζουν το επιχειρηματικό τοπίο. Πώς τεχνολογίες όπως η AI και το RPA, με την ασφάλεια και την ταχύτητα στις διαδικασίες που διασφαλίζουν, οδηγούν σε καλύτερα οικονομικά αποτελέσματα ενισχύοντας το εταιρικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα;
Δεν έχει να κάνει πια με τους μεγάλους που νικούν τους μικρούς αλλά με τους γρήγορους που νικούν τους αργούς, είπε κάποτε σχετικά με τον ανταγωνισμό στις νέες τεχνολογίες ο Larry Carter, Οικονομικός διευθυντής της CISCO, και αναμφισβήτητα οι τεχνολογίες αυτοματισμού της χρηματοοικονομικής και της λογιστικής βιομηχανίας έρχονται να ανατρέψουν τα εταιρικά δεδομένα, ενισχύοντας το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα των επιχειρήσεων. Αξιοσημείωτο είναι, άλλωστε, το γεγονός πως σε παγκόσμια κλίμακα και σύμφωνα με τα στοιχεία που δημοσίευσε η Statista, η συνολική αξία των συναλλαγών στην παγκόσμια αγορά FinTech αναμένεται να αγγίξει τα 9,82 τρισεκατομμύρια δολάρια το 2023. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός ισοδυναμεί με αύξηση της ταχύτητας και της ακρίβειας των εταιρικών υπηρεσιών αλλά και με μείωση του λειτουργικού τους κόστους, με αποτέλεσμα επιχειρηματικές διαδικασίες που μέχρι πρότινος απαιτούσαν μη αυτόματη αλληλεπίδραση να βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα τους, αναβαθμίζοντας παράλληλα την εμπειρία των πελατών. Καθώς οι ανάγκες και οι προσδοκίες των καταναλωτών της σύγχρονης εποχής διαρκώς μεταβάλλονται, θα καταφέρουν το λογιστήριο και η οικονομική διοίκηση να ακολουθήσουν τις εξελίξεις του αυτοματισμού, κερδίζοντας το στοίχημα της επιτυχίας; Στο ταξίδι προς την ψηφιοποίηση, ο χρόνος αντιστοιχεί σε χρήμα και οι οργανισμοί που πραγματοποιούν σημαντικές επενδύσεις σε τεχνολογίες αιχμής ξεκλειδώνουν τις επιχειρηματικές τους δυνατότητες, θέτοντας τις βάσεις της μακροπρόθεσμης κερδοφορίας τους.
Βελτίωση της εμπειρίας του πελάτη και ισχυρές οικονομικές αποδόσεις
Ο αυτοματισμός -σε συνδυασμό με άλλες νέες τεχνολογίες όπως η τεχνητή νοημοσύνη και η μηχανική μάθηση (AI/ML), ο αυτοματισμός ρομποτικής διαδικασίας (RPA) και η ανάλυση δεδομένων- επανασχεδιάζει και βελτιώνει τις υπάρχουσες διαδικασίες μέσα σε έναν οργανισμό συμβάλλοντας στον εντοπισμό των τάσεων, τη λήψη εξυπνότερων οικονομικών αποτελεσμάτων και συνεπώς τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας και την προστασία του μέλλοντος της επιχείρησης. Αξίζει να σημειωθεί πως στην έρευνα της PwC, PwC Responsible AI του 2020, με συμμετοχή 1.018 στελεχών παγκοσμίως, διαπιστώθηκε πως οι μεγαλύτερες εταιρείες είναι πιθανότερο να έχουν ωφεληθεί από τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης στη διάρκεια της πανδημίας ενώ ένα ποσοστό σχεδόν 40% από αυτές είχαν πραγματοποιήσει τη συγκεκριμένη επένδυση πριν από την έναρξη της πανδημίας, εκφράζοντας μάλιστα, την πρόθεση να ενισχύσουν τη στροφή τους σε παρόμοιες εφαρμογές στο μέλλον.
Όπως επιβεβαιώνουν τα στοιχεία της παγκόσμιας έρευνας Easing the pressure points: The State of Intelligent Automation της KPMG International, αρκετές επιχειρήσεις στερούνται εκείνων των γρήγορων αντανακλαστικών στις τεχνολογίες έξυπνης αυτοματοποίησης (IA) [Τεχνητή Νοημοσύνη (AI), προηγμένη ανάλυση και ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών (RPA)] που θα τους επιτρέψουν να εκπληρώνουν τους επιδιωκόμενους στόχους και τις επιθυμητές αποδόσεις τους ενώ οι επιχειρήσεις που ενσωματώνουν ήδη τις τεχνολογίες ΙΑ στη στρατηγική τους επιτυγχάνουν ισχυρές οικονομικές αποδόσεις. Σε σχετική μελέτη της Accenture του 2022, προκύπτει ότι το 12% των εταιρειών αξιοποιεί κάποιας μορφής ΑΙ και πάνω από το 60% των επιχειρήσεων, παγκοσμίως, βρίσκεται σε πειραματικό στάδιο για την αξιοποίηση της τεχνητής νοημοσύνης.
Σε κάθε περίπτωση και ανεξαρτήτως κλάδου, ο ψηφιακός κόσμος συνεχώς μεταβάλλεται και εξελίσσεται με αποτέλεσμα οι οργανισμοί να έρχονται αντιμέτωποι με νέες προκλήσεις όπως τη διαχείριση μεγάλου όγκου δεδομένων και πληροφορίας, την εξαγωγή “insights’’ την εκτέλεση επαναλαμβανόμενων εργασιών αλλά και την έγκαιρη και έγκυρη λήψη αποφάσεων, αναφέρει ο Αλέξανδρος Γιαννακούρος, Software – Head of Innovation and Partnerships στη PRIORITY. Χαρακτηριστικό είναι εξάλλου ότι ενώ το 2021 το 19% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα της Accenture επένδυσαν περισσότερο από 30% των προϋπολογισμών τεχνολογίας σε πρωτοβουλίες τεχνητής νοημοσύνης, το ποσοστό αυτό αναμένεται πως θα εκτιναχτεί στο 49% μέχρι το 2024. Η ανάγκη βελτίωσης των διοικητικών πρακτικών ενός οργανισμού αποτελεί μια από τις υψηλότερες προτεραιότητες των εταιρειών για την εξασφάλιση μακροχρόνιας βιωσιμότητας, μας λέει η Ελένη Παπαϊωάννου, Οικονομική Διευθύντρια στην ΙΒΜ Ελλάδας & Κύπρου, σημειώνοντας πως οι τεχνολογίες Τεχνητής Νοημοσύνης (ΑΙ) δύνανται να βοηθήσουν όχι μόνο στη συλλογή, ανάλυση και διαχείριση του τεράστιου όγκου δεδομένων που παράγεται σήμερα αλλά κυρίως στη μετατροπή τους σε ουσιώδη συμπεράσματα, ώστε οι κύκλοι εργασιών να γίνουν πιο σύντομοι και αποδοτικοί. Σύμφωνα με έρευνα του 2022 από τη Salesforce, με τη συμμετοχή 2.250 πελατών χρηματοοικονομικών υπηρεσιών από εννέα χώρες και ατομικές συνεντεύξεις με έξι ειδικούς του κλάδου, οι καλύτερες εμπειρίες πελατών ξεκινούν από την αυτοματοποίηση ενώ σημείο προβληματισμού συνιστά το γεγονός ότι οι κύριοι πελάτες της ψηφιακής τεχνολογίας, που κυριαρχούν στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, εκφράζουν χαμηλά επίπεδα ικανοποίησης από τη συμμόρφωση των εταιρειών με τις τεχνολογικές εξελίξεις.
Οι τεχνολογίες αιχμής ως ασπίδα εταιρικής ευημερίας και σταθερότητας
Με τη μετάβαση στην ψηφιακή εποχή, η αυτοματοποίηση επικεντρώνεται κυρίως στην εμβάθυνση της γνώσης, της δημιουργικότητας και της καινοτομίας του ανθρώπου, εστιάζοντας σε αυτά που προσδίδουν μεγαλύτερη αξία στην κάθε επιχείρηση και κάνοντας πλέον κάθε συναλλαγή και συνέργεια να γίνεται με έναν τρόπο πιο έξυπνο, που οδηγεί στην επίλυση ή ακόμα και στην αποφυγή περίπλοκων καταστάσεων, σημειώνει η Ελένη Παπαϊωάννου. Σε έναν κόσμο που αλλάζει ταχύτατα και που το απρόβλεπτο φαντάζει προφανές, ο ρόλος των οικονομικών υπηρεσιών δεν είναι απλά υποστηρικτικός, δηλώνει στο Finance Pro o Κωνσταντίνος Σιαμπανης, Finance Manager στη Sap Hellas, Cyprus & Malta, διευκρινίζοντας πως σε καθημερινή βάση οι CFOs καλούνται όχι μόνο να εξασφαλίσουν την οικονομική ευμάρεια των επιχειρήσεων αλλά κυρίως να είναι μπροστά από τις εξελίξεις, καθώς οι δίκες τους διεργασίες παίζουν καθοριστικό ρόλο στην λήψη αποφάσεων.
Οι τεχνολογίες RPA και ΑΙ έχουν εξελιχθεί σε τέτοιο βαθμό, ώστε οι προκλήσεις να αντιμετωπίζονται αποτελεσματικά με λογικό κόστος και σχετική ευκολία, υπογραμμίζει ο Αλέξανδρος Γιαννακούρος. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν αποτελεί ένα απλό trend, αφού έχει πλέον καθιερωθεί ως αναγκαιότητα της επιχειρησιακής κοινότητας, σημειώνει ο Νίκος Κοντόπουλος, Group CFO του Ομίλου Qualco, αναφέροντας πως στο πλαίσιο αυτό, η Τεχνητή Νοημοσύνη και το RPA έχουν επαναπροσδιορίσει την έννοια της αποδοτικότητας των επιχειρήσεων. Στα οφέλη από τη μείωση λειτουργικού κόστους συγκαταλέγονται η ταχύτητα στις διαδικασίες και η αύξηση της συμμόρφωσης με τη μείωση του ποσοστού του ανθρώπινου λάθους, που επιτρέπουν στα Οικονομικά τμήματα να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγικά καθήκοντα όπως ο επιχειρηματικός σχεδιασμός και οι σχέσεις με τους επενδυτές, μας εξηγεί ο Αργύρης Καρατράντος, Chief Technology Officer στη Real Consulting.
Η χρήση τεχνολογιών RPA από τις οικονομικές διευθύνσεις συνεχώς αυξάνεται λόγω της αποτελεσματικότητάς της στον χειρισμό σχετικά απλών και επαναλαμβανόμενων εργασιών ενώ με τη χρήση μοντέλων μηχανικής μάθησης δίνεται η δυνατότητα εκτέλεσης πιο σύνθετων εργασιών καθώς και παραγωγής προβλέψεων, προσθέτει αναφέροντας ως παραδείγματα χρήσης τέτοιων τεχνολογιών την αυτόματη συλλογή τιμολογίων προμηθευτών από Microsoft Outlook, την εξαγωγή και επικύρωση δεδομένων και τη καταχώρηση στο ERP, την αυτόματη ενημέρωση εισερχομένων πληρωμών από αντίγραφα κίνησης τραπεζικού λογαριασμού, τη λύση αυτοματισμού record-to-report που αυτοματοποιεί και ενορχηστρώνει όλες τις φάσεις της διαδικασίας οικονομικού κλεισίματος και τη χρήση μοντέλων μηχανικής εκμάθησης ώστε να προβλεφθεί το πότε οι πελάτες θα πληρώσουν τα τιμολόγιά τους και να διαμορφωθεί καλύτερη εικόνα για τις μελλοντικές ταμειακές ροές.
Κατά την άποψή μου, η ακρίβεια στον προβλεπτικό παράγοντα συνιστά το σημείο-κλειδί μιας προσοδοφόρας επιχείρησης, σχολιάζει ο Κωνσταντίνος Σιαμπανης, τονίζοντας πως όσο πιο μακριά και καθαρά βλέπει μια επιχείρηση τόσο καλυτέρα θωρακίζεται έναντι σε απρόβλεπτους και αστάθμητους παράγοντες. Σύμφωνα με την έρευνα State of RPA, τα αποτελέσματα της οποίας ανακοινώθηκαν από τη Robocorp, κορυφαίο πάροχο ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών Gen2 (RPA), το 67% των ερωτηθέντων επένδυσαν στην τεχνολογία την περασμένη χρονιά ενώ η επένδυση σε τεχνολογία RPA το επόμενο έτος συγκαταλέγεται στα σχέδια του 81% αυτών.
Αναφορικά με τα πλεονεκτήματα από τη χρήση RPA, οι συμμετέχοντες στην έρευνα υπογράμμισαν, μεταξύ άλλων, την ταχύτητα ολοκλήρωσης εργασιών (35%), τη δυνατότητα χειρισμού επαναλαμβανόμενων εργασιών (30%) και την ακρίβεια που προσφέρεται στην ολοκλήρωση της εργασίας (26%). Στους λόγους επένδυσης και χρήσης RPA οι ερωτηθέντες επεσήμαναν την ικανότητα προσαρμογής της τρέχουσας τεχνολογίας για την κάλυψη των εξελισσόμενων αναγκών (34%) και την ικανότητα κλιμάκωσης και κάλυψης των εξελισσόμενων αναγκών επεξεργασίας (22%). Για το 33% των ερωτηθέντων ο πρωταρχικός λόγος εταιρικής επένδυσης σε περισσότερα RPA είναι η βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών. Όπως επιβεβαιώνει πρόσφατη μελέτη της Oracle, οι οργανισμοί που υιοθετούν την τεχνητή νοημοσύνη και άλλες αναδυόμενες τεχνολογίες στη διαχείριση των χρηματοοικονομικών και των επιχειρησιακών τους λειτουργιών έχουν σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, μειώνουν τα λειτουργικά τους κόστη και αυξάνουν τα ετήσια κέρδη τους κατά 80% ταχύτερα, σε σχέση με όσους δεν επενδύουν σε νέες τεχνολογίες, μας πληροφορεί ο Νίκος Κοντόπουλος.
Κορυφαίες λύσεις στην αυτοματοποίηση διαδικασιών του λογιστηρίου και της οικονομικής διοίκησης
Απαραίτητο βήμα για την αποδοτικότερη αξιοποίηση των RPA/AI στη λειτουργία ενός οργανισμού συνιστά η βελτιστοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών, δηλώνει στο Finance Pro ο Αλέξανδρος Γιαννακούρος, σημειώνοντας πως αυτές επανασχεδιάζονται και αξιολογείται η απόδοση τους με κύρια κριτήρια τον χρόνο και το κόστος ενώ στη συνέχεια αναγνωρίζονται εκείνα τα σημεία της διαδικασίας στα οποία η ανθρώπινη παρέμβαση μπορεί να ελαχιστοποιηθεί ή να εκμηδενιστεί, αντικαθιστώντας επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες εργασίες από bots (RPA) και ενσωματώνοντας ΑΙ στα σημεία λήψης αποφάσεων. Στα προφανή και σημαντικά οφέλη συγκαταλέγονται η μείωση του χρόνου και του κόστους ολοκλήρωσης μιας διαδικασίας, η ελαχιστοποίηση των ανθρώπινων λαθών, ο γρηγορότερος εντοπισμός των κινδύνων, η έγκαιρη λήψη των αποφάσεων και η ορθολογικότερη κατανομή ανθρώπινων πόρων σε εργασίες που απαιτούν εμπειρία και επάρκεια, προσθέτει. Η οικονομική καρδιά της σύγχρονης επιχείρησης αναμφισβήτητα χτυπάει στο λογιστήριο, τμήμα το οποίο, παραδοσιακά στην Ελλάδα, αναλώνει την συντριπτική πλειοψηφία των πόρων του στην καταχώρηση και τακτοποίηση των λογιστικών βιβλίων, μας εξηγεί ο Θωμάς Μπόνες, Chief Executive Officer στη Primer Software P.C. ενώ όπως αναφέρει ο William Drakos, Managing Director στην IMPACT, διαχρονικά η αυτοματοποίηση του λογιστηρίου των επιχειρήσεων σχετίζεται άμεσα με την αυτοματοποίηση διαδικασιών ρουτίνας που συνήθως γίνονταν χειροκίνητα, όπως η καταχώρηση τιμολογίων προμηθευτών ή η αποστολή τιμολογίων προς πελάτες.
Στο εξωτερικό, όλες οι καταχωρήσεις πραγματοποιούνται με αυτόματο τρόπο και οι λογιστές/οικονομολόγοι αφοσιώνονται στην ερμηνεία των οικονομικών δεδομένων και τη χάραξη οικονομικών διαδρομών για την τρέχουσα και μελλοντική ευημερία της επιχείρησης, επισημαίνει ο Θωμάς Μπόνες, τονίζοντας πως στη χώρα μας, μεγάλο βήμα προς αυτήν την κατεύθυνση υπήρξε ο θεσμός του MyData και των ηλεκτρονικών βιβλίων, ο οποίος αναμένεται σύντομα να μας οδηγήσει στα μονοπάτια των οικονομικών υπηρεσιών του εξωτερικού. Η τεχνητή νοημοσύνη θα διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στο μέλλον, καθώς με την ολοκλήρωση του κυκλώματος των λογιστικών εγγραφών και την παραγωγή οικονομικών αποτελεσμάτων μέσα από ανάλυση μεγάλου όγκου δεδομένων θα οδηγήσει τις επιχειρήσεις σε ασφαλέστερα οικονομικά μονοπάτια, σχολιάζει. Σύμφωνα με την Ελένη Παπαϊωάννου, μέσω της αξιοποίησης της τεχνητής νοημοσύνης, επιτρέπεται στους οργανισμούς να βελτιστοποιήσουν λειτουργίες και διαδικασίες, εξοικονομώντας πόρους, αναπτύσσοντας νέες δεξιότητες, βελτιώνοντας εμπειρίες χρηστών, γεφυρώνοντας τα κενά στις ροές εργασίας, και τελικά μεγιστοποιώντας τα οικονομικά αποτελέσματα. Από προσωπική εμπειρία στον όμιλο Qualco, το RPA και το ΑΙ συμβάλλουν καθοριστικά στην αύξηση της παραγωγικότητας, ενώ τα day-to-day tasks μας διεκπεραιώνονται από εργαλεία αυτοματισμού με ενσωματωμένες δυνατότητες risk management, αναφέρει ο Νίκος Κοντόπουλος, Group CFO του Ομίλου Qualco, υπογραμμίζοντας πως οι νέες αυτές τεχνολογίες έχουν κυριολεκτικά μετασχηματίσει την εργασιακή καθημερινότητα του ομίλου τα τελευταία χρόνια, βελτιστοποιώντας σημαντικά τόσο τις χρηματοοικονομικές διαδικασίες όσο και το διαθέσιμο χρόνο για λήψη στρατηγικών αποφάσεων.
Tεχνολογίες ΑΙ που βοηθούν στην καλύτερη αντιστοίχιση δεδομένων στα στοιχεία του τιμολογίου ή υπηρεσίες που σχετίζονται με την τιμολόγηση είναι οι ηλεκτρονικές πληρωμές ή η εύκολη χρηματοδότηση (invoice financing), τάσεις που θα δούμε σίγουρα τα επόμενα χρόνια να χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις και ειδικά την οικονομική διεύθυνση, προσθέτει ο William Drakos επισημαίνοντας πως η IMPACT, κορυφαίος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης και πλέον μέλος του ομίλου SoftOne, παραμένει πιστή στο όραμα της, τη δημιουργία της μεγαλύτερης ηλεκτρονικά διασυνδεδεμένης κοινότητας επιχειρήσεων που θα μπορούν να διενεργούν ηλεκτρονικά όλες τις εμπορικές συναλλαγές τους παρέχοντας τεχνολογίες EDI, e-payment και invoice. Το μέλλον του κλάδου προοιωνίζεται ενδιαφέρον, οι δε εργαζόμενοι θα εκπαιδευτούν σε ένα καινούργιο τοπίο που θα μεταμορφώσει τον τρόπο που οι επιχειρηματίες λαμβάνουν επιχειρηματικές αποφάσεις, εκτιμά ο Θωμάς Μπόνες.