Payroll Outsourcing: Δίνει ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις

Στη μεταπανδημική πραγματικότητα των επιχειρήσεων η αξιοποίηση των ανθρώπινων πόρων προς την κατεύθυνση της στρατηγικής ανάπτυξης και της βελτίωσης της ανταγωνιστικότητας βοηθά στην «άνθιση» των υπηρεσιών payroll outsourcing.

Η εξωτερική ανάθεση εργασιών δίνει σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις καθώς παρέχονται υψηλού επιπέδου υπηρεσίες από εξειδικευμένα στελέχη με χαμηλό σχετικά κόστος. Με το outsourcing εξοικονομούνται πολύτιμοι πόροι καθώς μειώνεται τόσο το λειτουργικό κόστος όσο και οι κεφαλαιουχικές δαπάνες των εταιρειών.

Με την εξωτερική ανάθεση η εταιρεία με μια σταθερή δαπάνη καλύπτει πολλά και απρόβλεπτα σημαντικά κονδύλια, όπως κόστος επιλογής και εκπαίδευσης προσωπικού, κόστος αποζημιώσεων κ.ά.

Επίσης παρέχεται αυξημένη ευελιξία καθώς σε περίπτωση αναδιάρθρωσης των εργασιών της εταιρείας υπάρχει η δυνατότητα προσαρμογής των υπηρεσιών και άμεση προσαρμογή του ανθρώπινου δυναμικού ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας με διατήρηση της ποιότητας των υπηρεσιών.

Τα σημεία που πρέπει να προσέξει η εταιρεία για την επιλογή του κατάλληλου παρόχου υπηρεσιών payroll outsourcing είναι η εμπειρία, η εξειδίκευση στα εργατικά ασφαλιστικά και φορολογικά θέματα, οι τεχνολογικές υποδομές, η αμεσότητα και η εμπιστοσύνη.

Το outsourcing προσφέρει ευελιξία ενώ παράλληλα απελευθερώνει παραγωγικές δυνάμεις οι οποίες μπορούν να επικεντρώσουν τις δυνάμεις τους σε σημαντικούς τομείς της επιχείρησης όπως τη λειτουργία και η ανάπτυξή της.

Η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας απελευθερώνει πολύ χρόνο για την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησης και μειώνει την ανάγκη για εκπαίδευση του προσωπικού μισθοδοσίας της επιχείρησης. Επιπλέον, εξαλείφει τα έξοδα αγοράς και συντήρησης ενός δαπανηρού συστήματος μισθοδοσίας.

Υπάρχουν ωστόσο επιχειρήσεις που δεν επιλέγουν τις εξωτερικές υπηρεσίες φοβούμενες τον κίνδυνο παράδοσης εμπιστευτικών και ευαίσθητων πληροφοριών του οργανισμού σε τρίτους. Προτιμούν τις inhouse λύσεις που κοστίζουν περισσότερο.

Η παγκόσμια αγορά payroll outsourcing αναπτύσσεται ολοένα και περισσότερο. Το 2021 προσέγγισε τα 10 δισ. δολάρια ενώ οι εκτιμήσεις κάνουν λόγο για 15 δισ. δολάρια στο τέλος του 2026 παρουσιάζοντας ρυθμό ανάπτυξης της τάξης του 6% κατά τη διάρκεια των ετών 2021-2026 σύμφωνα με την έκθεση Payroll Outsourcing Market 2022, της 360 Research Reports.

Στο ίδιο μήκος κύματος κινείται και η πρόσφατη έκθεση της Allied Market Research η οποία εκτιμά πως η παγκόσμια βιομηχανία εξωτερικής ανάθεσης μισθοδοσίας αναμένεται να φθάσει τα 19,5 δισ. δολάρια έως το 2031, παρουσιάζοντας αύξηση 7,2% από το 2022 έως το 2031.

Στο ερώτημα του Finance Pro ποιες πρέπει να είναι οι λειτουργίες ενός σύγχρονου PAYROLL SERVICE & SOFTWARE και ποιες είναι οι σύγχρονες τάσεις σε Ελλάδα και εξωτερικό απαντούν σημαντικά στελέχη της αγοράς.

Σημαντική η επιλογή του κατάλληλου παρόχου υπηρεσιών Οutsourcing
Ένα σύγχρονο Payroll Service & Software δεν αποτελεί από μόνο του λύση για τις επιχειρήσεις, αν δεν συνοδεύεται από την επιλογή του κατάλληλου παρόχου υπηρεσιών Οutsourcing μας λένε η Μαρία Πανταζή, Director, Outsourcing και Μενέλαος Ελευθεριάδης, Manager, Outsourcing, Grant Thornton Greece. «Θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η τεχνογνωσία, η εμπειρία, η εξειδίκευση και η ευελιξία, σε θέματα Payroll & ΗR Outsourcing Services. Στα προαναφερθέντα στοιχεία έρχεται να προστεθεί και η παραδοχή ότι τα τελευταία χρόνια οι έλεγχοι και τα πρόστιμα έχουν ενταντικοποιηθεί, καθώς και ότι το επιχειρηματικό περιβάλλον αλλάζει συνεχώς με ρυθμούς ταχύτερους από κάθε άλλη φορά. Η σωστή κατανόηση της εργατικής νομοθεσίας και η άμεση ανταπόκριση στις εργασιακές αλλαγές, αποτελούν top priority σε ένα σύγχρονο Payroll Management Software. Επιπρόσθετα το Payroll, πρέπει να αποτελεί τη βάση ενός ευρύτερου προγράμματος Software διαχείρισης HR, ώστε να επιτυγχάνονται σωστά τόσο η διασύνδεση με την ψηφιακή κάρτα όσο και στο να υπάρχουν δυνατότητες κατάρτισης αναλυτικών προβλέψεων, κοστολόγησης και reporting. Όλα αυτά σε ένα παγκόσμιο περιβάλλον όπου όλες οι υπηρεσίες μπορούν με την εξέλιξη της τεχνολογίας να παρασχεθούν από οποιοδήποτε σημείο της υφηλίου σε οποιαδήποτε επιχείρηση παγκοσμίως».

Το ανθρώπινο δυναμικό είναι ο σημαντικότερος πόρος ενός οργανισμού
Εν γένει το ανθρώπινο δυναμικό είναι όχι μόνο μοναδικό και πολύτιμο, αλλά είναι επίσης και ο σημαντικότερος πόρος ενός οργανισμού τονίζει ο Νίκος Σαχίνης, International Business Development Director, Entersoft. «Η αποδοτική διοίκηση του προσωπικού δημιουργεί την ανάγκη ανάπτυξης σχεδίων και συστημάτων που θα επιτρέπουν την διαρκή βελτίωση των ικανοτήτων του και την υποκίνησή του για την άντληση ικανοποίησης σε συνδυασμό με την παροχή ευκαιριών ανάδειξης ολόκληρου του δυναμικού του. Τα σύγχρονα συστήματα HCM & Payroll υποβοηθούν όλες αυτές τις λειτουργίες και διεργασίες για την παρακολούθηση και ανάπτυξη του προσωπικού. Υπάρχει αρκετά σημαντική διαφοροποίηση μεταξύ των τοπικών και των διεθνών λύσεων payroll software και οι διαφορές εστιάζονται κυρίως στο Human Capital Management, την κεντρική λειτουργία των συστημάτων HR, με το payroll να είναι ένα εκ των προσφερόμενων υποσυστημάτων του, ενώ αντίθετα στην Ελλάδα, λόγω πολλών ιδιαιτεροτήτων, η μισθοδοσία είναι πρωταγωνιστής των λύσεων» αναφέρει. «Οι μελλοντικές τάσεις θα εστιαστούν περαιτέρω στο HCM, με κάλυψη πολλών και διαφορετικών υποσυστημάτων, που μερικά εξ’ αυτών διατίθενται και σήμερα: Οργανόγραμμα, έρευνες ικανοποίησης και ερωτηματολόγια προς το επιχειρησιακό οικοσύστημα, διαχείριση βιογραφικών, εκπαίδευση, αξιολόγηση απόδοσης, διαδικασία προσέλκυσης ταλέντων και φυσικά οι τοπικές απαιτήσεις για Εργάνη, Ψηφιακή κάρτα εργασίας κ.ά. Η Entersoft με την εντελώς νέα και καινοτόμα λύση Payroll & HCM καλύπτει με μια εξαιρετικά προηγμένη πλατφόρμα στο cloud όλες τις απαιτήσεις των σύγχρονων επιχειρήσεων που εστιάζουν στο μεγαλύτερο κεφάλαιό τους: το προσωπικό τους» προσθέτει.

Η τάση του outsourcing payroll ενισχύεται στη χώρα μας
Οι βασικές λειτουργίες του outsourcing payroll αφορούν τον υπολογισμό μισθών και ασφαλιστικών εισφορών, την εξασφάλιση της συννομίας, τη διαχείριση του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, την διαχείριση της απασχόλησης [ωράρια, άδειες, ασθένειες κ.α] και την εξεύρεση λύσεων που σχετίζονται με τη λειτουργία, τα κόστη και τη διοίκηση του προσωπικού μας λέει η Εύα Τσιολχά Co-Founder Pplus – Payroll & HR Solutions. «Η σύγχρονη τάση σε όλο τον κόσμο εστιάζει στην ανάθεση των περιφερειακών λειτουργιών της επιχείρησης, που δεν συνδέονται άμεσα με το αντικείμενο εργασίας της, σε εξωτερικούς συνεργάτες. Η τάση αυτή ισχυροποιείται και στη χώρα μας τα τελευταία χρόνια. Μια σύγχρονη και ποιοτική υπηρεσία outsourcing payroll πρέπει να στηρίζεται αδιαπραγμάτευτα στη γνώση, την οργάνωση και την εμπειρία. Αξίες που διασφαλίζουν τον πελάτη μας από οικονομικούς και εργασιακούς κινδύνους. Πλέον είναι επιτακτική ανάγκη για τους πελάτες μας, να εμπλουτιστεί με ποιότητες όπως αυτές της ταχύτητας, της ευελιξίας και κυρίως της ανθρώπινης προσέγγισης» τονίζει.

Στο ερώτημα αν είναι καλύτερο για μια εταιρεία να επιλέξει payroll outsourcing ή όχι τα στελέχη που συνομιλούμε μας δίνουν τη δική τους οπτική.

Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένα στελέχη αποτελεί λύση για τις εταιρείες
Οι συνεχείς απαιτητικές και πολύπλοκες εργασιακές αλλαγές, το φαινόμενο των μαζικών μετακινήσεων δυναμικού, μεταξύ επιχειρήσεων, ενίσχυσε περισσότερο την ανάγκη για ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένους εξωτερικούς συνεργάτες τονίζουν οι Μαρία Πανταζή και Μενέλαος Ελευθεριάδης. «Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένα στελέχη, αποτελεί λύση τόσο για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, όσο και για τους πολυεθνικούς οργανισμούς. Ως απόρροια των άνωθι, τα πλεονεκτήματα που προκύπτουν, μπορούν να μειώσουν τα κόστη σε σύντομο χρονικό διάστημα. Επιπλέον, δίνει τη δυνατότητα στις εταιρείες να επικεντρωθούν περισσότερο στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τους, εξοικονομώντας παραγωγικό χρόνο ενώ, ταυτόχρονα, παρέχει στο Management τη δυνατότητα να εξελίξει γρηγορότερα τα όποια εσωτερικά projects και να μειώσει, το όποιο πιθανό ρίσκο κάνοντάς τις πιο ανταγωνιστικές, στην αγορά την οποία δραστηριοποιούνται» δηλώνουν.

Η επιλογή εξαρτάται κυρίως από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της εταιρείας
Για τις ανάγκες κάλυψης της μισθοδοσίας υπάρχουν δύο τρόποι αντιμετώπισής της: η εσωτερική διαχείριση της μισθοδοσίας ή η ανάθεσή της σε πάροχο σχετικών υπηρεσιών, μάς λέει ο Νίκος Σαχίνης. «Οι επιλογές αυτές βρίσκονται στα αντίθετα άκρα του φάσματος διαχείρισης αυτής της κρίσιμης λειτουργίας. Στο ένα άκρο υπάρχει δυνητικά μικρότερη συμμετοχή του ανθρώπινου δυναμικού και της τεχνολογίας, ενώ στο αντίθετο υπάρχει αμεσότερη χρήση πληροφορικών συστημάτων και εργαζομένων. Η επιλογή εξαρτάται κυρίως από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της εταιρείας, καθώς και από την γενικότερη πολιτική της για θέματα insourcing ή outsourcing. Με την επιλογή του outsourcing τα πλεονεκτήματα εστιάζονται στην απασχόληση του ανθρώπινου δυναμικού σε άλλες κρίσιμες επιχειρησιακές λειτουργίες, ενώ παράλληλα εκμεταλλεύονται την «δάνεια εμπειρία» των παρόχων σε θέματα εργατικά, φορολογικά κ.ά., με παράλληλη δυνητικά μείωση κόστους. Η λογική του insourcing, ιδιαίτερα στις σημερινές συνθήκες με πολλά διαθέσιμα, πλήρως αξιόπιστα και οικονομικά συστήματα μισθοδοσίας προσαρμοσμένα στο κάθε μέγεθος επιχείρησης και τις ανάγκες της, διασφαλίζει ότι ζωτικές λειτουργίες καθώς και κρίσιμες πληροφορίες βρίσκονται εντός του οργανισμού. Αν παράλληλα οι επιχειρήσεις εκμεταλλεύονται και το ανθρώπινο κεφάλαιο σε άλλες εσωτερικές λειτουργίες (συστήματα HCM, αξιολόγηση, κ.ά.), τότε η λογική της εσωτερικής χρήσης των συστημάτων φαντάζει μια απόλυτα λογική επιλογή» προσθέτει.

Πολλαπλά οφέλη για τις επιχειρήσεις
Η μισθοδοσία λόγω της πολυπλοκότητας της σχετικής νομοθεσίας, της μεγάλης ιστορικότητας, της έλλειψης εξειδικευμένου προσωπικού αλλά και του κινδύνου επιβολής μεγάλων προστίμων σε περίπτωση μη συμμόρφωσης, αποτελεί αυτονόητη επιλογή ανάθεσης σε εξειδικευμένο εξωτερικό συνεργάτη τονίζει η Εύα Τσιολχά.

«Η πρακτική αυτή προσφέρει οφέλη σε πολλές κατευθύνσεις, ενδεικτικά:

• Βελτιστοποιεί την εταιρική λειτουργία, καθώς κάθε υπηρεσία παρέχεται από ειδικό
• Εξοικονομείται χρόνος και πόροι με στόχο να αφιερωθούν στο αντικείμενο που η εταιρεία διακρίνεται
• Απαλλάσσει την εταιρεία από το άγχος λαθών και παραλείψεων ανθρώπινου παράγοντα που επιφέρουν μεγάλα πρόστιμα
• Δίνει συνεχή πρόσβαση σε εξειδικευμένα στελέχη μισθοδοσίας και αποφεύγει κόστη εκπαίδευσης, εξεύρεσης, αποζημιώσεων κτλ.
• Απολαμβάνει τεκμηριωμένης και έγκυρης υποστήριξης σε εργασιακά ζητήματα
• Λαμβάνει ορθές διοικητικές αποφάσεις σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό της

Ο επιχειρηματίας αναζητά συνεργάτη που κατανοεί τις ανάγκες του, τις επιχειρηματικές προκλήσεις που αντιμετωπίζει και να του δίνει λύσεις. Εμείς οφείλουμε να είμαστε αρωγοί του».