Του Ιωάννη Φίλου, Καθηγητή στο Πάντειο Πανεπιστήμιο
Τα στοιχεία που υποβάλλονται στο ΔΣ, κυρίως από την ανώτατη εκτελεστική διοίκηση στην οποία αναφέρεται και ο CFO, ανήκουν σε δύο κατηγορίες, (α) της εισήγησης για λήψη αποφάσεων και (β) της ενημέρωσης – τακτικής ή έκτακτης – όπου από τη συζήτηση των μελών του ΔΣ μπορεί να προκύψουν και προτάσεις, εισηγήσεις ή αποφάσεις του ΔΣ.
Στα υποβαλλόμενα κείμενα των εισηγήσεων προς το ΔΣ – που πρέπει να υποβάλλονται έγκαιρα, ώστε να υπάρχει χρόνος προετοιμασίας των μελών – θεωρείται ως καλή (βέλτιστη) πρακτική, και για διασφάλιση του ΔΣ, να υπάρχει πέρα από την υπογραφή του Διευθύνοντος Συμβούλου (CEO) και συνυπογραφή από τη νομική υπηρεσία και όποια ανώτατα στελέχη εμπλέκονται στην προετοιμασία κάθε εισήγησης, άρα πολλές φορές και του CFO. Επίσης, και τα συνημμένα (κείμενα, αρχεία κλπ) των εισηγήσεων, στο βαθμό που αφορούν τον CFO, πρέπει να προκύπτει ότι είναι της δικής του έγκρισης, άρα να τεκμηριώνονται ως προς την ορθότητά τους.
Κατά την πρόσκληση να παρίσταται ο CFO στις συνεδριάσεις του ΔΣ, η οποία σε κάποιες εταιρείες είναι συχνή έως και σχεδόν μόνιμη, πρέπει εκ μέρους του ο CFO να είναι προετοιμασμένος για παροχή διευκρινίσεων, προφορικών ή γραπτών, ώστε να επιλύονται οι τυχόν απορίες των μελών. Άρα προκύπτει και η αναγκαιότητα πλήρους προετοιμασίας του CFO, ώστε να μπορέσει αφενός να στηρίξει την εισήγησή του και αφετέρου να παράσχει στοιχεία και επεξηγήσεις. Στην προετοιμασία του, ο CFO πρέπει να ‘μπαίνει στα παπούτσια’ του μέλους του ΔΣ, ώστε να σκεφτεί πιθανά ερωτήματα και να συγκεντρώσει πιθανόν και πρόσθετα στοιχεία.
Ειδικότερα κατά την πρόσκληση του CFO σε συνεδριάσεις της Επιτροπής Ελέγχου (που αποτελείται από κατά πλειοψηφία ανεξάρτητα μέλη του ΔΣ) πρέπει ο CFO (α) να είναι προετοιμασμένος για παροχή διευκρινίσεων, προφορικών ή γραπτών, ώστε να επιλύονται οι τυχόν απορίες των μελών και (β) να αποδεικνύει ότι γνωρίζει σε βάθος κάθε λεπτομέρεια των οικονομικών κυρίως θεμάτων που συζητούνται (ετήσιες και περιοδικές οικονομικές καταστάσεις, προϋπολογισμοί και εκτέλεσή τους, ανάλυση βασικών μεγεθών, υπολογισμοί αποτελεσμάτων ανά τομέα/ δραστηριότητα κλπ).
Σημαντικός είναι και ο ρόλος του CFO για την παρακολούθηση της υλοποίησης των αποφάσεων του ΔΣ, στο βαθμό που αφορά άμεσα τον ίδιο τον CFO, αλλά και όταν εμπλέκεται με κάποιο τρόπο. Η εμπλοκή μπορεί να είναι έμμεση, ανάλογα με τα τμήματα που υπάγονται στον CFO. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι συχνά υπάγονται/ αναφέρονται στον CFO οι Υπηρεσίες Προμηθειών και Πληροφορικής.
Οπότε, τόσο τα υποβαλλόμενα στοιχεία στο ΔΣ σχετικά με Προμήθειες και Έργα Πληροφορικής, όσο και, στη συνέχεια, η παρακολούθηση της υλοποίησης των αποφάσεων του ΔΣ, εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του CFO. Σε τέτοιες περιπτώσεις πρέπει να τίθενται συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα, να ορίζονται οι ‘κύριοι’ (δηλαδή ‘υπεύθυνοι’) των επιμέρους ενεργειών καθώς και χρόνοι ενδιάμεσης πληροφόρησης από τον CFO προς την εκτελεστική διοίκηση και το ΔΣ, ως προς το στάδιο υλοποίησης των αποφάσεων.
Τέλος, τονίζεται η σημαντικότητα του ρόλου και του έργου (προληπτικού και ελεγκτικού) της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου και συγκεκριμένα ως προς τα θέματα ελέγχου που αναφέρονται σε περιοχές ευθύνης του CFO, άρα και σε σημεία όπου είναι απαραίτητη η εμπλοκή του CFO για τη λήψη διορθωτικών μέτρων. Ευκταίο είναι, διορθωτικά μέτρα να συμφωνούνται μεταξύ CFO και ελεγκτή και εν γνώσει της ανώτατης εκτελεστική διοίκησης, πριν την ολοκλήρωση των εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου και την υποβολή τους στην Επιτροπή Ελέγχου και στο ΔΣ γενικότερα.