Η ύπαρξη και εφαρμογή συγκεκριμένης και αξιόπιστης διαδικασίας κατάρτισης οικονομικών καταστάσεων μιας εταιρείας (σε ατομικό επίπεδο και σε επίπεδο ομίλου, αν υφίσταται υποχρέωση κατάρτισης ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων) είναι βασική προϋπόθεση στην οποία στηρίζονται πρωτίστως οι καταρτίζουσες λογιστικές και οικονομικές υπηρεσίες, αλλά και η διοίκηση της εταιρείας (εκτελεστική διοίκηση και ΔΣ). Ιδιαίτερα η Επιτροπή Ελέγχου, ως μία από τις βασικότερες αρμοδιότητες έχει την εποπτεία επί της αξιοπιστίας των οικονομικών καταστάσεων, με συνέπεια να ασκεί τη σχετική επιρροή και συμβουλευτική γνώμη, άμεσα ως ΔΣ ή/και έμμεσα, μέσω της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου ή/και της Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων.
Περαιτέρω όμως, το θέμα ‘Διαδικασία Κατάρτισης οικονομικών Καταστάσεων’ γίνεται ιδιαίτερα επίκαιρο, δεδομένης της υποχρέωσης για τις εισηγμένες στο ΧΑΑ εταιρείες, ως προς την αξιολόγηση της επάρκειας και αποτελεσματικότητας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ) τους, βάσει των διατάξεων του ν.4706/2020 και των σχετικών αποφάσεων της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς (ΕΚ). Προς τούτο, η Επιτροπή Λογιστικής Τυποποίησης και Ελέγχων (ΕΛΤΕ) εξέδωσε και δημοσιοποίησε το Ελεγκτικό Πλαίσιο διενέργειας αυτής της αξιολόγησης, όπου αναφέρει καταρχήν ότι η ανεξάρτητη αξιολόγηση της επάρκειας και αποτελεσματικότητας του ΣΕΕ διενεργείται σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Εργασιών Διασφάλισης («ΔΠΕΔ») 3000 «Έργα Διασφάλισης πέραν του Ελέγχου …». Το ‘Πρόγραμμα Εργασιών Διασφάλισης’ περιλαμβάνει τις διαδικασίες που διενεργούνται στο πλαίσιο των κατευθυντηρίων οδηγιών που περιλαμβάνονται στην Απόφαση 1/891/30.09.2020 του ΔΣ της ΕΚ, όπως ισχύει, αναφορικά με τα αντικείμενα της αξιολόγησης του ΣΕΕ.
Οι διαδικασίες του Προγράμματος αυτού εξειδικεύουν τους πέντε (5) πυλώνες των κατευθυντηρίων οδηγιών της απόφασης που είναι (α) Περιβάλλον Ελέγχου (Control Environment), (β) Διαχείριση Κινδύνων (Risk Management), (γ) Ελεγκτικοί Μηχανισμοί και Δικλίδες (Control Activities), (δ) Σύστημα Πληροφόρησης και Επικοινωνίας (Information and Communication) και (ε) Παρακολούθηση του ΣΕΕ (Monitoring).
Στα αναφερόμενα ως βήματα επιβεβαίωσης/ελέγχου των ανεξάρτητων αξιολογητών στο ΣΕΕ, ενδεικτικά περιλαμβάνονται: ‘..Σχετικά με τη διαδικασία κλεισίματος περιόδου και σύνταξης οικονομικών καταστάσεων: Επιβεβαιώστε ότι έχουν καθοριστεί τα παρακάτω: i. Οργανόγραμμα ΔΟΥ, ii. Περιγραφή ρόλων με συγκεκριμένα άτομα και καθήκοντα στη διαδικασία κλεισίματος περιόδου και σύνταξης οικονομικών καταστάσεων και ποιος είναι υπεύθυνος για την επισκόπηση και έγκριση των ενεργειών iii. Εγχειρίδιο κατάρτισης χρηματοοικονομικών καταστάσεων. Εξετάστε ότι η σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων γίνεται με την διαδικασία που ορίζεται στο σχετικό εγχειρίδιο..’
Υπάρχουν όμως και άλλα σημεία που αφορούν την αξιολόγηση του ΣΕΕ και εμπλέκονται – άμεσα πολλές φορές – οι οικονομικές υπηρεσίες, όπως για παράδειγμα: ‘..Πολιτική και διαδικασία για την πρόληψη και καταστολή νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες, Διαδικασία Κατάρτισης μη Χρηματοοικονομικών Καταστάσεων, Διαδικασία Κατάρτισης Έκθεσης Βιώσιμής Ανάπτυξης, Πολιτικές και διαδικασίες που καλύπτουν τη Διακυβέρνηση των πληροφοριακών συστημάτων και την Ασφάλεια των πληροφοριών..΄
Σημειωτέον ότι η πρώτη Αξιολόγηση του ΣΕΕ πρέπει να έχει ολοκληρωθεί έως την 31η Μαρτίου 2023, με ημερομηνία αναφοράς την 31η Δεκεμβρίου 2022, δεν αναμένεται να δοθεί παράταση (σύμφωνα με τη Διοίκηση της ΕΚ) και δεν έχουν θεσμοθετηθεί κυρώσεις για θέματα ουσίας. Σημαντικά αναφοράς είναι τα σημεία (α) πέραν της υποβολής αναλυτικής έκθεσης από τον αξιολογητή προς τη διοίκηση της εταιρείας, θα υποβάλλεται και συνοπτική έκθεση με τα βασικά ευρήματα προς την ΕΚ και (β) το ευρύ κοινό, δηλαδή και μέτοχοι, υφιστάμενοι και δυνητικοί, θα μπορούν να γίνονται γνώστες πληροφοριών περί αδυναμιών. Βεβαίως η διάχυση της πληροφορίας είναι – τουλάχιστον μεσομακροπρόθεσμα – υπέρ της βελτίωσης λειτουργίας των εταιρειών.
Τέλος, ο γράφων στο βιβλίο του ‘Πολιτικές και Διαδικασίες: Εργαλείο οργάνωσης και Ελέγχου’ (Αθήνα 2004), είχε περιλάβει και διαδικασίες για ‘Εργασίες Τέλους Χρήσεως’ και ‘κατάρτιση Οικονομικών Καταστάσεων’.