Η διαχείριση της μισθοδοσίας υφίσταται τα τελευταία χρόνια ραγδαίες αλλαγές, που επηρεάζουν τη δυναμική των εργαζομένων και την οργανωτική αποτελεσματικότητα. Στο πλαίσιο της τεχνολογικής καινοτομίας και της αυτοματοποίησης των διαδικασιών κυριαρχούν αρκετές τάσεις που επιδρούν θετικά στη συμμόρφωση των επιχειρήσεων με τις τρέχουσες και μελλοντικές απαιτήσεις, αλλά και κρίσιμες στρατηγικές για τη διευκόλυνση των οργανισμών και την ασφαλέστερη εφαρμογή των νέων τεχνολογιών.

Καθώς διανύουμε τους πρώτους μήνες του 2024, το τοπίο διαχείρισης της μισθοδοσίας συνεχίζει να αλλάζει, ακολουθώντας τις πρόσφατες εξελίξεις σε τεχνολογικό επίπεδο. Το λογισμικό διαχείρισης μισθοδοσίας αποκτά νέο προφίλ με βάση τις αυτοματοποιημένες διαδικασίες και τη μηχανική μάθηση, γεγονός που γεννά και νέες επιχειρηματικές ανάγκες. Η οικονομική διεύθυνση των εταιρειών, οφείλει να υιοθετήσει τα νέα δεδομένα αν επιθυμεί να διατηρήσει το πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών της. Άλλωστε, τα οφέλη υπερτερούν στην τεχνολογική αυτή μετάβαση, προσφέροντας ευελιξία και έδαφος για μεγαλύτερα κέρδη.

Η κυριαρχία των cloud-based λύσεων
Στην κορυφή της λίστας για το 2024 βρίσκεται η μεταφορά των υπηρεσιών μισθοδοσίας σε ένα σύστημα με βάση το cloud ως νευραλγικό κομμάτι της στρατηγικής μιας επιχείρησης στη σύγχρονη εποχή. Σύμφωνα με τον κ. Αριστοτέλη Γύπαρη, CFO του Iaso Group of Hospitals, η μετάβαση των υπηρεσιών payroll στο cloud αντιπροσωπεύει σημαντική καινοτομία στον τρόπο διαχείρισης των εταιρικών οικονομικών λειτουργιών, προσφέροντας ουσιαστικές βελτιώσεις σε αποδοτικότητα, ασφάλεια και προσβασιμότητα. «Η οικονομική διεύθυνση, ενστερνιζόμενη την τεχνολογική καινοτομία, επιδιώκει να εκμεταλλευτεί τις δυνατότητες που προσφέρει η cloud τεχνολογία για την αναβάθμιση της εταιρικής αποδοτικότητας και την ενίσχυση της στρατηγικής λήψης αποφάσεων. Η έμφαση στην καινοτομία και την τεχνολογία διευκολύνει την αυτοματοποίηση σύνθετων διαδικασιών, μειώνει την πιθανότητα ανθρώπινων λαθών, και προσφέρει προηγμένες αναλυτικές δυνατότητες για την καλύτερη κατανόηση των οικονομικών τάσεων και δεδομένων. Επιπλέον, η ικανότητα ενσωμάτωσης με άλλα συστήματα και η ευελιξία στην προσαρμογή σε νέους κανονισμούς και απαιτήσεις, καθιστά την cloud τεχνολογία ακόμα πιο ελκυστική».

«Η μετάβαση των υπηρεσιών μισθοδοσίας σε πλατφόρμες βασισμένες στο cloud αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό βήμα προόδου για τις επιχειρήσεις, παρά τις πολλαπλές προκλήσεις. Η οικονομική διεύθυνση έχει το καθήκον να αντιμετωπίσει αυτήν την εξέλιξη με στρατηγικό προσανατολισμό, λαμβάνοντας υπόψη τις κοστολογικές εξοικονομήσεις και την αυξημένη αποτελεσματικότητα που υπόσχεται», λέει ο κ. Νικόλαος Βίγκος, CFO στη Merck Hellas, υπογραμμίζοντας τη σπουδαιότητα εναρμόνισης με τη νομοθεσία. «Χρειάζεται να επιδεικνύουμε ιδιαίτερη προσοχή στη διασφάλιση της ασφάλειας και της συμμόρφωσης προς την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων». Σε κάθε περίπτωση, όπως επιβεβαιώνει ο κ. Γιώργος Αθανασίου, FCCA CFO στην Teleperformance Greece, η οικονομική διεύθυνση οφείλει να αντιμετωπίσει τη μετάβαση των υπηρεσιών payroll στο cloud με βάση μια ολοκληρωμένη στρατηγική προσέγγιση. «Θα πρέπει αρχικά να εκτιμηθούν τα σημαντικά οφέλη που θα ακολουθήσουν, όπως η εξοικονόμηση κόστους, η αυξημένη ευελιξία και φυσικά, η ενίσχυση της ασφάλειας δεδομένων μέσω cloud-based λύσεων. Για την ομαλή μετάβαση πρέπει να επενδύσουμε στην εκπαίδευση προσωπικού ικανού στην αντιμετώπιση νέων τεχνολογιών και στην κατανόηση αυτοματοποιημένων διαδικασιών. Ζωτικής σημασίας είναι επίσης, η επιλογή αξιόπιστων παρόχων cloud και η σύναψη συμβάσεων που εξασφαλίζουν υψηλά πρότυπα ασφαλείας. Η στρατηγική συνεργασία με τους παρόχους τεχνολογίας εξασφαλίζει συνεχή υποστήριξη και προσαρμογή στις εξελίξεις, ενώ η διαφάνεια στην επικοινωνία βοηθά στην αποτελεσματική υλοποίηση αυτής της μετάβασης».

Ο κ. Στάθης Λάγιος, CFO της Shop & Trade, μάς μεταφέρει πίσω στον χρόνο, όταν το 1969 δημιουργήθηκε το πρώτο διαδίκτυο, χαρακτηρίζοντας το cloud ως «ένα καθαρό δημιούργημα» της ψηφιακής εποχής. Από τότε μέχρι και σήμερα, ο παγκόσμιος ιστός (Internet) αποτέλεσε την πλατφόρμα στην οποία αναπτύχθηκαν η ενημέρωση, η ψυχαγωγία, η ασφάλεια και η επιχειρηματικότητα. «Ο βασικός παράγοντας που ανατροφοδοτούσε την ανάγκη της διεύρυνσης και βελτιστοποίησης για το κάθε τεχνολογικό βήμα που λάμβανε χώρα, παραμένει η ανταλλαγή της επικοινωνίας σε παγκόσμιο επίπεδο και μέχρι και την τελευταία γωνιά του πλανήτη μας. Το cloud ήρθε να καλύψει την ανάγκη της αποθήκευσης, καθώς και της άμεσης και αποτελεσματικής πρόσβασης στο χάος των δεδομένων, που διατηρούνται είτε υποχρεωτικά βάσει νομοθετικών διατάξεων ή κατ’ επιλογή για λόγους οργάνωσης. Σήμερα, η εξέλιξη και προσαρμογή στα ψηφιακά και μη εργαλεία που διατίθενται δεν είναι επιλογή αλλά υποχρέωση. Η Οικονομική Διεύθυνση οφείλει να εισάγει στην οργάνωση της καθημερινότητας, καθώς και της πορείας της επιχείρησης, τα εργαλεία αυτά, αξιολογώντας τα μακροπρόθεσμα οφέλη που παρέχουν και πολλές φορές εις βάρος του κόστους τους.» Ο ίδιος πιστεύει ότι μετά από αρκετά χρόνια κρίσης και αδράνειας, το κράτος βελτίωσε σημαντικά το πλαίσιο για τη χρήση της τεχνολογίας στην καθημερινότητα του πολίτη, παρά τις δυσλειτουργίες και τις καθυστερήσεις στην εφαρμογή σημαντικών έργων όπως η ψηφιακή κάρτα. Με αυτόν τον τρόπο, το έδαφος προσφέρεται για την ευκολότερη υιοθέτηση των τεχνολογικών εξελίξεων στο επιχειρηματικό γίγνεσθαι, κάτι που οδηγεί μακροπρόθεσμα στην εξομάλυνση της σχέσης κράτους και επιχείρησης, αλλά και μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου. «Το payroll κάθε επιχείρησης και η διαχείρισή του, πέρα από τον σωστό υπολογισμό του ποσού που πρέπει να εισπράξει ο κάθε εργαζόμενος και το κράτος μέσω των ασφαλιστικών εισφορών και φόρων, θα πρέπει να παρακολουθείται σε ψηφιακό περιβάλλον όπου η πρόσβαση είναι εφικτή από κάθε σημείο εργασίας της επιχείρησης (παρακολούθηση και καταγραφή του ωραρίου εργασίας) και συνδέεται με τις ψηφιακές πύλες του κράτους (Εργάνη), προκειμένου να καλύπτονται και οι υποχρεώσεις της επιχείρησης. Το cloud, ως ενδιάμεσο ψηφιακό hub, μεταξύ εργαζομένων, επιχείρησης και κράτους, βοηθάει με τον αποτελεσματικότερο τρόπο στην κάλυψη όλων αυτών των απαιτήσεων».

Οι στρατηγικές της ομαλής μετάβασης
Σε αυτό το δυναμικά αναπτυσσόμενο τοπίο, τα οικονομικά τμήματα των επιχειρήσεων οφείλουν να προετοιμαστούν για τις μελλοντικές τεχνολογικές εξελίξεις στις υπηρεσίες payroll, αλλά και να εφαρμόσουν στρατηγικές για να διατηρήσουν το προβάδισμα και την ευελιξία τους. «Τα οικονομικά τμήματα πρέπει να ακολουθήσουν στρατηγική πολλαπλών πτυχών. Αρχικά, η συνεχής εκπαίδευση και ανάπτυξη δεξιοτήτων στις νέες τεχνολογίες είναι κρίσιμη για την εξασφάλιση της τεχνολογικής ευελιξίας του προσωπικού. Επιπλέον, η επένδυση σε ισχυρή τεχνολογική υποδομή και ασφαλή δίκτυα διευκολύνει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση cloud-based λύσεων. Αυτό περιλαμβάνει την επένδυση σε ασφαλείς δικτυακές συνδέσεις, διακομιστές και λογισμικό προστασίας. Η ενσωμάτωση αναλυτικών εργαλείων για βαθύτερη κατανόηση δεδομένων ενισχύει τη λήψη αποφάσεων και τη στρατηγική σχεδίαση, ενώ η προσαρμοστικότητα σε νομοθετικές αλλαγές εξασφαλίζει τη συμμόρφωση. Τέλος, η στενή συνεργασία με τεχνολογικούς παρόχους προσφέρει πρόσβαση σε προηγμένες λύσεις και υποστήριξη. Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να διατηρούν την ετοιμότητά τους για τεχνολογικές αλλαγές και να βελτιστοποιούν τις λειτουργίες τους αποτελεσματικά», αναφέρει ο κ. Γύπαρης.

Όπως αποδεικνύεται, οι τεχνολογικές εξελίξεις επιβάλλουν τη σωστή και έγκαιρη προετοιμασία των οικονομικών τμημάτων. Ο κ. Αθανασίου εξηγεί χαρακτηριστικά: «Είναι πολύ σημαντική η εκπαίδευση του προσωπικού σε νέες τεχνολογίες, προκειμένου να εξασφαλίσουμε την κατανόηση και τον αποτελεσματικό χειρισμό αυτών των εργαλείων. Ουσιώδης κρίνεται επίσης η παρακολούθηση των τελευταίων τάσεων στον τομέα των υπηρεσιών payroll, με διαρκή ενημέρωση για νέες λύσεις και πρακτικές. Παράλληλα, η εποικοδομητική συνεργασία με τους παρόχους τεχνολογίας είναι πολύ σημαντική για την κατανόηση των πολλών δυνατοτήτων που μας προσφέρονται. Η αξιοποίηση cloud-based λύσεων, η αυτοματοποίηση διαδικασιών και η διασφάλιση υψηλών προτύπων ασφαλείας αποτελούν τα πιο βασικά βήματα, αν θέλουμε να επιτύχουμε το επιθυμητό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα».

Ιδιαίτερη έμφαση δίνει ο κ. Βίγκος σε μια καλά σχεδιασμένη και ευέλικτη προσέγγιση, η οποία θα λαμβάνει σοβαρά υπόψη το διαρκώς εξελισσόμενο νομοθετικό πλαίσιο. «Αυτό περιλαμβάνει πρωτοβουλίες εκπαίδευσης και τη δημιουργία προηγμένων συστημάτων ανάλυσης δεδομένων για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών μισθοδοσίας. Επιπλέον, η αξιοποίηση εργαλείων επιχειρηματικής νοημοσύνης (business intelligence) δύναται να διευκολύνει την κατανόηση και ανάλυση του μισθολογικού κόστους και των τάσεων. Τέλος, είναι απαραίτητη η προσεκτική διαχείριση των πληροφοριών με επαγγελματικό και εμπιστευτικό τρόπο, διασφαλίζοντας την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση προς τους κανόνες GDPR. Με την κατάλληλη προετοιμασία και τη χρήση των τεχνολογικών εργαλείων, τα οικονομικά τμήματα είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν με επιτυχία τις απαιτήσεις της σύγχρονης επιχειρηματικής πραγματικότητας».

Συμπερασματικά, η πληροφορία σήμερα είναι διαθέσιμη σε όλους και αυτό που χρειάζεται είναι η επιλογή, η οργάνωση και η εφαρμογή των βέλτιστων πρακτικών στην καθημερινή ροή της επιχείρησης. Ωστόσο, στην πλειοψηφία τους, τα οικονομικά τμήματα των επιχειρήσεων χαρακτηρίζονται από συντηρητισμό και δυσκολία προσαρμογής στις αλλαγές. Γι’ αυτόν το λόγο, υπάρχουν συγκεκριμένες διαδικασίες που επιδρούν καθοριστικά στην επιτάχυνση των εσωτερικών διαδικασιών. «Θα πρέπει να καθοριστεί ομάδα εργασίας μέσα στο οικονομικό τμήμα με υπεύθυνο τον Οικονομικό Διευθυντή, με σκοπό την καταγραφή των αναγκών της επιχείρησης και τις τρέχουσες κάθε φορά απαιτήσεις. Αυτή η ομάδα θα χρειαστεί να διατηρεί συχνή επικοινωνία με τον πάροχο του μηχανογραφικού προγράμματος λειτουργίας της επιχείρησης ή του προγράμματος μισθοδοσίας, για τις ενημερώσεις που έχουν αξία να γίνουν στο εκάστοτε σύστημα. Παράλληλα, είναι απαραίτητο η εν λόγω ομάδα να έρχεται σε επαφή με την αγορά των εταιρειών τεχνολογίας, προκειμένου να διενεργεί αξιολόγηση (σε βάθος 5ετίας) της υπάρχουσας μηχανογραφικής δομής της εταιρείας και τις υπηρεσίες του payroll», επισημαίνει ο κ. Λάγιος.

Προφανώς όλα εξαρτώνται από το μέγεθος της επιχείρησης και της πολυπλοκότητας της δομής της, και αναδιαμορφώνονται αναλόγως. Καταλήγοντας, ο CFO της Shop & Trade θέτει τον ρόλο του Οικονομικού Διευθυντή στην πρώτη γραμμή για την τελειοποίηση και την παρακολούθηση της διαδικασίας μετάβασης των υπηρεσιών μισθοδοσίας στην ψηφιακή εποχή. «Ο CFO επιβάλλεται να διαχειρίζεται με επιτυχία τις απαιτήσεις κάθε σημαντικού έργου, κυριολεκτικά από το Α μέχρι το Ω, στην πορεία εξέλιξης και μετασχηματισμού της επιχείρησής του, με εργαλεία την εμπειρία του στα νούμερα (Λογιστικά, Reporting, Treasury), την ομάδα του και όλα τα οφέλη της μηχανογραφικής και γενικά τεχνολογικής υποστήριξης που διατίθενται».