Λύσεις ERP & RPA για την οικονομική διεύθυνση

Το ERP του finance μπορεί να υποστηριχθεί από εφαρμογές RPA, δεν πρέπει να παραβλέπονται όμως οι διαστάσεις της απόδοσης, της αποδοχής από ολόκληρο τον οργανισμό και της ασφάλειας.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός κάθε επιχειρηματικής οντότητας αποτελεί σήμερα μονόδρομο. Οι λειτουργίες της οικονομικής διεύθυνσης και του λογιστηρίου είναι συχνά το σημείο εισόδου για την επιλογή και εγκατάσταση συστήματος Enterprise Resource Planning (ERP) σε μια εταιρεία. Επιπλέον, o αυτοματισμός που παρέχει το ERP μπορεί να συμπληρωθεί και να ενισχυθεί από όλο και μεγαλύτερη γκάμα εφαρμογών RPA.

Σε πρόσφατη ανάρτησή μας στη σελίδα του FinancePro στο LinkedIn, καλέσαμε τα οικονομικά στελέχη να μάς πουν ποια θεωρούν τα σημαντικότερα άμεσα οφέλη από την ενσωμάτωση τέτοιων αυτοματισμών. Στην ψηφοφορία μετείχαν 28 στελέχη και οι απαντήσεις τους κατανέμονται ως εξής:

Σε σχετική της μελέτη, η Grand View Research υποστηρίζει ότι η υλοποίηση ERP σε έναν οργανισμό μπορεί να μειώσει το κόστος αποθεμάτων κατά 25% με 30% και αυτό των α‘ υλών κατά περίπου 15%, ενώ οδηγεί σε αυξημένη κερδοφορία και ζήτηση για την επιχείρηση. Διευκολύνει δε την ενοποίηση διαδικασιών και τον διαμοιρασμό πληροφορίας μεταξύ τομέων της εταιρείας, συμβάλλοντας στη βελτίωση της παραγωγικότητας και της λήψης αποφάσεων.

Το μικρό κόστος εγκατάστασης και η ικανότητα του λογισμικού να συνδυάζεται με κινητές συσκευές προβλέπεται να ενισχύσει τη ζήτηση για cloud-based εφαρμογές. Δεδομένου ότι η έννοια του mobile αποτελεί πλέον αναπόσπαστο στοιχείο της εργασιακής κουλτούρας, οι επιχειρήσεις φαίνονται διατεθειμένες να επενδύσουν σε τέτοιες εφαρμογές.

Σύμφωνα με στοιχεία της εταιρείας ερευνών, η αξία της παγκόσμιας αγοράς λογισμικού ERP ανήλθε σε 54,76 δισ. δολάρια το 2022 και εκτιμάται ότι θα κινηθεί με CAGR της τάξεως του 11,0% το διάστημα 2023-2030 για να φέρει έσοδα άνω των 120 δισ. δολαρίων το 2030.

Ανά αντικείμενο δραστηριότητας, το finance προηγείται σε μερίδιο (άνω του 25% το 2022), με ανοδική τάση, δεδομένου ότι το ERP διευκολύνει τη διαχείριση λειτουργιών, όπως η λογιστική και η διαχείριση επενδύσεων, περιουσιακών στοιχείων και ταμειακών ροών.

«Η επένδυση σε ένα σύγχρονο και ευέλικτο σύστημα ERP κάνει τη διαφορά στην οικονομική διεύθυνση»
Η οικονομική διεύθυνση μπορεί να επωφεληθεί σημαντικά από την αυτοματοποιημένη συλλογή και επεξεργασία του μεγάλου όγκου δεδομένων, τα οποία παράγουν οι λειτουργίες του finance, ενώ το όφελος μπορεί να επεκταθεί σε όλο το εύρος της επιχείρησης.

Για να αξιοποιείται πλήρως η βασική ιδιότητα του ERP για κεντρική παρακολούθηση και ερμηνεία των δεδομένων που παράγει ο οργανισμός, απαιτείται πρώτα απ’ όλα η ενοποίηση, όπως μάς εξηγεί η Έλενα Μπαρδούνια, Finance Manager στην Credebt Shipping Inc.

«Η επένδυση σε ένα σύγχρονο και ευέλικτο σύστημα ERP κάνει τη διαφορά στην οικονομική διεύθυνση. Τα κριτήρια για τη σωστή επιλογή ενός τέτοιου «ισχυρού εργαλείου» στρέφονται γύρω από διάφορους παράγοντες. Πρώτον, το σύστημα θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ενοποιηθεί με τα υπάρχοντα συστήματα και να είναι συμβατό με την τεχνολογική υποδομή της εταιρείας, καθώς επίσης θα πρέπει να διασφαλίζει την ασφάλεια των δεδομένων και ιδιαίτερα των ευαίσθητων οικονομικών πληροφοριών. Η οικονομική διεύθυνση, ως βασικός πρωταγωνιστής, πρέπει να συμμετέχει ενεργά στην αξιολόγηση των προμηθευτών και παρόχων συστημάτων ERP, ώστε να κρίνει εάν η κάθε επιλογή ευθυγραμμίζεται με τις ανάγκες, τους στόχους αλλά και τις απαιτήσεις της εταιρείας. Η συμβατότητα με τις κανονιστικές απαιτήσεις, νομικές και φορολογικές, λογιστικές (π.χ. Γενική Λογιστική, Διαχείριση Περιουσιακών Στοιχείων, Πληρωμές, Απαιτήσεις), η υποστήριξη πολλαπλών γλωσσών και νομισμάτων είναι επίσης από τα σημαντικότερα κριτήρια. Αναπόσπαστο κομμάτι και αναγκαίο κριτήριο για την επιλογή συστήματος ERP αποτελεί αδιαμφισβήτητα και η ενσωμάτωση της οικονομικής διεύθυνσης με άλλα τμήματα της εταιρείας π.χ. Πωλήσεις, Αποθήκες, Προμηθειών.

Λόγω της σημαντικότητας όλων των προαναφερθέντων κριτηρίων, σε δεύτερο στάδιο, η οικονομική διεύθυνση θα πρέπει να ενημερώνεται τακτικά σχετικά με τις βελτιώσεις και τις νέες εκδόσεις του συστήματος, για να μπορεί να τις αξιοποιεί αναλόγως. Ενδεχομένως ο πιο προφανής λόγος είναι η διάθεση πόρων για ένα τέτοιο σύστημα. Η οικονομική διεύθυνση, χειριζόμενη τον προϋπολογισμό της εταιρείας, διασφαλίζει τη σωστή κατανομή των πόρων (οικονομικών και ανθρώπινων).

Τέλος, η οικονομική διεύθυνση οφείλει να επιβλέπει τα προγράμματα κατάρτισης και τις εκπαιδεύσεις των εργαζομένων. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται μεγιστοποίηση των οφελών του συστήματος, με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των εργασιών και ελαχιστοποιώντας τυχόν λάθη και τον χαμένο χρόνο που υπό άλλες συνθήκες θα αντιμετώπιζαν.»

Ευελιξία, εξειδίκευση και cost effectiveness κινούν την αγορά
Σύμφωνα με τη Statista, η σταθερά ανοδική πορεία της αγοράς ERP οφείλεται και στις εντεινόμενες πρωτοβουλίες ψηφιακού μετασχηματισμού των επιχειρήσεων, οι οποίες αναζητούν τρόπους να τυποποιήσουν τις λειτουργίες τους και να βελτιώσουν την αποδοτικότητα. Μία από τις πιο δυναμικές τάσεις είναι η αυξανόμενη δημοτικότητα των cloud-based λύσεων, λόγω ευελιξίας, προσβασιμότητας και δυνατότητας επεκτάσεων, αλλά και λόγω της καλής σχέσης κόστους-αποτελεσματικότητας που επιδεικνύουν.

Ενδιαφέρον παρουσιάζει το στοιχείο ότι, ενώ στις ΗΠΑ η αγορά λογισμικού ERP κυριαρχείται από τους «μεγάλους παίκτες», καταγράφεται παράλληλα αυξανόμενη ζήτηση για μικρότερες, πιο εξειδικευμένες λύσεις ERP, οι οποίες απευθύνονται σε συγκεκριμένους κλάδους. Στην Ευρώπη, δίδεται μεγάλη έμφαση στην ιδιωτικότητα και ασφάλεια των δεδομένων, κάτι που έχει οδηγήσει σε αύξηση στη ζήτηση λύσεων on-premise. Στην Ασία, οι εφαρμογές cloud-based κερδίζουν έδαφος λόγω της ραγδαίας διάδοσης του ψηφιακού μετασχηματισμού στην περιοχή.

Όπως επισημαίνεται στην πλατφόρμα δεδομένων, παγκοσμίως παρατηρείται ζήτηση για λογισμικό, όχι μόνο εύκολο στη χρήση, αλλά και εύκολο στη διασύνδεση με άλλα συστήματα.

«Βασικό κριτήριο η εύκολη διασύνδεση με το γενικότερο technology οικοσύστημα της εταιρείας»
Ο Δημοσθένης Μπούρας, Finance Director του Ομίλου Επιχειρήσεων Σαρακάκη, ως κριτήρια επιλογής συστήματος ERP για τις λειτουργίες finance & accounting, προκρίνει τα εξής:
«Τα βασικά κριτήρια που χρησιμοποιούνται για την επιλογή στοχευμένων finance ERP λύσεων, πέρα από το κόστος, είναι: η μεγιστοποίηση αυτοματοποίησης, η δυνατότητα απλοποίησης υφιστάμενων διαδικασιών (π.χ. forecasting και budgeting), η εύκολη διασύνδεση με το γενικότερο technology οικοσύστημα της εταιρείας, το οποίο παράγει οικονομικά δεδομένα, καθώς και η δυνατότητα παρακολούθησης των μεγεθών σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Καθώς η επιλογή λύσεων ERP για το σύνολο της επιχείρησης, που γίνεται στη βάση ικανοποίησης ευρύτερων (όχι μόνο του Finance) επιχειρησιακών αναγκών, επηρεάζει σε πολύ μεγάλο βαθμό και τις επιλογές που θα έχει το Finance για τις δικές του ανάγκες, είναι επιτακτική η ενεργή συμμετοχή της οικονομικής διεύθυνσης σε οποιαδήποτε σχετική πρωτοβουλία αφορά είτε επιλογή νέων είτε αναβάθμιση υπαρχόντων λύσεων και εργαλείων.»

Οι εφαρμογές RPA διευκολύνουν την ενοποίηση και ομαλή συνεργασία μεταξύ συστημάτων
Σύμφωνα με την Gartner, κάποια από τα οφέλη χρήσης RPA στο finance είναι η ικανότητά του να αυτοματοποιεί επαναληπτικές δραστηριότητες. Είναι εργαλείο δοκιμασμένο και ευέλικτο ως προς την επίτευξη αποδοτικότητας και την αύξηση της παραγωγικότητας στις λειτουργίες του finance. Εντούτοις, πρόκληση μπορεί να αποτελέσει η επιλογή της κατάλληλης λύσης RPA για το finance. Οι προοδευτικοί CFOs, υποστηρίζει η συμβουλευτική εταιρεία, συνεργάζονται με το IT για να επιλέξουν τον πλέον ενδεδειγμένο τεχνολογικό συνδυασμό, να σχεδιάσουν διαδικασίες και να αναθέσουν καθήκοντα, ώστε άνθρωποι και μηχανές να κάνουν τις εργασίες, στις οποίες ανταποκρίνονται πιο ικανοποιητικά τα δυνατά τους σημεία.

Κέρδος χρόνου και λιγότερα σφάλματα
Η τεχνολογία RPA στο finance συμβάλλει στην εξοικονόμηση χρόνου, τόσο σε επίπεδο εργατοωρών όσο και σε επίπεδο ταχύτητας στην παραγωγή επεξεργασμένων δεδομένων, για ταχύτερη λήψη αποφάσεων.

Στην οικονομική διεύθυνση, οι σχετικές εφαρμογές χρησιμοποιούνται με επιτυχία και μικρό ποσοστό λάθους σε επαναληπτικές εργασίες, όπως η καταχώριση δεδομένων, η τυποποίηση διαδικασιών, εγγράφων και αρχείων, η συμφιλίωση λογαριασμών, όλα με τις διεπαφές που χρησιμοποιούν ήδη οι άνθρωποι και με τον ίδιο τρόπο, χωρίς ανάγκη για περαιτέρω προσαρμογές.

Επιπλέον, μπορεί να γεφυρώσει τυχόν χάσματα ανάμεσα σε παραδοσιακές και σύγχρονες εφαρμογές, ώστε να διατηρηθούν οι χρήσιμες υφιστάμενες ιδιότητες, αλλά να εμπλουτιστεί το σύστημα με νέες τεχνολογικές ικανότητες. Στην οικονομική διεύθυνση ειδικότερα, όπου ακολουθούνται σταθερά συγκεκριμένοι, απαράλλακτοι κανόνες ανά λειτουργία, οι εφαρμογές RPA μπορούν να προσαρμοστούν σε αυτούς και να τους τηρούν πιστά για όσο διάστημα ισχύουν στην ίδια μορφή.

Όπως περιγράφει η Έλενα Μπαρδούνια, «Το RPA συντελεί στην επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού της εταιρείας με την πλήρη αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων και χρονοβόρων εργασιών, όπως η καταχώριση δεδομένων, οι συγκρίσεις και αντιπαραβολές, η εκτύπωση και αποστολή αναφορών, η διαχείριση πληρωμών και το reconciliation λογαριασμών. Στόχο έχει πάντα την αύξηση της παραγωγικότητας και τη μείωση των σφαλμάτων. Η οικονομική διεύθυνση θα πρέπει να δίνει προτεραιότητα στις εργασίες που έχουν άμεσο αντίκτυπο στις χρηματοοικονομικές λειτουργίες για να μπορέσουν να εξορθολογιστούν οι λειτουργίες, να μειωθεί σημαντικά το κόστος και να απελευθερωθούν πόροι σε πιο στρατηγικές δραστηριότητες της εταιρείας, με περισσότερη δυναμική για αποτελεσματικότητα και αύξηση των εσόδων.»

Ρεαλιστικές προσδοκίες και ενδελεχής έρευνα
Το ICAEW (Institute of Chartered Accountants in England and Wales), σε οδηγό που συνέταξε για τη χρήση RPA στο finance, υπογραμμίζει ότι, με ρεαλιστική υλοποίηση μπορεί να διασφαλιστεί καλό ROI μεν, αλλά ότι το RPA δεν είναι η μόνη επιλογή. Αντίστοιχες εργασίες μπορεί να αναλάβει και το υφιστάμενο ERP, με ειδικές αναβαθμίσεις.

Σε case study της Johnson & Johnson που παρουσιάζει το ινστιτούτο, σχετικά με την υιοθέτηση τεχνολογίας RPA στο τμήμα finance της πολυεθνικής, περιγράφονται οι δυσκολίες και καθυστερήσεις που προέκυψαν σε δύο πεδία: την αποδοχή από το ΙΤ και την ανάθεση αρμοδιοτήτων. Ως πρόκληση κατά την ενσωμάτωση RPA παρατίθεται το γεγονός ότι ο προγραμματιστής των ρομπότ πρέπει να δίνει μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και να γνωρίζει σε βάθος τη διαδικασία. Για παράδειγμα, ο κώδικας πρέπει να είναι τόσο ακριβής, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι ψηφιακές κινήσεις θα αντανακλούν τις ανθρώπινες. Μία ακόμη δυσκολία που συνάντησε η εταιρεία τότε ήταν η διαδικασία επιλογής παρόχου, αν και πλέον η αγορά αναπτύσσεται πολύ γοργά, και συστήνεται η ενδελεχής έρευνα σχετικά με τις διαθέσιμες λειτουργικότητες και τα πλάνα ανάπτυξης νέων προϊόντων.

10 βασικές προκλήσεις κατά την εισαγωγή RPA
Σύμφωνα με την εταιρεία σχεδιασμού RPA και αυτοματισμών Flobotics, 10 είναι οι βασικές προκλήσεις κατά την υιοθέτηση RPA σε έναν οργανισμό: 4 τεχνικές, 4 επιχειρηματικές και 2 κανονιστικές.

Στις τεχνικές, εκτός από την ενοποίηση με τα υφιστάμενα συστήματα και τις δυνατότητες επέκτασης, επισημαίνει την ανάγκη για αξιόπιστη, σταθερή και ασφαλή υποδομή ΙΤ, καθώς επίσης τη μακροχρόνια συντήρηση και παρακολούθηση. Ως επιχειρηματικές προκλήσεις ξεχωρίζει τη διαχείριση αλλαγής, την εκπαίδευση του προσωπικού, την προσεκτική αξιολόγηση και επιλογή των διαδικασιών που έχει νόημα να αυτοματοποιηθούν και μπορούν να αυτοματοποιηθούν εύκολα, καθώς και το κόστος και την απόδοση της επένδυσης. Ειδικά για το τελευταίο σημείο, ενδιαφέρον παρουσιάζει η παρατήρηση της εταιρείας ότι οι οργανισμοί, με δέλεαρ την τεράστια εξοικονόμηση κόστους, συχνά επιλέγουν να αναθέσουν σε RPA τις εργασίες όπου αναλογεί το πολυπληθέστερο προσωπικό, διαδικασίες όμως που απαιτούν κατά κανόνα εντατική διαχείριση εξαιρέσεων, κάτι που το RPA δεν μπορεί να αφομοιώσει.

Τέλος, στις προκλήσεις που σχετίζονται με κανονισμούς και συμμόρφωση, επισημαίνεται ότι τα bots ενδέχεται να επεξεργαστούν δεδομένα που προστατεύονται από όρους εμπιστευτικότητας και είναι απαραίτητο οι εταιρείες να μεριμνήσουν, ώστε να αποφευχθεί κάθε κίνδυνος διαρροών. Αυτός ο κίνδυνος συμπληρώνεται από τις κυβερνοαπειλές, καθώς κάθε νέα προσθήκη στα τεχνολογικά εργαλεία μιας εταιρείας φέρνει μαζί της τα τρωτά σημεία της, κατάσταση ιδιαίτερα απειλητική για κλάδους όπως η υγεία, οι ασφάλειες και τα χρηματοοικονομικά.