Τα σύγχρονα συστήματα είναι εργαλεία για την οικονομική διεύθυνση

Η διαχείριση μισθοδοσίας και η εκτέλεσή της εντός της επιχείρησης ή η ανάθεσή της σε εξωτερικό συνεργάτη (outsourcing) αποτελεί ένα από τα βασικά ερωτήματα για τη διοίκηση μιας επιχείρησης.

Όπως εξηγούν οι ειδικοί της αγοράς στο FinancePro, αυτό που καθορίζει σε μεγάλο βαθμό το κατά πόσο αξίζει το outsourcing ή όχι είναι κατά βάση το μέγεθος μιας επιχείρησης και σε δεύτερο βαθμό η δραστηριότητά της. Με την εργατική νομοθεσία να αλλάζει συνεχώς και τη διαχείριση αμοιβών ανθρωπίνου προσωπικού να αποτελεί διαχρονικά μια χρονοβόρα διαδικασία με πολλές ασάφειες, το outsourcing αποτελεί μια καλή επιλογή για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

Ωστόσο, για τις μεγαλύτερες εταιρείες που μπορεί να έχουν προσωπικό που εργάζεται σε διαφορετικά σημεία ή και γραμμές παραγωγής, προκρίνεται η λειτουργία εσωτερικού συστήματος μισθοδοσίας. Ειδικά τώρα που νέες πρακτικές αξιοποίησης δεδομένων και επιχειρηματικής ευφυίας (Business Intelligence) μπορούν να αξιοποιηθούν όχι μόνο για τον υπολογισμό των αμοιβών αλλά και για να υπάρχει μια πιο πλήρης εικόνα του μισθολογικού κόστους που μπορούν να οδηγήσουν στον καλύτερο προϋπολογισμό μια επιχείρησης.

«Το outsourcing λειτουργεί εδώ και χρόνια και λειτουργεί καλά. Ωστόσο, οι μεγάλες επιχειρήσεις δύσκολα θα επιλέξουν κάποιο outsourcing μοντέλο», σημειώνει χαρακτηριστικά ο Άκης Πρωτόπαπας, Services & Operations Manager της Epsilon HR.

Εξάλλου για τις περισσότερες επιχειρήσεις τα συστήματα μισθοδοσίας θα σταματήσουν να είναι επιλογή και θα γίνει αναγκαιότητα. Και αυτό λόγω ρυθμίσεων που αναμένεται να μπουν σύντομα σε εφαρμογή, όπως η ψηφιακή κάρτα εργασίας, το ψηφιακό ωράριο και η online σύνδεση με το υπουργείο Εργασίας. Το Εργάνη 2 Αναμένεται να μπει σε εφαρμογή, αρχικά στις μεγάλες τράπεζες και τα σουπερμάρκετ.

Η ωρομέτρηση, που είναι στην ουσία η συλλογή χρόνου απασχόλησης και η σύνθεση του με τη μισθοδοσία, ειδικά σε επιχειρήσεις που απασχολούν χιλιάδες προσωπικό με διαφορετικά ωράρια, βάρδιες κλπ. Χρειάζεται λοιπόν μια σύνδεση με το λογισμικό μισθοδοσίας που να «παντρεύει» αυτά τα δεδομένα για να υπολογίζονται σωστά μισθοί, εισφορές και παροχές.

Ολοκληρωμένα Συστήματα HR

Σε επίπεδο λογισμικού τα περισσότερα συστήματα μισθοδοσίας έρχονται ως τμήμα (module) ολοκληρωμένων συστημάτων Human Resources. «Το payroll είναι σήμερα το πιο σημαντικό κομμάτι μιας HR σουίτας, αλλά δεν είναι το μοναδικό που αξιοποιούν κυρίως οι μεγάλες επιχειρήσεις», σημειώνει ο κ. Πρωτόπαπας.

Διεθνώς αυξάνεται συνεχώς η ανάγκη των επιχειρήσεων για συνεχή μέτρηση της αποδοτικότητας του ανθρωπίνου δυναμικού τους. Μια τάση που αντιμετωπίζει ακόμη μεγαλύτερες προκλήσεις στην εποχή του κορονοϊού, όπου έχει αυξηθεί πάρα πολύ η τηλεργασία, αλλάζει συνεχώς το ωράριο λειτουργίας των εμπορικών επιχειρήσεων, ενώ στην παραγωγή ο αριθμός των εργαζομένων ανά βάρδια μεταβάλλεται λόγω των επιπλέον απαιτήσεων σε ζητήματα υγείας και ασφάλειας.

«Μέχρι σήμερα οι πληροφορίες επικεντρωνόταν στον σταθερό μισθό, το μέλλον μας επιφυλάσσει μια έντονη κινητικότητα γύρω από το χρόνο. Ο χρόνος εργασίας περνάει σε πρώτο πλάνο, καθώς φεύγουμε από περιπτώσεις οχταώρου σταθερής εργασίας και κινούμαστε σε πιο ευέλικτα ωράριο και τηλεργασία», αναφέρει ο Χρήστος Μπράτος, επικεφαλής HR Consulting Team της SoftOne.

Τα τμήματα HR καλούνται να εφαρμόζουν μοντέλα συνεχούς μέτρησης αξιολόγησης της απόδοσης, ενώ τα δεδομένα μισθοδοσίας αξιοποιούνται για την εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με την παραγωγή ή τις πωλήσεις. Παράλληλα, άλλα modules δίνουν την δυνατότητα δημιουργίας σεναρίων και προϋπολογισμού του μισθολογικού κόστους που αξιοποιούνται από το οικονομικό τμήμα της επιχείρησης. Πολλά εργαλεία analytics φεύγουν από το τμήμα HR και μοιράζονται με προϊστάμενους τμημάτων και με την οικονομική διεύθυνση, γιατί αξιοποιούνται για την βελτίωση της παραγωγικής διαδικασίας.

Όλα αυτά οδηγούν στα λεγόμενα people analytics, δηλαδή σε εφαρμογές άντλησης και τεχνικών ανάλυσης δεδομένων του ανθρώπινου δυναμικού που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων σχετικά με την αποτελεσματική διαχείρισή τους.

Αυτοματοποιήσεις

Στο πλαίσιο αξιοποίησης των people analytics σημαντική είναι η δυνατότητα αυτοματοποίησης τόσο της συλλογής των δεδομένων μισθοδοσίας, όσο και της παραγωγής reports. Η σύνδεση ενός συστήματος διαχείρισης μισθοδοσίας με μια «ψηφιακή κάρτα εργασίας» μπορεί να οδηγήσει στην εξοικονόμηση σημαντικών πόρων για τον υπολογισμό των μηνιαίων αμοιβών του προσωπικού.

«Σε οικονομίες που βασίζονται στις υπηρεσίες όπως η ελληνική, το βασικό κόστος είναι το μισθολογικό. Για αυτό αποκτά ιδιαίτερη σημασία η διαχείριση των μισθολογικών δαπανών και η αξιοποίηση των δεδομένων για την βελτιστοποίηση της αξιοποίησης των ανθρώπινων πόρων», σημειώνει ο κ. Μπράτος προσθέτοντας ότι πλέον οι ανάγκες απαιτούν συνεχή επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των πληροφοριακών συστημάτων μιας σύγχρονης επιχείρησης. Ακόμη πολλές σουίτες HR προσφέρουν και ψηφιακές πλατφόρμες από τις οποίες το προσωπικό μιας επιχείρησης μπορεί να πραγματοποιήσει αιτήσεις για τις οποίες στο παρελθόν θα έπρεπε να «πάει στο λογιστήριο». Για παράδειγμα «μπορεί ένα εργαζόμενος να αιτηθεί μια άδεια ή να ζητήσει μια προκαταβολή και αφού αυτή εγκριθεί να ενημερωθεί αυτόματα το σύστημα μισθοδοσίας», όπως αναφέρει ο κ. Πρωτόπαπας.

Σημαντική είναι και η αυτοματοποίηση στην παραγωγή reports, μέσω συστημάτων Ρομποτικής Αυτοματοποίησης Διαδικασιών (Robotic Process Automation – RPA) που ενσωματώνονται σε αρκετά λογισμικά payroll management. Μέσω των συστημάτων RPA τα δεδομένα που εισάγονται στο σύστημα, εξάγονται αυτόματα και σε καθορισμένα από τον χρήστη τακτικά χρονικά διαστήματα σε reports που μπορούν αυτόματα να τροφοδοτήσουν, για παράδειγμα, ένα σύστημα Business Intelligence.

Η τεχνολογία RPA βρίσκει εφαρμογή σχεδόν σε κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα, που περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενες εργασίες, για τις οποίες μπορεί να προγραμματιστεί ένας «ψηφιακό Ρομπότ» το οποίο θα μπορεί να τις εκτελεί, αντί για το ανθρώπινο χέρι.

Το μέλλον του Payroll Management

Όπως συμβαίνει και στα υπόλοιπα είδη επιχειρηματικού λογισμικού το μέλλον των συστημάτων διαχείρισης μισθοδοσίας βρίσκεται στο υπολογιστικό νέφος (Cloud). Αυτό επιτρέπει αφενός μεγαλύτερη ευελιξία στην αξιοποίηση του συστήματος, αλλά και ενδεχομένως μικρότερο αρχικό κόστος για τις επιχειρήσεις που εγκαθιστούν κάποιο λογισμικό. Ωστόσο, όπως σημειώνει ο κ. Πρωτόπαπας, λόγω των ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων πολλές επιχειρήσεις παραμένουν σκεπτικές στο να μεταφέρουν στο Cloud τα συστήματα μισθοδοσίας. Ωστόσο η τάση διεθνώς πηγαίνει προς τα εκεί και σίγουρα θα ακολουθήσει και η χώρα μας.

Εξάλλου η λειτουργία ενός συστήματος payroll management είναι μια συνεχής διαδικασία. Με τις συνεχείς αλλαγές στις νομοθετικές διατάξεις για την εργασία, που στη χώρα μας θεωρούνται δεδομένες, σημαντικό για κάθε επιχείρηση είναι να έχει ένα πάροχο πληροφοριακού συστήματος ή έναν εξωτερικό συνεργάτη που θα μπορεί να ενσωματώνει τις αλλαγές αυτές στα συστήματα Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων.