Payroll Service & Software

Ένας πολύτιμος και σύντομα αναντικατάστατος σύμμαχος των οικονομικών τμημάτων αλλά και των τμημάτων HR κάθε επιχείρησης τείνει να γίνει το λογισμικό διαχείρισης μισθοδοσίας, που πλέον αποκτά και νέες δυνατότητες αξιοποιώντας, τεχνολογίες όπως η Μηχανική Μάθηση και οι Αυτοματοποιημένες Διαδικασίες.

Με τις αλλαγές στην εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία να γίνονται ολοένα και πιο συχνές και τα πρόστιμα να αυξάνονται τα λάθη στις δηλώσεις απασχόλησης και στην καταγραφή των βαρδιών και των ωρών εργασίας κοστίζουν ακριβά. Παράλληλα, βρισκόμαστε ένα βήμα πριν από την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας αρχικά στους μεγάλους χώρους δουλειάς, όπως οι βιομηχανίες και τράπεζες. Μέσω της ψηφιακής κάρτας εργασίας, θα γίνεται σε πραγματικό χρόνο (real time) η καταγραφή της απασχόλησης των εργαζομένων (βασικό ωράριο, υπερωρίες, κ.λπ.), ώστε να διαπιστώνεται η τήρηση του ωραρίου και για να αντιμετωπίζεται η αδήλωτη και υποδηλωμένη εργασία.

Πρόσφατα ξεκίνησε και μια σχετική διαβούλευση μεταξύ του υπουργείου Εργασίας και των ελληνικών τραπεζών προκειμένου το νέο σύστημα να αρχίσει να εφαρμόζεται από τον Ιούνιο στα μεγάλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα της χώρας. Η εφαρμογή αυτή θα λειτουργήσει και ως πιλότος της ψηφιακής κάρτας για να ακολουθήσει η επέκταση του μέτρου στο σύνολο των επιχειρήσεων της χώρας.

Η κάρτα θα συνδέεται απευθείας με online σύστημα του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και, με τον τρόπο αυτό, θα καταγράφεται αμέσως και σε πραγματικό χρόνο η απασχόληση του εργαζομένου, τυχόν υπέρβαση του νομίμου ωραρίου, οι υπερεργασίες και οι υπερωρίες του κι έτσι θα επέρχονται άμεσα οι σχετικές συνέπειες. Όλα αυτά επηρεάζουν βέβαια και τους ελέγχους από τους επιθεωρητές του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας, οι οποίοι πριν μπουν σε μια επιχείρηση θα έχουν την πλήρη ηλεκτρονική καταγραφή όλων των ωρών απασχόλησης και των μεταβολών τους για το σύνολο των εργαζομένων που απασχολούνται.

Οι νέες προκλήσεις
Όλα αυτά μπορεί να φαίνονται «βουνό» για τους περισσότερους αλλά όπως σημειώνουν στο Finance Pro στελέχη της αγοράς, είναι λειτουργίες που υποστηρίζονται εδώ και χρόνια από λογισμικό παρακολούθηση και υπολογισμού μισθοδοσίας, το οποία είτε παρέχεται αυτόνομα, είτε αποτελεί τμήμα (module) ολοκληρωμένων συστημάτων επιχειρησιακού λογισμικού (ERP) ή λογισμικού διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων (HRMS). Όπως αναφέρει χαρακτηριστικά ο Άκης Πρωτοπαπάς, Services & Operations Director της Epsilon HR σήμερα η εναρμόνιση με την εργατική νομοθεσία και η άμεση ανταπόκριση στις αλλαγές αποτελεί την ύψιστη προτεραιότητα σε ένα σύγχρονο payroll management software προσθέτοντας ότι το payroll πρέπει να αποτελεί module ενός ευρύτερου προγράμματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS), ώστε να επιτυγχάνονται η διασύνδεση με ωρομέτρηση, οι δυνατότητες κατάρτισης αναλυτικών σεναρίων προϋπολογισμού και κοστολόγησης καθώς και το συνδυαστικό reporting.

Σύμφωνα με την Έλενα Δεληχριστάκη Project Manager – Software Consultant της Infospy ένα σύγχρονο σύστημα Human Resource And Payroll Management δεν αρκεί να υπολογίζει σωστά μισθοδοσία, όντας πλήρως ενημερωμένο με την κείμενη νομοθεσία, παρέχοντας αυτοματοποιημένες λύσεις διασύνδεσης με κρατικούς φορείς αλλά και λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες του εκάστοτε κλάδου, να ενσωματώνει καθετοποιημένες λύσεις.

Νέες εφαρμογές
Είναι γεγονός πάντως πως η χρησιμότητα των συστημάτων payroll management δεν εξαντλείται στην καταγραφή των ωρών εργασίας και στην κανονιστική συμμόρφωση. Πέρα από την ψηφιακή συλλογή ωρών εργασίας, αδειών, απουσιών και λοιπών δεδομένων μισθοδοσίας τα σύγχρονα Payroll Management συστήματα, «προϋποθέτουν την αυτοματοποίηση και διαχείριση πλήθους κρίσιμων καθημερινών εργασιών του τμήματος HR.

Από την πολιτική μισθών, τις παροχές, την κατάρτιση προβλέψεων και την παραγωγικότητα έως τις αξιολογήσεις, τις εκπαιδεύσεις, τα πλάνα διαδοχής, το recruitment, το carrier connect κ.α.», δηλώνει ο Φίλιππος Ανδρέου, Head of HR & Payroll Business Unit της Softone.

Μια ακόμη σημαντική πτυχή των συστημάτων payroll αφορά την αλληλεπίδραση των ίδιων των εργαζομένων με τα τμήματα οικονομικών και ανθρωπίνου δυναμικού. Για αυτό το λόγο τα περισσότερα συστήματα μισθοδοσίας σχεδιάζονται σήμερα ως τμήμα (module) ολοκληρωμένων συστημάτων Human Resources. Οι σύγχρονες τάσεις, προτάσσουν την αναγκαιότητα να εξυπηρετούνται οι εργαζόμενοι αμεσότερα, από τα τμήματα HR. «Καθημερινά δημιουργούνται και εξελίσσονται B2E (business to employee) self-service εφαρμογές, κυρίως ως mobile ή web applications.

Μέσω αυτών, οι εργαζόμενοι μπορούν να πληροφορηθούν για θέματα που τους αφορούν (π.χ. μισθοδοσία, υπόλοιπα αδείας), να λάβουν επίσημες εταιρικές καταστάσεις (μισθοδοτικές, προϋπηρεσίας κ.α.) και βέβαια να αιτηθούν και να λάβουν εγκρίσεις για άδειες, υπερωρίες, τηλεργασίες, εκπαιδεύσεις κ.α.)», εξηγεί ο Πάνος Σίμος, διευθύνων σύμβουλος της Connectline.

Τα υπέρ και τα κατά του outsourcing
Ένα σημαντικό ζήτημα που απασχολεί διαχρονικά τις διοικήσεις των επιχειρήσεων είναι κατά πόσο συμφέρει η ανάθεση των υπηρεσιών μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη (outsourcing).

Πολλές εταιρείες αναλαμβάνουν την έκδοση και διαχείριση μισθοδοσίας, την ηλεκτρονική υποβολή στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ των εντύπων πρόσληψης, καταγγελίας σύμβασης, καταστάσεων προσωπικά αλλά και επιπρόσθετες υπηρεσίες όπως η παραγωγή αναφορών και η εκπόνηση προϋπολογισμών για θέματα προσωπικού.

Αυτό που καθορίζει σε μεγάλο βαθμό το κατά πόσο αξίζει το outsourcing ή όχι είναι κατά βάση το μέγεθος μιας επιχείρησης και σε δεύτερο βαθμό η δραστηριότητά της. Με την εργατική νομοθεσία να αλλάζει συνεχώς και τη διαχείριση αμοιβών ανθρωπίνου προσωπικού να αποτελεί διαχρονικά μια χρονοβόρα διαδικασία με πολλές ασάφειες, το outsourcing αποτελεί μια καλή επιλογή για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Όπως σημειώνει ο Ελευθέριος Τσαμούταλος, επικεφαλής του γραφείου Total Tax Services πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις που διαθέτουν εσωτερικά λογιστήριο επιλέγουν εξωτερικούς συνεργάτες για τη διαχείριση της μισθοδοσίας και την τήρηση της εργατικής νομοθεσίας, δεδομένου πως ειδικά τα τελευταία χρόνια οι υποχρεώσεις έχουν ενταθεί, ενώ και τα πρόστιμα έχουν αυξηθεί σημαντικά.

Ωστόσο, για τις μεγαλύτερες εταιρείες που μπορεί να έχουν προσωπικό που εργάζεται σε διαφορετικά σημεία ή και γραμμές παραγωγής, πολλές φορές προτιμάται η εσωτερική διαχείριση με τη βοήθεια ενός συστήματος μισθοδοσίας, καθώς ένα βασικό μειονέκτημα του outsourcing είναι η έλλειψη ευελιξίας.

Στροφή στο Cloud
Σχεδόν κάθε χρονιά αναπτύσσονται και νέες τεχνολογίες που εξελίσσουν τα συστήματα επιχειρηματικού λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων βέβαια και των συστημάτων payroll και HR.

Οι τάσεις σε παγκόσμιο επίπεδο, που μεταφέρονται συνήθως με μια μικρή χρονική καθυστέρηση και στη χώρα μας επικεντρώνονται στις λύσεις που βασίζονται στο Cloud. Σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη της Deloitte το 57% των μεγαλύτερων εταιρειών διεθνώς έχει τα συστήματα μισθοδοσίας του στο Cloud, ενώ το 27% υλοποιεί ή σχεδιάζει την μεταφορά συστημάτων εντός της επόμενης τριετίας.

Ένας άλλο σημείο προσοχής είναι η αξιοποίηση των δεδομένων που συλλέγουν και εξάγουν τα συστήματα μισθοδοσίας. Πέρα από τα προφανή που είναι η οικονομική αποτύπωση τα δεδομένα αυτά μπορούν να αξιοποιηθούν από συστήματα Business Intelligence για την διαμόρφωση σεναρίων που επιτρέπουν την πιο παραγωγική αξιοποίηση του ανθρωπίνουν δυναμικού και την ελαχιστοποίηση του κόστους.

Σημαντική είναι και η αυτοματοποίηση στις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, μέσω συστημάτων Ρομποτικής Αυτοματοποίησης Διαδικασιών (Robotic Process Automation – RPA) που ενσωματώνονται σε αρκετά λογισμικά payroll management.