Η ανάγκη για ταυτόχρονη αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα στις εργασίες της οικονομικής διεύθυνσης δεν είναι κάτι καινούργιο. Οι συνέπειες της πανδημίας, το συνεχές μεταβαλλόμενο οικονομικό πλαίσιο και οι διαρκείς αλλαγές στα δεδομένα καθιστούν επίκαιρα όσο ποτέ εργαλεία που θα εξασφαλίζουν τα μέγιστα δυνατά αποτελέσματα.
Προς αυτή την κατεύθυνση συμβάλλει σημαντικά η λειτουργία Record to Report (R2R) στην οποία συγκεντρώνονται όλες οι βασικές μετρήσεις, οι επιμέρους δείκτες, τα οικονομικά – λογιστικά δεδομένα κ.α που έχει ανάγκη η διοίκηση ώστε να λάβει αποφάσεις και να χαράξει την πολιτική της.
Η ενσωμάτωση των νέων ψηφιακών εργαλείων σε όλες τις λειτουργίες της οικονομικής διεύθυνσης αναφορικά με τα συστήματα επιχειρησιακού σχεδιασμού (ERP) φέρνει νέα δεδομένα και διευκολύνει τις διαδικασίες του R2R.
Αξίζει να τονισθεί, ωστόσο, πως στοιχείο – κλειδί για την επίτευξη των στόχων της οικονομικής διεύθυνσης παραμένει ο ανθρώπινος παράγοντας. Στο πλαίσιο της «νέας εποχής» είναι απαραίτητη η ύπαρξη στελεχών τόσο με οικονομικές γνώσεις όσο και με κατάρτιση στις νέες τεχνολογίες, στοιχεία που θα βοηθήσουν στην καλύτερη δυνατή διαχείριση των λογιστικών – χρηματοοικονομικών συστημάτων κατά τα πρότυπα του R2R.
Για τα θέματα που προαναφέραμε μιλούν στο «FinancePro» ο κ. Δημοσθένης Μεγαρίτης, CFA – Head of CFO PMO at NBG, ο κ. Χριστόφορος Ντερτιμανής, CFO MAX Media Greece και ο κ. Νικόλαος Βίγκος, Chief Financial & Administration Officer της Merck.
Από απλή καταγραφή συναλλαγών σε πλεονέκτημα της εταιρείας
Στη σημερινή εποχή που τα δεδομένα δίνουν συγκριτικό πλεονέκτημα στον επιχειρηματικό στίβο, η λειτουργία “Record to Report (R2R)” γίνεται πλέον επιτακτική ανάγκη για την ορθή πληροφόρηση της διοίκησης. Στόχος των διευθυντών των οικονομικών υπηρεσιών είναι να συνθέτουν διαδικασίες που να διασφαλίζουν την εγκυρότερη ταχύτερη και ακριβέστερη παραγωγή αναφορών, με σκοπό τη λήψη αποφάσεων. Έτσι, τα δεδομένα μετουσιώνονται από απλή καταγραφή συναλλαγών σε πλεονέκτημα της επιχείρησης έναντι των υπολοίπων καθώς τα «αντανακλαστικά» της δουλεύουν καλύτερα, και αυτό αντικατοπτρίζεται στις αποφάσεις της.
Ανάλογα με το σκοπό και το κοινό που θα διαβάσει την αναφορά, πρέπει οι πληροφορίες που περιέχονται και το βάθος τους να προσαρμόζονται κατάλληλα. Σε γενικές γραμμές η πληροφόρηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε για στρατηγικό σχεδιασμό, είτε για λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων είτε για πληροφόρηση της διοίκησης σε κάποιο εξειδικευμένο κομμάτι.
Η τεχνολογία δρα πολύ σημαντικά όχι μόνο στην αξιοποίηση της πληροφορίας αλλά και στον τρόπο που γίνεται η εισαγωγή της στο σύστημα. Έτσι λοιπόν RPAs (robotic process automations) μπορούν να κάνουν από εισαγωγή δεδομένων και επικαιροποίηση έως παραγωγή συγκεκριμένων αναφορών, με αποτέλεσμα όχι μόνο τη γρηγορότερη αλλά και την πιο ασφαλή δημιουργία της βάσης δεδομένων, εκτός της μείωσης τους κόστους.
Σύμφωνα με τα παραπάνω, η διαχείριση του κύκλου των δεδομένων από την εισαγωγή έως την παραγωγή της αναφοράς, είναι της ίδιας σημαντικότητας με τη δραστηριότητα της επιχείρησης. Όπως είπε και ο Peter Drucker “if you can’t measure it, you can’t manage it”.
Πως το R2R βοηθά οργανισμούς στην Υγεία
Με την αυτοματοποίηση των ηλεκτρονικών συστημάτων δίνεται η δυνατότητα για άμεση, ταχύτατη και με ακρίβεια καταχώρηση των οικονομικών στοιχείων και σχεδόν ταυτόχρονη τροφοδότηση των συστημάτων πληροφόρησης των στελεχών και των ομάδων διοίκησης. Σε ένα περιβάλλον διαρκώς μεταβαλλόμενων και αβέβαιων συνθηκών, η ανάπτυξη κατάλληλης οικονομικής στρατηγικής διευκολύνεται από τις πληροφορίες που λαμβάνονται μέσω της παραγωγής οικονομικών εκθέσεων. Η άμεση αξιοποίηση των οικονομικών στοιχείων υποστηρίζει τον ανασχεδιασμό στρατηγικών, την ευελιξία της διοίκησης και την ενίσχυση της βιώσιμης ανάπτυξης της επιχείρησης», σχολιάζει ο κ. Βίγκος αναφερόμενος στο τι είδους feedback δίνει το R2R στη διοίκηση.
Μιλώντας για τις ιδιαιτερότητες σε τομείς Υγείας και Βιοεπιστημών ο κ. Βίγκος τονίζει: «Η συνεισφορά της καινοτομίας προς όφελος των ασθενών και η αδιάκοπη πρόσβαση τους σε θεραπείες υψηλής τεχνολογίας είναι η βασική προτεραιότητα της διοίκησης φαρμακευτικών εταιρειών. Ποιοτικά χαρακτηριστικά και ποσοτικές μετρήσεις, που σχετίζονται με την ανταπόκριση των ασθενών, την απόδοση των σκευασμάτων, καθώς και η επίδραση κανονιστικών και νομοθετικών ρυθμίσεων, λαμβάνονται υπόψη από τη διοίκηση για τη λήψη κατάλληλων αποφάσεων στο τομέα της έρευνας και ανάπτυξης νέων προϊόντων και θεραπευτικών λύσεων». «Εξασφαλίζοντας την ακρίβεια της πληροφόρησης μέσω του ψηφιακού μετασχηματισμού, επιτυγχάνεται η απλοποίηση και αυτοματοποίηση των διαδικασιών οπότε ο χρόνος των στελεχών χρησιμοποιείται εποικοδομητικά για ποιοτικότερη επικοινωνία, διαφάνεια, ανάπτυξη εταιρικής κουλτούρας, εκμάθηση και ανάπτυξη ικανοτήτων των ομάδων εργασίας για την αποτελεσματικότερη διαχείριση εταιρικών θεμάτων, πολιτικών και υιοθέτησης νέων μοντέλων προώθησης της επιχειρηματικότητας», σημειώνει, αναφερόμενος στον ψηφιακό μετασχηματισμό και τις πρακτικές στο R2R.
Τέλος, αναδεικνύει τις καινοτομίες στο R2R όπως η ρομποτική: «Οι λύσεις προηγμένης ανάλυσης και ρομποτικής, ενισχύουν την αυτοματοποίηση, την ασφάλεια και προωθούν τη δημιουργικότητα και καινοτομία. Ταυτόχρονα τα στελέχη της εταιρείας επεξεργάζονται ποιοτικότερα και με ευκολία μεγάλο όγκο δεδομένων με σκοπό την αντιμετώπιση και διαχείριση προκλήσεων και τη μετατροπή τους σε επιχειρηματικές ευκαιρίες».
Αναγκαία η κουλτούρα αυτοματοποίησης και μετασχηματισμού των εργασιών
Τα οφέλη που προσφέρει το Record to Report (R2R) στο πλαίσιο της οικονομικής στρατηγικής και λειτουργίας μια επιχείρησης σημειώνει ο κ. Ντερτιμανής, αναδεικνύοντας το τι έχει ανάγκη να δει μια επιχείρηση.
«Η διαδικασία ή το σύνολο των processes που οδηγούν σε μία εσωτερική δομή R2R σε μία επιχείρηση συνεισφέρουν στην ποσοτική και πoιοτική παρακολούθηση του business και των σχετικών με αυτό KPIs, όντας το εργαλείο μέσω του οποίου η διοίκηση παρακολουθεί τα ιστορικά στοιχεία (απολογιστικά), ελέγχει την πορεία του budget (προυπολογιστικά) και το διαμορφώνει αναλόγως στην πορεία του χρόνου (forecast).
Από το πρώτο (λογιστική εγγραφή) ως το τελευταίο βήμα και την ολοκλήρωση του κυκλώματος (reporting) οι επιχειρήσεις παραδοσιακά παρακολουθούν το κύκλωμα υβριδικά μέσω ERP συστημάτων και υπολογιστικών φύλλων.
Η παραδοσιακή πρακτική μας έχει οδηγήσει σε ένα manual R2R κύκλωμα το οποίο απαιτεί πολύ χρόνο υλοποίησης, κόπο δημιουργίας υπολογιστικών φύλλων που καλούνται να διαχειρίζονται ακόμη και big data με αποτέλεσμα όλων των παραπάνω την αναποτελεσματικότητα δεδομένου ότι το λάθος είναι δεδομένο και η πληροφόρηση που αντλείται από το αυτό να καθίσταται ορισμένες φορές η ανακριβής.
Αυτό καλείται πλέον να καλύψει η νέα τεχνολογία με καινοτομίες τεχνικής νοημοσύνης που ενσωματώνονται στα υπάρχοντα ERP συστήματα και διευκολύνουν το έργο του R2R».
Μιλώντας για τον ψηφιακό μετασχηματισμό και το R2R ο κ. Ντερτιμανής σημειώνει:
«Εδώ λοιπόν έρχεται το πολυσυζητημένο digital transformation το οποίο δεν είναι τίποτε άλλο από την αλλαγή στρατηγικής της σύγχρονης επιχείρησης, όχι μόνο στο οικονομικό/λογιστικό αλλά στο ευρύτερο λειτουργικό πλαίσιό της. Οι διαδικασίες και οι πρακτικές απαιτούν πλέον μία κουλτούρα αυτοματοποίησης και μετασχηματισμού εργασιών, από εντάσεως εργασίας σε εντάσεως «τεχνολογίας», όπου το εξειδικευμένο προσωπικό καλείται να συνεισφέρει με την παραδοσιακή γνώση του στα ζητήματα του R2R αλλά και να εκπαιδευτεί σε νέες τεχνολογίες που θα το καταστήσουν ανταγωνιστικό στην αγορά εργασίας συνεισφέροντας και στην επιχείρηση εν όλω, με στόχο την ψηφιακή μετάβαση και τον εκσυγχρονισμό της»
Από την άλλη πλευρά, τονίζει την ανάγκη για νέα καταρτισμένα στελέχη τόσο με οικονομικές όσο και τεχνολογικές γνώσεις:
«Είναι πλέον πιο επίκαιρο από ποτέ να τονιστεί ότι υπάρχει τεράστια ανάγκη στην αγορά εργασίας για ανθρώπινο δυναμικό με οικονομικές γνώσεις που συνοδεύονται από μία σημαντική κατάρτιση στην πληροφορική και τις νέες τεχνολογίες. Το ανθρώπινο κεφάλαιο αναδεικνύεται για άλλη μία φορά ο καταλύτης του μετασχηματισμού της οικονομίας και του επιχειρείν».