Η εξέλιξη του αυτοματισμού στο finance: Κορυφαίες λύσεις ERP & RPA

Το ERP εμπλουτίζεται με ρομπότ λογισμικού, εξοικονομώντας χρόνο, περιορίζοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων, μειώνοντας το κόστος και αυξάνοντας την παραγωγικότητα.

Οι λύσεις Enterprise Resource Planning (ERP) έχουν καθιερωθεί ως βασικό εργαλείο κάθε επιχείρησης, απαραίτητο για κάθε λειτουργία του οργανισμού. Πλέον, προκειμένου να ανταποκριθούν σε νέες ανάγκες, αλλά και στο πλαίσιο της εξέλιξής τους, τα συστήματα ERP εμπλουτίζονται με όλο και περισσότερα εργαλεία στην κατεύθυνση του αυτοματισμού. Αυτό οδηγεί, από τη μια πλευρά, σε ανησυχία για πιθανή αντικατάσταση ανθρώπων και άρα απώλεια πολύτιμων θέσεων εργασίας. Από την άλλη πλευρά όμως, δημιουργεί την ελπίδα ότι θα απελευθερωθούν εργατοώρες από τις επαναληπτικές διαδικασίες, ώστε να διοχετευθεί ο κερδισμένος χρόνος σε δραστηριότητες μεγαλύτερης αξίας και, άρα, σε εξέλιξη των ίδιων των εργαζομένων.

Η οικονομική διεύθυνση μιας εταιρείας είναι από τα προσφορότερα πεδία εφαρμογής της ψηφιακής τεχνολογίας αιχμής, καθώς χαρακτηρίζεται από μεγάλο όγκο πληροφορίας και δεδομένων, ανάγκη για ακρίβεια πρόβλεψης και ανάλυσης, επαναλαμβανόμενες εργασίες, αλλά και μεγαλύτερη ευαλωτότητα στον κίνδυνο του ανθρώπινου λάθους. Εκτός από πρόσφορο πεδίο, λοιπόν, είναι και απαιτητικό. Κατά συνέπεια, μπορεί να αποτελέσει όχι μόνο πιλότο, αλλά και θεμέλιο για τον περαιτέρω ψηφιακό μετασχηματισμό ολόκληρης της εταιρείας, αναβαθμίζοντας, κατά τη διαδικασία, τον ρόλο της οικονομικής διεύθυνσης.

Ο αυτοματισμός των διαδικασιών στο οικονομικό τμήμα προχωρά γοργά τα τελευταία χρόνια και οι αλλαγές γίνονται όλο και πιο μεγάλες, όλο και πιο γρήγορα. Δεδομένης της νευραλγικής θέσης του finance σε έναν οργανισμό, θελήσαμε να ανακαλύψουμε αφ’ ενός πόσο έχει εξελιχθεί ψηφιακά και αφ’ ετέρου, σε ποιόν βαθμό μπορεί να υποστηρίξει τον ψηφιακό μετασχηματισμό ολόκληρης της εταιρείας.

Η ζήτηση υπαγορεύει τις αλλαγές στον αυτοματισμό διαδικασιών
Ο Γιώργος Καμτσιώρας, Business Development Executive στη SAP Hellas, μάς εξηγεί ότι «η αυτοματοποίηση διαδικασιών έχει εξελιχθεί και προχωρήσει ταχύτατα σε τρεις άξονες:

• Πρώτον, σε επίπεδο κατανόησης και σχεδιασμού από τη μεριά του οικονομικού τμήματος, ως τεχνολογία απαραίτητη και δομική στα business case μετασχηματισμού.
• Δεύτερον, σε επίπεδο εργαλείων και τεχνολογίας, υπάρχει πλέον πληθώρα επιλογών και μεγάλο εύρος δυνατοτήτων.
• Τρίτον, στο επίπεδο σεναρίων χρήσης του αυτοματισμού, παρατηρούμε αύξηση στο είδος των διαδικασιών που μπορούν να αυτοματοποιηθούν, αύξηση στο πλήθος των δεδομένων που απαιτούνται και αύξηση στο εύρος των συστημάτων που χρειάζεται να συμμετάσχουν.

Οι αλλαγές που έρχονται σχετικά με τον αυτοματισμό διαδικασιών είναι αποτέλεσμα της ζήτησης από τους πελάτες μας παγκοσμίως και μπορούν να χωριστούν πάλι σε τρεις περιοχές:

• Πρώτον, στην ανάγκη ορισμού, παρακολούθησης και ανάλυσης της εκτέλεσης όλων των διαδικασιών της εταιρείας, ώστε να εντοπίζονται γρήγορα νέες διαδικασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Το νέο σε αυτή την περιοχή είναι η δυνατότητα το λογισμικό διαχείρισης με τη χρήση τεχνητής νοημοσύνης να προτείνει αυτόματα νέες διαδικασίες ή να επενεργεί επί της εκτέλεσης μιας διαδικασίας που έχει καθυστερήσει. Η λύση SAP Signavio καλύπτει αυτή την περιοχή και, σε έκδοση BETA, δοκιμάζεται η χρήση της τεχνητής νοημοσύνης.
• Δεύτερον, στην προειδοποίηση του χρήστη όταν μια διαδικασία προβλέπεται από τη χρήση τεχνητής νοημοσύνης ότι πρόκειται να αντιμετωπίσει πρόβλημα, καθυστέρηση, ή τη λήψη απόφασης από τον χρήστη. Η πλατφόρμα SAP S/4 HANA καλύπτει αυτή την περιοχή.
• Τρίτον, στην εύκολη, γρήγορη και στη χωρίς χρήση κώδικα υλοποίηση των αυτοματισμών επί των διαδικασιών. Η λύση SAP Build προσφέρει αυτά τα εργαλεία, τόσο για SAP, όσο και για μη SAP συστήματα.

Τέλος, βάσει της εμπειρίας μας, μπορούμε με βεβαιότητα να πούμε πως τα τμήματα οικονομικής διαχείρισης είναι εκείνα που στηρίζουν τον ψηφιακό μετασχηματισμό ολόκληρης της εταιρείας, διότι:

• Πρώτα από όλα τα τμήματα καταλαβαίνουν και την ανάγκη και την υπεραξία αυτών των λύσεων,
• Αποτελούν συνήθως τον ισχυρότερο σύμμαχο στην προώθηση τέτοιων έργων και τον ένθερμο υποστηρικτή εντός του οργανισμού, δείχνοντας τον δρόμο και το όφελος της προσπάθειας,
• Τέλος, διαχειρίζονται και εγκρίνουν τη χρηματοδότηση αυτών των έργων».

Τα οικονομικά τμήματα μπορούν να στηρίξουν τη λήψη αποφάσεων
«Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών του τμήματος finance έχει σημειώσει σημαντική πρόοδο τα τελευταία χρόνια, κυρίως λόγω της προόδου της τεχνολογίας και της αυξημένης ζήτησης για αποτελεσματικές και ακριβείς οικονομικές πληροφορίες». Έτσι υποστηρίζει ο Αργύρης Καρατράντος, CTO της Real Consulting, ο οποίος συμπληρώνει ότι «η εισαγωγή και εξέλιξη του cloud computing, της τεχνητής νοημοσύνης (artificial intelligence) και της προηγμένης ανάλυσης δεδομένων, έδωσε τη δυνατότητα για βελτιστοποιήσεις σε ευρύ φάσμα παραδοσιακών οικονομικών διαδικασιών, όπως:

• Οι απαιτήσεις και υποχρεώσεις των οργανισμών (receivables/payables),
• Ο λογισμός των οικονομικών μεγεθών και οι προβλέψεις τους (accrual accounting),
• Η προβλέψεις ρευστότητας (cash flow forecasting),
• Η μισθοδοσία.

Στο εγγύς μέλλον, η χρήση αλγορίθμων μηχανικής μάθησης (machine learning) θα συνεχίσει να βελτιώνει την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα, ενώ η τεχνολογία blockchain μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ασφαλή αποθήκευση και παρακολούθηση οικονομικών συναλλαγών.

Τα οικονομικά τμήματα, αξιοποιώντας τις ψηφιακές τεχνολογίες και αυτοματοποιώντας βασικές διαδικασίες, μπορούν να παρέχουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για τις οικονομικές επιδόσεις της επιχείρησης, να υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και να συνεισφέρουν στη βελτίωση της συνολικής απόδοσης των οργανισμών. Επιπρόσθετα, μπορούν να συνεργαστούν στενά με άλλα τμήματα για να εντοπίσουν ευκαιρίες για ψηφιοποίηση, όπως η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή η αυτοματοποίηση των διαδικασιών προμηθειών.

Συμπερασματικά, τα οικονομικά τμήματα είναι έτοιμα να πρωταγωνιστήσουν στον ψηφιακό μετασχηματισμό, αξιοποιώντας την τεχνογνωσία τους στις χρηματοοικονομικές λειτουργίες και την τεχνολογία, ώστε να προωθήσουν την αποτελεσματικότητα και την ανάπτυξη σε ολόκληρο τον οργανισμό».

Ο αυτοματισμός κάνει την εταιρεία πιο ανταγωνιστική
Σύμφωνα με τον Δημήτριο Μανούσο, CEO στην Ergoman Group of Companies, «ο αυτοματισμός των διαδικασιών του οικονομικού τμήματος έχει προχωρήσει αρκετά, ειδικά τα τελευταία 5 χρόνια και εντάσσεται στη στρατηγική ψηφιακής μετάβασης και μετασχηματισμού κάθε οργανισμού που θέλει να «τρέξει» μπροστά από τις εξελίξεις. Οι σχετικές τεχνολογίες αυτοματισμού της οικονομικής διοίκησης προσφέρουν μείωση του χρόνου και του κόστους ολοκλήρωσης μιας διαδικασίας, ελαχιστοποίηση των ανθρώπινων λαθών και γρηγορότερο εντοπισμό των κινδύνων, κάνοντας έτσι τις εταιρείες πιο ανταγωνιστικές.

Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών και ιδιαίτερα οι ρομποτικές διαδικασίες, συνδυαζόμενες με άλλες καινοτόμες τεχνολογίες μετασχηματισμού, όπως η τεχνητή νοημοσύνη, η μηχανική μάθηση και η ανάλυση μεγάλων δεδομένων, μετασχηματίζουν τα οικονομικά τμήματα, συμβάλλοντας στον εντοπισμό των τάσεων, τη λήψη γρηγορότερων και σωστότερων οικονομικών αποφάσεων και αυτό συμβάλλει αποφασιστικά στη βιώσιμη ανάπτυξη».

Στρατηγικό κέντρο της επιχείρησης η οικονομική διεύθυνση
«Οι οικονομικές διευθύνσεις πλέον μπορούν να διαμορφώνουν ενεργητικά τον τρόπο με τον οποίο ανταποκρίνονται στις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν στο συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρησιακό πεδίο, με την υιοθέτηση σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων που τους επιτρέπουν την έγκαιρη επεξεργασία και παραγωγή πληροφοριών, τους παρέχουν ευελιξία προσαρμογής στο σύνθετο κανονιστικό πλαίσιο, αλλά και δυνατότητα να εφαρμόζουν αναβαθμισμένες ελεγκτικές διαδικασίες». Αυτό αναφέρει ο Στέλιος Παπανδρέου, Enterprise Solutions Director στη SingularLogic, για να προσθέσει ότι «οι λύσεις αυτές υποστηρίζουν τη μετάβαση των επιχειρήσεων στην εποχή του Intelligent Enterprise και αναγνωρίζουν τον ρόλο της οικονομικής διεύθυνσης ως ένα από τα στρατηγικά κέντρα της επιχείρησης, που επηρεάζει τον ευρύτερο επιχειρησιακό μετασχηματισμό, παρέχοντας ευρύ πλαίσιο αυτοματοποίησης διαδικασιών, βελτιωμένη ακρίβεια και ελαχιστοποίηση των χειροκίνητων εργασιών, που ισχυροποιούν την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας της. Επιπρόσθετα, το cloud και οι σύγχρονες πρακτικές διαλειτουργικότητας μεταξύ εφαρμογών, σε συνδυασμό με τις δυνατότητες των σύγχρονων λύσεων, επιτρέπουν την απρόσκοπτη διάχυση της πληροφορίας, ενισχύουν τη συνεργασία και δημιουργούν πρόσθετες ευκαιρίες αυτοματοποίησης.

Μέσα από την εμπειρία μας, τις τεχνολογίες που αξιοποιούμε και αναπτύσσουμε και τη συνεργασία με τους πελάτες μας, διακρίνουμε ότι ολοένα και περισσότερες οικονομικές διευθύνσεις υιοθετούν εφαρμοσμένες πρακτικές ολοκληρωμένων και αυτοματοποιημένων διαδικασιών, με λύσεις όπως SAP S/4HANA και ServiceNow, τις οποίες υποστηρίζουμε και αξιοποιούμε στη SingularLogic για τους πελάτες μας. Επίσης, υπάρχει σαφής τάση από τους μεγάλους οργανισμούς να αναζητούν λύσεις που ενσωματώνουν τις πλέον σύγχρονες υπολογιστικές μεθόδους, όπως data analytics, artificial intelligence και machine learning στις διαδικασίες του finance, καθώς αυτοματοποιούν την ανάλυση των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, ενισχύουν την αποδοτικότητα, παρέχουν βελτιωμένες δυνατότητες πρόβλεψης των οικονομικών μεγεθών και ισχυροποιούν τους μηχανισμούς λήψης αποφάσεων για τη διαμόρφωση και την υλοποίηση της στρατηγικής τους».

Με μικρά βήματα ξεκινά ο ψηφιακός μετασχηματισμός
«Η οικονομική διεύθυνση αποτελεί βασικό μοχλό προόδου και αλλαγής στον επιχειρηματικό κόσμο», δηλώνει η Μαρία Πεδουλάκη, CFO της SoftOne Group και συνεχίζει: «Διαδικασίες και εργασίες όπως η λογιστική, οι προϋπολογισμοί, οι προβλέψεις και οι αναφορές, είναι πλέον αυτοματοποιημένες, συμβάλλοντας στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας των επιχειρήσεων. Ο αυτοματισμός οδηγεί στον εξορθολογισμό των δραστηριοτήτων των επιχειρήσεων, στη μείωση του κόστους, στη βελτίωση της ακρίβειας των δεδομένων και τελικά στην αύξηση της αποτελεσματικότητας. Πάνω από όλα όμως, ο αυτοματισμός επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μειώσουν τη χειρωνακτική εργασία και κατ’ επέκταση να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα. Tο οικονομικό τμήμα γίνεται το κύριο σημείο αναφοράς του ψηφιακού μετασχηματισμού, εντοπίζοντας αρχικά τις περιοχές προς αυτοματοποίηση, οι οποίες στη συνέχεια επηρεάζουν όλη την εταιρεία, απαιτώντας τη συνεργασία όλων των τμημάτων.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός ξεκινάει πάντα με απλά, μικρά βήματα, με ψηφιακές λύσεις που περιλαμβάνουν τη χρήση τεχνητής νοημοσύνης, της μηχανικής μάθησης και της ρομποτικής αυτοματοποίησης διαδικασιών, για την περαιτέρω αυτοματοποίηση των εργασιών. Ο Όμιλος SoftOne, ηγέτης στον ψηφιακό μετασχηματισμό, παρέχει μια σειρά από λύσεις, οι οποίες οδηγούν βήμα-βήμα, εύκολα και με άμεσα αποτελέσματα στον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων (e-Invoicing, EDI, myData, reconciliation, embedded finance, forecasting techniques, reports κ.ά.)».

Citius, Altius, Fortius, το σύνθημα του RPA
Εντυπωσιακά είναι τα ευρήματα σχετικά με τις εξελίξεις στο μέτωπο της αγοράς RPA (Robot Process Automation). Οι αριθμοί ζαλίζουν:

Τα πιο πρόσφατα στοιχεία της Future Market Insights (FMI), τοποθετούν την αξία της αγοράς RPA το 2022 στα 2,6 δισ. δολάρια, με πρόβλεψη για 24,6 δισ. δολάρια ως το 2033 και CAGR 22,8% από το 2023 ως το 2033. Μάλιστα, η FMI συγκρίνει αυτήν την πρόβλεψη με το ιστορικό στοιχείο του σύνθετου ρυθμού ετήσιας ανάπτυξης 20,7%, της περιόδου 2018-2022.

Σύμφωνα με τα δεδομένα, οι ΗΠΑ κυριάρχησαν το 2022 στην παγκόσμια αγορά RPA με μερίδιο 12,3% και ακολουθεί η Γερμανία με 10,8%. Το συνολικό μερίδιο στη Βόρεια Αμερική ανέρχεται σε 27,3%, ανάπτυξη που αποδίδεται κυρίως στην αυξανόμενη τάση προς τις λύσεις αυτοματισμού και τις τεχνολογίες process management των κρατικών υπηρεσιών και των επιχειρήσεων στη Βόρεια Αμερική, ενώ παρατηρείται αυξανόμενη χρήση RPA και από τις ΜμΕ. Σήμερα, η αγορά RPA αποτελεί το 38,9% της αγοράς αυτοματισμού IT.

Η Forrester υπολογίζει ότι η αγορά RPA θα έχει φθάσει σε αξία τα 22 δισ. δολάρια ως το 2025 (στοιχεία Φεβρουαρίου 2022), ενώ η Gartner προβλέπει ότι η παγκόσμια αγορά RPA θα σημειώσει διψήφια ετήσια ανάπτυξη το 2023, της τάξεως του 17,5%.

Τί είναι όμως το RPA και τί κάνει για μάς;
«Το RPA είναι τεχνολογία που κερδίζει ραγδαία έλξη στον επιχειρηματικό κόσμο. Πρόκειται για μορφή αυτοματισμού που χρησιμοποιεί ρομπότ λογισμικού για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών», περιγράφει η Μαρία Πεδουλάκη και εξηγεί: «Συνήθως ενσωματώνεται στο ERP μιας επιχείρησης, επιτρέποντας την αυτοματοποίηση χειροκίνητων, επαναλαμβανόμενων και χρονοβόρων εργασιών, όπως η εισαγωγή/εξαγωγή δεδομένων και η επικύρωση αυτών. Χρησιμοποιείται ακόμα στην επεξεργασία τιμολογίων, παραγγελιών και άλλων εγγράφων, στην επεξεργασία οικονομικών συναλλαγών, όπως πληρωμές, τιμολόγια κ.ά., στη δημιουργία αναφορών και ανάλυση δεδομένων, αλλά και στο reconciliation.

Όπως είναι κατανοητό, το RPA βοηθάει στη μείωση των σφαλμάτων, στη βελτίωση της ακρίβειας και στην επιτάχυνση πολλών διαδικασιών της οικονομικής διεύθυνσης, απελευθερώνοντας τους υπαλλήλους και βοηθώντας τους να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας. Αν μη τι άλλο, επιταχύνει τον ψηφιακό μετασχηματισμό, εξορθολογίζοντας τις διαδικασίες, μειώνοντας το κόστος και βελτιώνοντας τελικά την εξυπηρέτηση του πελάτη (εσωτερικού ή εξωτερικού)».

Το RPA υποστηρίζει τις στρατηγικές προτεραιότητες των επιχειρήσεων
Σύμφωνα με την Deloitte, οι πλατφόρμες RPA μιμούνται τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρούν οι άνθρωποι με τους υπολογιστές και η ομορφιά τους έγκειται στην απλότητά τους, καθώς συνήθως χαρακτηρίζονται από χαμηλό κόστος και εύκολη εφαρμογή. Η 3η ετήσια παγκόσμια έκθεση RPA της εταιρείας μελέτησε τις απαντήσεις περισσοτέρων από 400 στελέχη.
Ως κορυφαίες στρατηγικές προτεραιότητες, η έρευνα ξεχώρισε τις εξής:
1) Επικέντρωση στη συνεχή βελτίωση (35%)
2) Αυξημένο επίπεδο αυτοματισμού (24%)
3) Ανάπτυξη ικανοτήτων ανάλυσης (17%).

Δεδομένης της μεγάλης επίδρασης του RPA σε αυτά τα πεδία, η συνεχιζόμενη διάδοσή του δεν εκπλήσσει. Προκειμένου να μεγιστοποιηθεί η επίδραση του RPA, η έρευνα προκρίνει τρία βήματα: τολμηρή φιλοδοξία, οικοδόμηση γερής βάσης και γρήγορες αλλαγές.

Το 2016, μόλις 15% των ερωτηθέντων ανέφερε ότι το πρόγραμμα RPA τους εντασσόταν σε ευρύτερη εταιρική πρωτοβουλία, ενώ το 2017, το ποσοστό είχε ανεβεί στο 64%.

Ως προς τα οφέλη από τη χρήση RPA, η πλειοψηφία (86%) δήλωσε ότι ικανοποιήθηκαν ή ξεπεράστηκαν οι προσδοκίες της για τη βελτίωση παραγωγικότητας, ενώ άλλα οφέλη που καταγράφηκαν ήταν η βελτιωμένη συμμόρφωση, η βελτιωμένη ποιότητα/ακρίβεια, η δυνατότητα εργασίας 24/7 και η μείωση κόστους.

Ως κορυφαίες προκλήσεις για όσους εφάρμοσαν RPA σε μεγάλη κλίμακα, αναδείχθηκαν οι εξής:
1) Τυποποίηση διαδικασιών
2) Αποδοχή και στήριξη από το ΙΤ
3) Ενσωμάτωση και ευελιξία της λύσης
4) Αποδοχή και προσδοκίες των stakeholders
5) Επίδραση στους υπαλλήλους.

Η έρευνα σημείωσε ότι οι πρωτοπόροι του RPA λειτουργούν με agile προσέγγιση, λαμβάνοντας γρήγορα αποφάσεις και προχωρώντας κατευθείαν στο επόμενο στάδιο. Ο φόβος τους για αποτυχία μειώνεται, από τη στιγμή που γνωρίζουν πως ό,τι πρόβημα κι αν προκύψει, αυτό θα αντιμετωπιστεί γρήγορα κι έτσι είναι διατεθειμένοι να διεκπεραιώσουν σβέλτα τυχόν οργανωτικά εμπόδια.

Εξοικονόμηση χρόνου και ολοκλήρωση εργασιών χωρίς επίβλεψη
«Οι ανάγκες των οικονομικών υπηρεσιών, λόγω συνεργασιών με πολλούς business partners (πελάτες, προμηθευτές, εσωτερικά business units, δημόσιο) εντός και εκτός συνόρων, πολλαπλασιάζονται και καθιστούν απαραίτητη την ανάπτυξη μεθόδων και βέλτιστων πρακτικών, οι οποίες εξομαλύνουν τις διαδικασίες και ελαττώνουν τον χρόνο διεκπεραίωσης των tasks», υποστηρίζει ο Κωνσταντίνος Καρκαβίλλας, CFO της IT-Telesis. «Σε μεγάλο βαθμό, οι εργασίες αυτές καλύπτονται από κατάλληλη ανάπτυξη του ERP, επί παραδείγματι με workflows, όπου τα συνδεδεμένα tasks έχουν απόλυτο tracking και ιστορικότητα, ή με συνδέσεις εξωτερικών συστημάτων (APIs). Με την πάροδο των ετών, οι τομείς οικονομικών υπηρεσιών συνεργάζονται συχνά με τον τομέα μηχανογράφησης, με συνέπεια το χτίσιμο τεχνογνωσίας και συγκεκριμένων μεθοδολογιών που μπορούν να αξιοποιηθούν και από τους υπόλοιπους τομείς της επιχείρησης. Οι διαδικασίες ρομποτικής αυτοματοποίησης (RPA) βοηθούν σημαντικά στην ολοκλήρωση εργασιών χωρίς επίβλεψη με πολλαπλά οφέλη, όπως η χρήση εξοπλισμού (π.χ. server) σε ώρες μη αιχμής, αποθήκευση logs και εξατομικευμένα reports, ώστε να μπορούν οι χρήστες των ERP να αξιοποιήσουν τις πληροφορίες αποτελεσματικά. Με κατάλληλη παραμετροποίηση, είναι εφικτό να δημιουργούνται, μέσω RPA, ψηφιακά εσωτερικά έγγραφα, αιτήσεις προμήθειας, τιμολογήσεις, προετοιμασία λιστών πληρωμών, που έχουν ως συνεπακόλουθο την αύξηση της παραγωγικότητας και τη μείωση του κόστους.

Η οικονομική διεύθυνση αξιοποιεί όλο και πιο συχνά αυτά τα εργαλεία και αποτελεί πλέον αναπόσπαστο κομμάτι του ψηφιακού μετασχηματισμού ολόκληρης της εταιρείας, καθώς οι περισσότερες διαδικασίες (αγορών, πωλήσεων, κινήσεων αποθηκών κ.λπ.) οφείλουν να ενημερώνουν άμεσα, τόσο τις οικονομικές καταστάσεις, όσο και δείκτες (KPIs) των διευθύνσεων του οργανισμού».

Οι εντάσεως εργασίας διαδικασίες να μετατραπούν σε εντάσεως γνώσης
«Η χρήση τεχνολογιών RPA αυτοματοποιεί επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, με στόχο να εξαλειφθούν όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες με χαμηλή προστιθέμενη αξία. Επιπλέον, με τη χρήση μοντέλων μηχανικής μάθησης, δίνεται η δυνατότητα εκτέλεσης πιο σύνθετων εργασιών, καθώς και παραγωγής προβλέψεων», αναφέρει ο Δημήτριος Μανούσος και παραθέτει σχετικά παραδείγματα: «Η αυτόματη συλλογή των accounts payable, εξαγωγή, επικύρωση δεδομένων και καταχώρηση στο ERP, η αυτόματη ενημέρωση εισερχομένων πληρωμών, είναι χαρακτηριστικά παραδείγματα RPA, τα οποία οδηγούν σε νέα, σύγχρονα ψηφιακά λειτουργικά μοντέλα. Η Ergoman προσφέρει λύσεις σε πεδία όπως Financial Planning & Analysis, Scenario based Budgeting, Cash & Liquidity Prediction & Forecasting, Accounts Payable Automation, Data Analytics, βοηθώντας έτσι τους πελάτες της να απελευθερώσουν πολύτιμο χρόνο για το ανθρώπινο δυναμικό, ώστε να εστιάσει σε αναλύσεις και αποφάσεις, οι οποίες θα βοηθήσουν την επιχείρηση να βελτιώσει την απόδοσή της. Στόχος μας είναι, οι εντάσεως εργασίας διαδικασίες να μετατραπούν σε εντάσεως γνώσης».

Οι λύσεις RPA ενισχύουν την αξία των επιμέρους πληροφοριακών συστημάτων
«Ο όρος RPA εστιάζει κυρίως στην αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων και χρονοβόρων εργασιών, με στόχο την απελευθέρωση πόρων που θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν αποδοτικότερα, μέσα από δραστηριότητες που δημιουργούν μεγαλύτερη αξία», δηλώνει ο Στέλιος Παπανδρέου και προσθέτει: «Θα μπορούσα να παρομοιάσω το RPA ως την απάντηση σε εκείνο το πλήθος των μικρών ευκαιριών που μπορεί να εκμεταλλευτεί μία επιχείρηση, ώστε να κάνει εφαρμόσιμες αλλαγές στη λειτουργία της και να αυξήσει την παραγωγικότητά της.

Τέτοιου τύπου αυτοματισμοί είναι διαθέσιμοι στις σύγχρονες λύσεις, όπως για παράδειγμα στο SAP S/4HANA. Επίσης, οι κατασκευαστές των σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων, ενθαρρύνουν τους πελάτες τους να αναπτύσσουν RPA μηχανισμούς σύμφωνα με τις εξατομικευμένες ανάγκες τους, ενσωματώνοντας στις λύσεις τους τα κατάλληλα εργαλεία. Αυτό συμβαίνει γιατί οι RPA λύσεις ενισχύουν την αξία που δημιουργούν τα επιμέρους πληροφοριακά συστήματα, στις καθημερινές εργασίες μίας επιχείρησης. Έτσι, μέσα από απλές και εφαρμόσιμες πρακτικές που βελτιώνουν την παραγωγικότητα, περιορίζουν τα σφάλματα και, τελικά, μιλώντας για δεδομένα και διαδικασίες των οικονομικών υπηρεσιών, διασφαλίζεται η ακρίβεια, περιορίζονται οι κίνδυνοι και βελτιώνεται η ποιότητα των υπηρεσιών που προσφέρουν στον οργανισμό. Θεωρώ ότι η περαιτέρω αξιοποίηση των ERP συστημάτων με μηχανισμούς RPA, μπορεί να διαδραματίσει βασικό ρόλο στον ψηφιακό μετασχηματισμό του Finance, ενώ θα μπορούσα να το περιγράψω ως ένα από τα πιο ομαλά βήματα προς το operational excellence, όπου με τη βοήθεια της τεχνολογίας, συντελούν στον ευρύτερο επιχειρησιακό μετασχηματισμό ενός οργανισμού».

Αξιοπιστία, Ταχύτητα και Μεγάλη Κλίμακα, οι λέξεις-κλειδιά
Σύμφωνα με τον Γιώργο Καμτσιώρα, «συχνά ως υποκατάστατο των χειροκίνητων διεργασιών, το RPA ελαχιστοποιεί τα σφάλματα πληκτρολόγησης, επιταχύνει την εργασία και μειώνει το κόστος. Απελευθερώνει τους υπαλλήλους από καθημερινές, επαναλαμβανόμενες εργασίες και αξιοποιεί τις ανθρώπινες δεξιότητές τους.

Με την ανάθεση διαδικασιών χαμηλότερης αξίας σε RPA bot, η εταιρεία γίνεται πιο αποτελεσματική, επιτρέποντάς της να:

• Αυξήσει την παραγωγικότητα
• Αυτοματοποιήσει τις ροές εργασίας
• Εξαλείψει το ανθρώπινο λάθος
• Πετύχει χαμηλότερο κόστος εργασίας
• Βελτιώσει την επιχειρηματική ευελιξία.

Όλα αυτά τα αποτελέσματα συμβάλλουν στην επιτυχία της επιχείρησης, συμβάλλοντας στη βελτίωση της απόδοσης και στη μείωση του κόστους. Για την οικονομική διεύθυνση, το RPA επιταχύνει τον ψηφιακό μετασχηματισμό εκτελώντας καθημερινές επαναλαμβανόμενες διαδικασίες με αξιοπιστία, ταχύτητα και σε μεγάλη κλίμακα:

• Αξιοπιστία. Κάθε οικονομική κίνηση, επειδή παράγει οικονομικό αποτέλεσμα, απαιτεί την ύπαρξη σωστού περιβάλλοντος διακυβέρνησης. Σε αυτοματισμούς διαδικασιών, απαιτούνται υποδομές που παρέχουν μηχανισμούς ελέγχου, ανίχνευσης λαθών και έγκαιρης πληροφόρησης για τη διασφάλιση της αξιοπιστίας και της ιχνηλασιμότητας.
• Ταχύτητα. Πέρα από την εκτέλεση που προφανώς είναι ταχύτατη, ως μείζον θέμα αναδεικνύεται η ταχύτητα υλοποίησης και από μη τεχνικούς χρήστες.
• Μεγάλη κλίμακα. Δηλαδή τη δυνατότητα να έχουμε εύρος διαδικασιών και συστημάτων που συμμετέχουν».

Πεδίον δόξης λαμπρόν διαγράφεται, λοιπόν, στην τεχνολογία των αυτοματισμών. Οι καινοτομίες διαδέχονται η μία την άλλη και το χαρτοφυλάκιο διαθέσιμων εργαλείων εμπλουτίζεται συνεχώς. Η προσδοκία είναι, τα νέα αυτά εργαλεία να αποτελέσουν τη βάση, επάνω στην οποία ο άνθρωπος θα απαλλαχθεί από τα βαρετά και περιττά, προκειμένου να αποκτήσει νέες δεξιότητες και να καλλιεργήσει περαιτέρω τις υφιστάμενες. Τα ερωτήματα που προκύπτουν είναι πολλά, ποικίλα και πολύ δύσκολο να απαντηθούν από τώρα. Κάποια από αυτά είναι αν οδηγούμαστε σε εποχή όπου άνθρωποι και μηχανές θα συνεργάζονται αρμονικά και ισορροπημένα για το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα, αν σταδιακά οι άνθρωποι θα καταστούν περιττοί, ή αν, όλη η νέα γνώση που θα παραχθεί, θα μπορεί πλέον να ελέγχεται ολοκληρωτικά, ανεξάρτητα από τον όγκο της, ανοίγοντας τον δρόμο για δυνατότητες που θα μάς καταπλήξουν.